Важнейшей функцией программы «Учет обращений граждан и организаций» является возможность использования шаблонов при формировании анкет-заявлений и для создания ответов на обращения.
До появления 2-й версии программы, создавать шаблоны ответов в программе было не очень удобно, для этого мы использовали встроенный текстовый редактор. В новой версии механизм создания полностью перестроен.
Теперь шаблон можно полностью сформировать в Worde или другом текстовом редакторе, соблюдая следующие условия:
- формат rtf, выбирается при сохранении файла;
- указать в файле места для вставки информации из программы в формате —\название поля\.
Для шаблонов анкет и ответов в программу заложены свои наборы меток, которые описаны в соответствующих разделах встроенной справки. Достаточное количество меток (15 для ответов и 20 для анкет) позволяет создать шаблон любого вида и наполнить его информацией по собственному усмотрению.
Вот как выглядит шаблон ответа: шаблон ответа на запрос
А это шаблон анкеты: шаблон анкеты-заявления
Шаблоны предоставлены нашим самым активным пользователем — Желевским Василием Стефановичем, директором Таганрогского архива.
Завести в программу шаблоны тоже достаточно просто, сделать это можно 2-я способами:
Сначала создать файлы, затем привычным способом, через «Обзор» занести в программу, указав название шаблона, тему и результат ответа.- Находясь в программе можно копировать уже заведенный в программу шаблон, внести в него изменения и закрыть, так же указав ему соответствие теме и результату.
Количество шаблонов ответов неограниченно, следовательно можно создать шаблоны даже на отдельные организации.
Создавая шаблоны, необходимо предусмотреть чистый бланк организации, который будет доступный для создания ответа независимо от темы и результата ответа. Для этого надо указать соответствующее название, например «Бланк» и для полей «Тема» и «Результат» выбрать значение — «любой». Теперь этот шаблон будет всегда находится в списке шаблонов раскрывающегося списка для создания нестандартного ответа.
Что происходит, когда вы создаете ответ:
- программа предлагает выбрать название шаблона из списка, ограниченного в соответствии с темой и результатом,
- создает новый документ, присваивает ему имя в соответствии с регистрационным номером,
- вставляет вместо меток данные,
- после заведения в документ информации и закрытии, программа сохранит его в папку с программой
После создания ответа его можно будет открыть из карточки или из списка запросов.
Можно создать ответ и не на основе шаблона, в случае, если ответы готовит другая организация или вы хотите хранить в программе ранее созданные ответы. Для этого используется кнопка «Выбрать», файл так же будет прикреплен к запросу.
Существует возможность присоединить к запросу сканированную копию документа.
Шаблоны анкет создаются и заносятся в программу аналогичным способом, они хранятся в папке с программой и доступны для повторного открытия. Отличие от шаблонов ответов состоит в том, что анкету можно создать по одной на каждую тему. Таким же образом можно создать и универсальную анкету, шаблон которой будет использоваться каждый раз, если программа не найдет шаблона для указанной в карточке темы. Анкету можно сразу распечатать или открыть и внести изменения перед печатью.
Вы можете предусмотреть в анкете отрывной блок и передавать его посетителю после приема. Распечатку анкеты также можно использовать и для работы над запросом, делая на ней пометки при работе с документами.
Оставьте свое мнение об использовании в работе шаблонов, возможно у вас появились какие-то предложения?
Использование шаблонов для создания анкет и ответов на запросы,