Сейчас направление информатизации одно из важнейших направлений в деятельности архивов любого размера и статуса. В архивах всегда ощущался недостаток ИТ-специалистов, но с развитием информационных технологий, увеличением количества компьютеров, с использованием современных информационно-поисковых систем и тенденциями оцифрования бумажных фондов эта проблема стала еще острее.

Как организовать эффективную работу отдела ААТ в условиях дефицита кадров? Вопрос, который волнует каждого руководителя подразделения со столь обширными функциями:

• поддержка работоспособности компьютерного парка,
• поддержка функционирующего программного обеспечения,
• поддержка и обучение пользователей,
• разработка и формирование баз данных,
• перевод документов в электронный вид,
• развитие и поддержка сайта,
• разработка программного обеспечения,
• создание мультимедийных продуктов,
• компьютерная верстка сборников.

Поиск, набор и удержание специалистов в отдел ААТ и ИПС (информационно-поисковых систем) тема для отдельного разговора, но вот несколько советов:

1. Рассматривайте кандидата с точки зрения активности, его желания учиться, творчески мыслить и работать в команде. Не отказывайте такому человеку, если у него нет высшего образования (согласно требованиям к должности главного специалиста). Принять на работу студента может быть намного выгоднее, чем вскоре расстаться с опытным специалистом.

2. Найдите хотя бы одного технически грамотного специалиста, было бы замечательно, если бы он был знаком с программированием. Уделяйте его удержанию больше внимания: определите его мотивацию, сделайте максимальную зарплату, добавьте полставки, не забывайте о премиях. Покупайте спецлитературу за счет архива.
3. Поощряйте обучение, давайте сложные задания, требующие творчества и саморазвития.
4. Постоянно увлекайте, привлекайте к принятию решений, подчеркивайте важность КАЖДОГО специалиста в команде.
5. Не бойтесь, что получив знания, специалист покинет архив, увлеките его интересной работой, за которую он будет чувствовать ответственность.
6. Наблюдайте за тем, как работают сотрудники. Не бойтесь увольнять тех, кто просто отсиживает на работе время. Бойтесь тех, кто без достаточных знаний проявляет чрезмерную инициативу.
7. Отойдите от заведенных в архиве правилах планирования и отчетности, найдите наиболее эффективные методы.
8. Не запрещайте пользоваться Интернетом в личных целях, контролируйте это и напоминайте сотрудникам, что вы знаете кто, где и сколько времени тратит на свои интересы.
9. Добивайтесь выделения ставок не ниже ведущего специалиста.
10. Станьте инициатором совместных праздников и мероприятий.

Вы, как начальник отдела, наверняка способны выполнить все функции самостоятельно, но это не только необязательно, но и вредно. Не забывайте, что ваша основная функция – это руководить работой отдела, создать команду, добиться высоких результатов. А это гораздо более сложная работа, но не менее интересная, которой тоже надо постоянно учиться.

Так сколько надо человек для работы в отделе ААТ? Будем рассматривать государственный или муниципальный архив с численностью работников 30-60 человек. Идеальным количеством для выполнения всех функций достаточно 4-х человек плюс руководитель. Но это при условии, что все работники справляются с возложенными обязанностями, остальные ставки лучше разделить между самыми ценными сотрудниками.

Разделив функции подобным образом, каждый сотрудник получает возможность для творческой и чисто технической работы, следовательно, сможет переключаться между разными видами деятельности. У каждого специалиста должна быть своя должностная инструкция, с описанием его основных функций.

Разделение сотрудников по функционалу необходимо контролировать, иначе КАЖДЫЙ из них может превратиться в сотрудника по вызову (часто по делу, а то и без, архивисты отвлекают сотрудников отдела от порученных вами дел, потому что многие уверены, что отдел существует только для их обслуживания, а не созидания чего-то нового). Поэтому, если проблема касается программного обеспечения — идет один сотрудник, компьютера — другой. Работа каждого должна быть организована так, что бы выход к рабочим местам для решения проблем был не основным видом деятельности, а работа проводимая при необходимости.

Сколько человек работает в вашем отделе? Если есть вопросы и проблемы, пишите, спрашивайте.

Можно обсудить какие интересные дела поручать вашим сотрудникам, каждому можно найти занятие по душе и на благо информатизации архива, роста его популярности и развития – и, это все в руках руководителя отдела ААТ.