Стремительное развитие информационных технологий открывает перед архивами большие возможности: более широко заявить о своем существовании, представить свои документы в глобальной сети, создать фонд пользования в электронном виде, более эффективно организовать свою работу, и наконец, создать архивное информационное пространство.

Но, с другой стороны, такие характерные для архивной отрасли проблемы, как нехватка квалифицированных специалистов в области информационных технологий, недостаток типовых отраслевых программ, недопонимание всех тонкостей архивного дела компаниями-разработчиками и недостаточное финансирование в значительной мере тормозят внедрение современных технологий в архивном деле.

Каждый орган управления архивным делом стремится  создать в своем регионе  архивное информационное пространство для организации быстрого и эффективного взаимодействия, как между архивными учреждениями, так и с потребителями архивной информации.

Задача эта поистине серьезна и трудоемка, но начинать ее решение можно уже сейчас.

• Прежде всего, необходимо разработать стратегию информатизации, оценить то, что имеется, проанализировать текущую ситуацию, построить картину требуемого результата, а затем уже выработать план мероприятий по достижению этого результата (не беритесь за план без анализа).
• Затем, необходимо организовать каналы связи (теперь это доступно всем, в том числе и архивным учреждениям в муниципальных образованиях).
• Способствовать внедрению во всех архивных учреждениях региона одинакового программного обеспечения с модулями обработки информации в управлении, это позволит усовершенствовать контроль, координацию и получение статистической отчетности, ускорить принятие решений.
• Ускорить работу по созданию автоматизированного НСА. Занесение в отраслевой комплекс 100% информации на уровне заголовков дел – очень длительный процесс, но современные технологии и дополнительное программное обеспечение позволяют увеличить эту скорость в разы, до 70000 ед. хр. в год силами одного оператора.
• Провести работу по усовершенствованию разрозненных, технически устаревших, накопленных в архивах тематических каталогов в электронном виде, объединить их в единую  поисковую систему по хранящимся в регионе документам.
• И наконец, создать Интернет-ресурс (портал), который станет центром информационного пространства. На нем будут сосредоточены общие архивные ресурсы региона, что позволит не только быстро осуществлять поиск необходимой информации, а архивным учреждениям эффективно взаимодействовать между собой, но и осуществлять контакт с населением, в т.ч. прием и исполнение заказов и запросов.

Требования к порталу архивных учреждений региона:

1.     Система управления должна позволять всем учреждениям:

a.      иметь свой дизайн;

b.     самостоятельно размещать информацию:

• контакты и часы работы и приема,
• о документах,
• о базах данных и НСА,
• о мероприятиях и выставках,
• о публикациях и изданиях,
• фотографии и электронные документы.

c.      Править и обновлять на сайте информацию из программы «Архивный фонд».

(БД из программы конвертируется в специальный файл, который администратором помещается на сайт)

2.      На портале должна быть размещена информационно-поисковая система (ИПС)  — сводный каталог фондов с уровнями Фондов, Описей, Дел и Документов (и в электронном формате), записи в этой системе должны записываться в определенную выборку посетителя, которую впоследствии можно присоединить к обращению в архив. (Это позволит  архивам сократить время на поиск документов при исполнении запросов).

3.     На портале должно быть можно провести поиск по ИПС для установления местонахождения документов (в том числе и по личному составу), с быстрым получением информации об архивном учреждении и возможностью отправки с портала обращения в архивное учреждение.

4.     Посетитель должен иметь возможность отправить обращение в любое учреждение или в орган управления (если он не знает куда обратиться), присоединить к своему обращению электронные копии своих документов и подборку сформированную на сайте. Получать автоматические уведомления о состоянии исполнения его запроса (совместно с программой «Учет обращений граждан и организаций»), а так же посмотреть его исполнение на сайте.

5.     На сайте могут размещаться и другие базы данных для сбора информации с учреждений региона: отчетно-плановой документации, по организациям-источникам комплектования ( возможна связь с программой «Организации-источники комплектования»), сводный календарь памятных дат (из программы «Календарь памятных дат»), сводная справочно-информационная документация (из программы «СИФ»), для управления архивным делом было бы очень полезно присутствие на портале модуля, отвечающего за работу экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

Это, конечно, идеальный результат, который бы позволил архивной отрасли региона действовать в едином ключе, оперативно и качественно принимать решения, получать сводные данные.

Но портал безусловно должен иметь связь с тем ресурсом, который существует вне Интернета. И это должен быть более полный комплекс, установленный на сервере учреждения, с функционалом, позволяющим управлять всей деятельностью архива, поддающейся автоматизации, со связью с Интернет-порталом.

Пример ИПС, который может размещаться на портале региона мы представим в конце января 2011 года, следите за новостями.

В планах компании на 2011 год так же и комплекс для управления деятельностью архива, состоящий из модулей, в том числе и тех, которые уже имеет компания. Комплекс будет безусловно иметь связь с порталом архивных учреждений региона.

Мы приглашаем все организации и управления принять участие в разработке комплекса программ, автоматизирующего все направления деятельности архивов. Те учреждения, которые войдут в проект в виде консультантов получат скидку в 50% от стоимости комплекса, им будут высылаться для ознакомления все документальные и программные материалы. Учитываться и рассматриваться в живом диалоге (по скайп, онлайн-конференции, с выездом) все спорные моменты.

Надеемся на активный интерес и взаимовыгодное сотрудничество!

Пишите, задавайте вопросы.