Архивные будни

Отбор и выборка запросов в программе «Учет обращений граждан и организаций»

Продолжение материалов «Еще раз об эффективной работе с обращениями», «Поиск запросов через программу».
Читайте о программе, установите демо-версию.

Выбирать, отбирать и просто ограничивать список, в соответствии с условием, можно тремя способами, а так же их сочетанием:

• с помощью поля отбора,
• используя вкладки по видам запросов,
• с помощью панели «Выборка», меню «Журнал»,
• с помощью пунктов меню «Запросы»,

Для чего пользователю программы может понадобиться выбор запросов?

1. Для работы с ограниченным списком (для удобства).
2. Для получения быстрого ответа на вопросы «сколько?», «какие?».
3. Для распечатки Журнала запросов или реестра корреспонденции.
4. Для формирования отчетов.

Рассмотрим теперь возможности программы по каждому пункту.

1. Специалисту иногда удобнее работать с ограниченным списком обращений, особенно когда он исполняет назначенные ему запросы или работает с определенным видом запросов.

Вкладка «Все», дает представление о всех запросах, с помощью нее удобно контролировать исполнение или производить поиск, отбор. Для работы с определенным видом запросов можно использовать вкладки, с соответствующим названием (вкладки появляются автоматически, после создания нового вида запроса в справочнике).

Поле «Отбор», расположенное прямо над списком запросов позволит быстро ограничить  список и оставить, например, только ваши запросы. Вы выбираете поле для отбора «Исполнитель», а в соседнем поле выбираете свою фамилию. В результате вы получите список запросов, в которых в поле «Исполнитель» уже указана ваша фамилия.

Ее можно было указать при регистрации (регистратором) на первой вкладке или она могла подставиться автоматически, если вы исполняете те запросы, которые сами регистрировали и у вас определен доступ «Полный ко своим запросам».

Таким образом, вы получаете возможность контролировать исполнение своих запросов.

Далее, вы хотите скрыть уже исполненные запросы, т.к. список в конце года у вас будет уже большой.

Открываете меню «Запросы» и выбираете пункт «Неисполненные». Так же вы можете использовать и другие пункты этого меню.

2. Часто надо получить ответы на вопросы «сколько запросов?», «какие?». Приведем пример: «Сколько запросов мы зарегистрировали от пенсионных фондов?» – спрашивает вас руководитель.

Ваши действия: поле «Отбор» —«Статус заявителя», рядом в поле выбираем из списка «Пенсионные фонды» (информация берется из справочника, который вы настраивали перед началом работы). Смотрите на статус строку, где отображается количество выведенных в таблице запросов. Отвечаете:  «74!»

«Да, многовато, а сколько мы в прошлом году таких получили?» — заинтересовался руководитель.

Вы нажимаете на переключатель года и открываете таблицу  2009 года, а там пусто: «Ой, мы ведь только в этом году начали пользоваться программой!».

«Да, действительно, и сколько же мы из принятых не исполнили вовремя?» — не отстает руководитель.

Открыв меню «Запросы» и выбрав «Просроченные», вы отвечаете, взглянув на статус-строку: «14!»

«Плохо, и кто же сколько запросов не исполнил? Мне, пожалуйста, фамилии и количество неисполненных запросов от пенсионных фондов!» — руководитель видимо решил кого-то наказать.

Вы открываете панель «Выборка» из меню «Журнал», в параметре отбора указываете «Исполнитель», а затем выделяя галочкой всех по очереди сотрудников и нажимая на кнопку «Отобрать», записываете особенно проштрафившихся, количество неисполненных запросов списываете со статус-строки.
Надеюсь, что в вашей организации наказывать будет некого.
Пример показывает, как можно сочетать все варианты выборок. Панель «Выборка» позволит еще ограничить поступившие или исполненные запросы временным периодом. Тогда вы сможете легко получить список, в ответе на вопрос: «Сколько было исполнено запросов по стажу за первый квартал с положительным результатом?». Задав эти 4 условия, вы мгновенно получаете результат. А теперь представьте, что вы используете бумажный журнал для ответа на этот вопрос.

Да, возвращаться к полному списку можно с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши).

Еще один вопрос, который позволит перейти к следующему пункту: «Какие запросы из стоящих на контроле поступили в электронном виде, распечатайте мне их, пожалуйста».

Устанавливаете условия: меню «Запросы» — «На контроле», панель «Выборка» — «Вид поступления»: «по электронной почте», «через Web-сайт». На печать можно отправить без просмотра — «Журнал», «Печать журнала» или с выводом сначала в Excel — «Журнал», «Экспорт». Вот так быстро мы теперь можем получать ответы на самые сложные вопросы.

Напишите в комментариях на какие реальные, сложные вопросы, вам приходилось давать ответы, какие задают часто?

3. Итак, мы подошли к вопросу о распечатке журнала. Думаю, что после приведенных примеров, как  распечатать журнал стало уже понятно.

Определите время за которое вы будете выводить на печать журнал (например, за месяц), назначьте ответственного. Далее на панели «Выборка» устанавливаете необходимые даты  и отправляете на печать.

С помощью этой же панели «Выборка» можно сформировать Реестр оправленной корреспонденции (для бухгалтерии). Для это задайте крайние  даты, для поля «Выдано» установите значения «Письмом» и «Заказным письмом» (можно сделать разных 2 списка). Экспортируйте в Excel, удалите ненужные столбцы и распечатайте.

4. Выше уже упоминалось, что с помощью выборок можно получить числовые показатели по формируемым условиям. Поэтому, если в общем отчете, предлагаемом программой, не хватает каких-то сведений, то их всегда можно получить с помощью выборки или графических отчетов, о которых речь пойдет в следующий раз.
Читайте продолжение:
«Возможности составления отчетов по работе с обращениями»,
«Использование шаблонов для создания анкет и ответов на запросы».

Популярность: 29%