Внедрение в работу новых информационных технологий всегда влечет за собой перестройку привычных рабочих процессов.Чтобы начать как можно быстрее  получать эффект от использования программы «Учет обращений граждан и организаций» рекомендуем познакомится с памяткой внедрения, в зависимости от выполняемых ролей:

Руководитель:

    • Закрепить ответственных и определить сроки: опытной эксплуатации, настройки и внедрения, двойного учета (для проверки правильности подсчетов вполне может хватить месяца).
    • Назначить срок окончательного перехода на автоматизированную работу, это значит поставить компьютер в приемной, отменить ведение бумажного журнала (после проведенных проверок) и прием заявлений в письменном виде через приемную.
    • Лично, с помощью программы, контролировать исполнение запросов, в программе просроченные запросы выделяются красным, за 5 дней до окончания срока исполнения — желтым, стоящие на контроле — жирным шрифтом, а срочные – ярко желтым. Ответ на запрос можно всегда открыть из списка запросов.

  • Проверять отчетность с помощью графических отчетов.

Ответственный за внедрение:

  • Во время опытной эксплуатации (это может быть и демо-версия) должен дать поработать в программе всем будущим пользователям, собрать их вопросы и в случае ненахождения самостоятельно ответа переслать их разработчику.
  • Чтобы программа приносила максимальную пользу, в соответствии со спецификой работы вашей организации, надо очень внимательно отнестись к процессу настройки программы.
  • Перед настройкой программы проанализировать требуемую отчетность, виды обрабатываемых обращений (простые письма, виды запросов, жалобы).
  • Завести в справочник видов запросов необходимые записи и задать настройки: самостоятельная или общая нумерация, формат номера (например, С-121 для социально-правовых), срок исполнения и т.д.
  • Для каждого вида запросов определить темы по которым ведется отчетность (непрофильные, зарплата, стаж, награждение, имущественные и т.д.) и завести их в справочник тем запросов.
  • Собрать тексты ответов, в соответствии с заведенными  темами запросов, и создать из них шаблоны ответов (об этом напишу отдельно), шаблонов может быть сколько угодно, завести их в программу.
  • Определиться с руководством о виде анкеты-заявления, которая будет распечатываться из программы на приеме для подписания ее посетителем: какую информацию она будет содержать, будет ли отрывной талон для передачи информации о регистрации запроса заявителю.
  • Создать шаблон анкеты-заявления и завести его в программу.
  • Проверить предлагаемый к использованию список «статусов заявителя», при необходимости подкорректировать, это делается для разбивки на группы физических лиц (пенсионер, не пенсионер) и юридических лиц (госучреждения, суды, пенсионные фонды и т.д.), опять же с целью получения в дальнейшем отчетности по этим группам заявителей.
  • Завести всех пользователей и настроить им права доступа.
  • Последняя настройка – это установка адреса по умолчанию, предлагаемого при регистрации запроса. Если учесть, что основная масса граждан и организаций обращается из этого же населенного пункта, то заполняя поле адрес, вам останется дописать улицу, дом и квартиру.
  • Можно начинать использование.

Специалист, занимающийся приемом:

  • Привычные рабочие процессы придется менять.
  • Если вы раньше во время приема, когда к вам подходил гражданин, общались с ним, поясняя, что же все таки надо писать в заявлении (даже если там все расписано), разбирались в его почерке, устанавливали факт наличия документов, переписывали информацию о запросе в журнал регистрации, а при наличии какой-либо системы для подсчета отчетов переносили информацию о запросе в нее, то……
  • Теперь во время приема вы сидите за компьютером, к вам подходит гражданин и сообщает о своих потребностях, вы узнаете его ФИО и заносите в соответствующее поле.
  • Программа сама проверит подавался ли на него ранее запрос (за все хранящиеся годы) и предложит познакомится со списком, если подобный запрос уже был.
  • После ознакомления вы либо создадите копию, либо дубль-запрос, чем избавите себя от заведения контактной информации. Если программа не выдает никаких сообщений, то заводите полную информацию о запросе и его контактные данные.
  • Распечатываете сформированное на основе заведенной информации анкету-заявление и передаете гражданину для ознакомления и подписи.
  • Отрываете ему часть заявления с информацией о запросе: регистрационным номером, датой приема и максимальным сроком исполнения (подставляется автоматически) и с информацией о том, что на вашем сайте он сможет узнать о состоянии исполнения запроса.
  • Итак: беседа, заполнение нескольких полей, распечатка, подпись и все…
  • «— Следующий…»

Исполнитель запроса:

  • Вы получаете распечатку с информацией о запросе либо это может быть сама анкета-заявление.
  • Идете в с ней в хранилище, находите документы, на обороте выписываете необходимую информацию.
  • Заносите эту информацию в программу на специальную вкладку, указываете, какую работу вы проделали, прописываете, какой документ являлся основанием для ответа.
  • Выбираете в поле  «Используя шаблон» подходящее для ответа название (список ограничился в зависимости от вида запроса и результата ответа), в том числе это может быть чистый бланк вашей организации. Нажимаете кнопку «Создать ответ».
  • Он открывается в Worde (или в ЛЮБОМ текстовом редакторе), вы дополняете его информацией (по документам) и распечатываете.
  • Вы не задумываетесь ни  о его названии, ни о том, куда его сохранить, программа все сохранит и все запомнит.
  • Теперь ответ будет доступен из карточки либо из списка запросов.

Возможностям поиска, выборки и отчетам я посвящу отдельный пост.
Еще статьи по этой теме в разделе «Исполнение запросов».

Теперь, я думаю можно оценить разницу в организации работы с обращениями.

Выполняющие такую работу, откликнитесь, есть разница?
Читайте продолжение:
«Поиск запросов через программу»,
«Отбор и выборка запросов в программе «Учет обращений граждан и организаций»,
«Возможности составления отчетов по работе с обращениями»,
«Использование шаблонов для создания анкет и ответов на запросы».

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)