Выступление Юрия Беляева на семинаре «Информационные технологии в архивном деле», который состоялся 27-28 сентября 2012 года.

Организация доступа к документам в электронном виде – это не только очень актуальная тема, но и достаточно проблемный вопрос. Из–за отсутствия стандартов, требований и рекомендаций каждый архив решает этот вопрос в силу своих возможностей, в том числе и материальных.

Сегодня на некоторых сайтах архивных учреждений размещены каталоги фондов. По данным Интернет–проекта «Web-archiv.RU» в Интернете представлено 33 таких базы данных.

Каталоги фондов

Специалистами компании, при добавлении каталогов фондов в базу Интернет–проекта, был проведен анализ, выявлены недостатки проектирования и размещения систем. Эти недостатки не видны пользователям, но создают серьезные проблемы для доступности информации.

Несколько каталогов, занесенных в базу проекта «Web-archiv.RU», не имеют доменного имени. Это затрудняет скорость запоминания людьми местонахождения системы. Ведь запомнить адрес, состоящий из слов связанных с системой, гораздо проще, чем, например, такой набор цифр – 77.245.199.4. Подобные адреса не индексируются поисковыми системами и пользователь не сможет найти такие системы по названию.

Еще одна значимая проблема – отсутствие доступа к системе без регистрации или проведения поиска. Как следствие, невозможность индексации поисковыми роботами не только главной страницы системы, но и данных. Проведение поиска в Google показало, что у одного из каталогов фондов с адресом 95.78.167.62 проиндексировано всего 2 страницы, при том, что обычно каталоги фондов содержат несколько сотен тысяч страниц.

Результаты поиска в Google

Также закрытый доступ к системе без регистрации отталкивает значительное количество посетителей. Далеко не каждый будет регистрироваться без 100% уверенности в том, что именно в этом каталоге фондов находится нужная ему информация. Наличие гостевого входа частично решает эту проблему.

Похожие недостатки имеет, к сожалению, и Центральный Фондовый Каталог. Подробнее они описаны в статье «Проблемы открытости баз данных в Интернете».

Учитывая всё вышесказанное, очень важно во время проектирования системы, предусматривать решение затронутых вопросов, чтобы работа пользователя с системой была удобной, быстрой и результативной.

Что касается общих аспектов по каталогам фондов, то они содержат информацию разного уровня и функциональных возможностей.

Наиболее информативными являются каталоги до уровня документа, с возможностью поиска по всем уровням сразу. Среди систем со схожим функционалом выделяются продукты трех компаний: Альтсофт, Элар, Архивные Информационные Технологии.

Если Вы имеете опыт работы в каталогах фондов, размещенных на архивных сайтах, Вы можете оставить свои комментарии по вопросу удобства пользования.

Более детально в данной статье пойдет речь о разработке компании «Архивные Информационные Технологии» – информационно–поисковой системе «Web-архив». При разработке системы учитывались и были устранены недостатки, обозначенные выше.
Ключевые отличительные особенности системы следующие:

  • Доступ к просмотру информации и содержанию фондов без регистрации;
  • Открытость (для поисковых систем);
  • Неприхотливость (подойдет любой дешевый хостинг);
  • Удобная навигация на всех уровнях;
  • Быстрый поиск по фондам, единицам хранения, документам;
  • Фильтры по географии, персоналиям, рубрикатору ЕКДИ, наличию электронных копий;
  • Предварительный просмотр электронных копий документов;
  • Обращение в архив и отслеживание состояния его исполнения.

Дополнительно для архивного учреждения:

  • Сбор статистики по востребованности фондов, описей, дел;
  • Анализ поисковых запросов.

После регистрации пользователи получают такие возможности как:

  • Создание подборок
  • Оформление заказов на открытие доступа к документам.

Система представляет собой полноценный каталог фондов архива «онлайн» (в Интернете) до уровня документа и его электронной копии. Соответствует требованиям ФЗ РФ № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Система может быть размещена на том же сервере, где размещен сайт архива.

Внешний облик системы настраивается и может быть вписан в дизайн архивного сайта или иметь собственный уникальный вид.

Дизайн ИПС

Система спроектирована таким образом, чтобы каждая единица информации (фонд, опись, дело, документ) имела собственную страницу с описанием, доступную для индексирования поисковым системам.

Благодаря этому, пользователи Интернет получают возможность найти интересующую их информацию привычным образом, то есть используя поисковики Яндекс или Google.

Для просмотра и поиска информации в системе не требуется проходить регистрацию. Расширенный (детальный) поиск позволяет искать информацию на всех уровнях, включая дела и заголовки документов.

Поиск без регистрации

Помимо поиска присутствует фильтр по географической привязке фонда и персоналиям. Возможен отбор фондов по ЕКДИ (Единому классификатору документной информации).

Фильтры

Функция отбора по наличию электронных копий позволяет вывести список только тех фондов, в составе которых имеются образы документов. Спускаясь глубже до уровня единицы хранения можно увидеть сами электронные копии. Для изображений формата JPEG доступен предварительный просмотр с нанесенной поверх подписью правообладателя.

Документ с подписью правообладателя

После регистрации в системе пользователь может добавлять заинтересовавшие записи или документы, к которым он хочет вернуться позднее, в подборки. Готовые подборки можно прикрепить к обращению в архив за более подробной информацией по содержанию документов или для ускорения исполнения запроса.

Ход исполнения обращения в архив можно проследить в личном кабинете.

В процессе работы системы накапливается статистика просмотров и использования данных в системе. Это дает возможность архивистам выявить наиболее востребованные фонды за любой период.

Статистика

Кроме этого, ведется учёт поисковых запросов, которые вводят пользователи — эта информация также может быть проанализирована.

Система состоит из следующих модулей:

  • Модуль конвертирования для преобразования данных из ПК «Архивный фонд» в формат Системы.
  • Функциональный модуль Системы, размещаемый на сайте.

На основе ИПС Web-архив осуществлены следующие проекты:

  1. На уровне одного архива:
  2. На уровне архивной службы:

Все каталоги фондов имеют свой адрес в интернете и индексируются поисковыми роботами.

В подтверждение приведена статистика.

У каталога фондов Ярославской области Google проиндексировал 133 000 страниц.

За последний месяц из 10 000 просмотров страниц на Web-архив приходится 8 000 просмотров.

Статистика просмотров

Каталог фондов архивных учреждений Пермского края появился в Интернете только в июле 2012 года, а Google уже ищет по 180 000 страниц, 6 424 просмотра.

Статистика просмотров Пермский край

То, что именно с поисковых систем приходит большинство посетителей, подтверждают данные сервиса Яндекс.Метрика:

Переходы с поисковых систем ЯрОбл

Ярославская область

Переходы с поисковых систем ПермКрай

Пермский край

Документы в электронном виде занесены только в каталог Ставропольского архива в двух форматах PDF и JPEG, которые были так же сконвертированны из «Архивного фонда». В каталоге размещено описание: 7538 фондов, 5515 описей, 186 144 дел, 25 документов. Кроме того, система содержит 6691 электронных копий документов.

На сегодняшний день самый большой объем базы данных у каталога архивной службы Пермского края: 50 архивов, 15 238 фондов, 27 903 описей, 2 532 362 дел. Оценить скорость поиска по каталогам ИПС Web-архив Вы сможете самостоятельно.

В заключении, хотелось бы еще раз сделать акцент на результатах внедрения подобных систем и порекомендовать регулярно делать анализ посещаемости, контролировать востребованность своей работы.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)