(Выступление 5 сентября 2023 г. во ВНИИДАД на Круглом столе «Использование информационных систем при комплектовании архивов и экспертизе ценности документов»)

Единая Архивная Информационная Система (ЕАИС) предназначена для автоматизации архивной деятельности по всем направлениям работы архивов (для учета в меньшей степени). На сегодняшний день на основе ЕАИС реализованы 4 проекта на региональном уровне (Вологодская, Архангельская, Ярославская области и Пермский край) и 8 на уровне госархивов. Для начала хочу пояснить, как наша Система взаимодействует с ПК АФ (потому что считаю это очень важным вопросом при взаимодействии с источниками комплектования) и каким образом может происходить наполнение базы данных. В системе предусмотрено добавление информации на любом уровне каталога фондов, особенно подробно можно описывать документы, образы которых можно выделить из образов дела (так как загружаются в основном дела и распознаются тоже, поэтому после описания листов документа, при просмотре демонстрируются только конкретные документы, а не дело целиком). Но, способ наполнения в самой Системе используется редко (Вологда), так как архивы активно используют для этой цели отраслевую учетную программу.

Для наполнения ПК АФ заголовками дел мы поставляем конвертер для описей в формате excel. Затем для переноса данных из АФ в Систему ЕАИС  архив может самостоятельно запустить конвертацию с помощью поставляемой вместе с ЕАИС программы-конвертера. 

Существует и вариант заведения данных в Систему ЕАИС на уровне дел и документов, тогда используется конвертер с синхронизацией данных с ПК АФ, в таком случае данные будут одинаковыми и в Системе и в АФ, как это происходит в  Вологодской области .

Таким образом, поступающие описи от источников комплектования могут быть быстро перенесены в АФ или в Систему.

В направлении автоматизации работы с источниками комплектования и организации работы ЭПМК в Системе предусмотрен блок из двух взаимосвязанных модулей. Максимально реализовано данное направление в ЕАИС архивной службы Пермского края. А в Системе. работающей в Ярославской области, используется функционал, позволяющий работать самим организациям-источникам комплектования непосредственно в Системе.

Работа в блоке “Комплектование” обеспечивается двумя модулями: для учета деятельности, проводимой с организациями-источниками комплектования и для организации и проведения заседаний ЭПМК.

Работа с источниками комплектования заключается в описании архива организации и условий хранения документов, фиксации проводимых мероприятий и взаимодействия при описании и передаче дел в архив.

Основные возможности модуля:

• Это учет источников, описание состава документов и условий хранения
• Организация хранения документов, передаваемых на рассмотрение ЭПМК, в электронном виде
• контроль сроков описания и передачи документов. Используется цветовое выделение записей организаций-задолжников
• автоматическая отметка результатов рассмотрения документов на ЭПМК
• автоматизированная регистрация описей и других видов документов для рассмотрения на ЭПМК;
• хранение исторических справок и других документов в электронном виде (формирование наблюдательного дела)
• учет результатов проведения проверок наличия и утрат документов
• учет проводимых мероприятий
• формирование отчетов по кураторам и временным промежуткам

Подготовка к проведению заседания ЭПМК сводится к автоматизированной регистрации документов для рассмотрения и работы экспертов в Системе. После проведения заседания происходит отметка результатов и формируются итоговые документы.

Основные возможности модуля:

• создание заседаний с несколькими статусами (с открытой регистрацией документов, регистрация окончена, и заседание завершено)
• автоматизированная регистрация документов с электронными образами

• отправка документов на ЭПМК самим источником комплектования после согласования с архивом- куратором
• назначение любого количества экспертов, фиксация их замечаний и решений
• выделение документов, отправленных на доработку
• сбор статистики по рассмотренным документам и другим вопросам
• формирование Повестки, Протокола, Выписок из Протокола и других отчетных документов
• проведение выборки и поиска по результатам проведенных заседаний: по организациям, документам, решениям, срокам, видам вопросов, архивам и экспертам.

Наиболее подробно рассмотрим скриншоты, поясняющие механизм взаимодействия между всеми участниками при подготовке к проведению заседания ЭПМК на примере ЕАИС Ярославской области.

Представитель организации авторизуется в Системе через учетную запись своей организации на Портале госуслуг.

После этого он получает возможность использования Личного кабинета.  В Личном кабинете он может внести данные в карточку источника комплектования, прикрепить описи, номенклатуры дел и другие документы для рассмотрения и согласования их в архиве-кураторе.

Куратор организации знакомится с документами и составляет замечания, рекомендует или не рекомендует документ к отправке на ЭПМК.

Представитель организации самостоятельно отправляет документ на регистрацию ЭПМК.

Документы, поступившие от организаций ИК, видит секретарь ЭПМК в разделе Входящие. Проверяет данные о документе, назначает экспертов и заседание, на котором они будут рассмотрены.

Эксперты видят назначенные им на рассмотрение документы, которые они изучают, выносят свое решение и вписывают свои замечания. На один документ можно назначить несколько экспертов.

По итогам проведения заседания указывается итоговый результат рассмотрения каждого документа.

Только после закрытия заседания можно сформировать Протокол, Выписки, которые отправляются в архив и в организацию (в Личный кабинет и на электронную почту).

Получаемая отчетность демонстрирует статистику работы ЭПМК, для поиска удобно использовать журнал регистрации документов.

В заключении отмечу, что данные модули хоть и входят в состав Единой Архивной Информационной Системы, но действуют они независимо от других блоков, связанных с другими направлениями работы архивов, а значит приобрести и использовать их можно отдельно. Если система внедряется на региональном уровне, то все архивные учреждения региона и их источники комплектования получают одинаковую возможность для использования данного функционала независимо от их количества.

Приглашаем заказать подробную презентацию на демонстрационной версии Системы