Рассказывая в блоге о возможностях программы для работы с обращениями граждан — «Учёт обращений граждан и организаций» хотим отдельно выделить и обратить внимание на 10 особенностей этой программы, которые позволяют сделать работу с обращениями максимально эффективной.
- Занесение в программу информации об обращении гражданина (о запросе) во время приема позволяет сократить время регистрации, освобождает гражданина от самостоятельного заполнения бланка анкеты, дает ему возможность проверить и расписаться в распечатанной анкете.
- Формирование электронного журнала с возможностью печати позволяет отказаться от бумажного журнала.
- Автоматическая проверка обращений граждан на повторы (если он касается определенного человека).
- Работу с обращениями граждан можно автоматизировать в любых организациях благодаря гибким настройкам: любое количество видов обращений, тем обращений и статусов заявителей.
- В программе предусмотрен учет использованных для ответа документов.
- Создание любого количества шаблонов анкет для описания обращения гражданина и шаблонов ответов.
- Автоматическое формирование ответа в зависимости от темы обращения и результата (подстановка регистрационных данных, сохранение в папке с программой).
- Подсказка о приближающихся сроках исполнения и просроках с помощью цветового выделения записей.
- Синхронизация с модулем Интернет-приемной с возможностью информирования граждан о ходе исполнения запроса.
- Задание условий для формирования графических отчетов.
За счет каких функций достигается эффективность?
| Возможности | Эффективность |
| Регистрация | |
| Единая регистрация обращений (разных видов, разных тем, с разными способами поступления). | Сокращение рабочего времени за счет однократного заведения сведений об обращении гражданина. |
| Автоматическое выявление повторных обращений после заполнения поля ФИО. | Исключение повторной работы. |
| Частичное автоматическое заполнение поля Содержание в зависимости от выбранной темы запроса. | Экономия времени при регистрации. |
| Автоматизация заполнения полей Адрес и Контактное лицо для ранее обращавшихся организаций. | Экономия времени при регистрации. |
| Частичное автоматическое заполнение поля Адрес, за счет задания региональных настроек. | Экономия времени при регистрации. |
| Автоматизированное формирование Анкет-заявлений во время приема, создание отрывного талона для посетителя. | Сокращение времени приема. Информирование посетителя о сроках исполнения. |
| Создание дубль-запросов или копии запроса. | Экономия времени при регистрации. |
| Исполнение | |
| Учет проделанной работы (по просмотренным и использованным делам). | Позволяет анализировать объемы работ. |
| Формирование списка использованных для ответа документов. | Сокращение времени на подготовку ответа.Получение статистики по использованию документов. |
| Использование шаблонов ответов в зависимости от темы запроса и результата ответа. | Сокращение времени на подготовку ответа. |
| Присоединение к запросу электронных копий документов (архивных копий). | Получение полной информации по ответу на запрос при поиске. |
| Контроль исполнения | |
| Выделение цветом просроченных, срочных запросов и тех, срок исполнения которых приближается. | Соблюдение сроков исполнения. |
| Выявление запросов, срок исполнения которых истекает в ближайшее время (сегодня, завтра и т.д.). | Соблюдение сроков исполнения. |
| Выделение запросов, поставленных на контроль. | Соблюдение сроков исполнения для запросов, стоящих на контроле. |
| Установка даты исполнения для срочных запросов. | Соблюдение сроков исполнения. |
| Поиск информации | |
| Поиск в выбранном поле по всем годам. | Экономия рабочего времени на поиск запросов. |
| Открытие ответа из списка запросов. | Экономия рабочего времени на поиск ответов. |
| Анализ работы с запросами | |
| Формирование отчетов с общей статистикой. | Экономия времени на составлении отчетов. |
| Формирование отчетов по исполнителям. | Анализ деятельности и объема работ сотрудников. |
| Формирование графических отчетов. | Сокращение времени на проведении аналитической работы. |
| Выборка запросов. | Сокращение времени на проведении аналитической работы, на поиск запросов. |
С программой теперь можно познакомится и с помощью презентации: «Учёт обращений граждан и организаций» — презентация (2 Мб).