Начинаем серию постов о насущных вопросах в области оцифрования и использования оцифрованных массивов.
Обсуждение данной темы между ИТ-специалистами архивов было начато 27.04.2011 г. в г. Ижевске на практическом семинаре архивных учреждений Приволжского федерального округа «Вопросы внедрения автоматизированных архивных технологий».
На сайте Нижегородской архивной службы опубликовано описание семинара и тезисы доклада руководителя комитета по делам архивов Нижегородской области Б.М. Пудалова «Компьютерные технологии в архивном деле: современное состояние и проблемы»
Доклад директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) д.и.н. М.В.Ларина был посвящен методологическим аспектам управления электронными документами (ЭД), была подробно рассмотрена имеющаяся нормативно-правовая база работы с ЭД, показаны пробелы в законодательстве и возникающие вследствие этого проблемы с отбором ЭД на постоянное хранение и самой организацией архивного хранения. http://www.aiteh.ru/index.php?page=metodologicheskie-aspekty-upravleniya-elektronnymi-dokumentami
Борис Моисеевич Пудалов в своем выступлении показал опыт и современное состояние внедрения ААТ по трем направлениям деятельности архивов – государственном учете, развитии научно-справочного аппарата и цифровом копировании архивных документов. Им была обоснована необходимость разработки общеотраслевых стандартов создания, хранения, учета, научно-справочного аппарата и использования цифровых копий (электронных образов) архивных документов.
«1). Стандарт создания должен содержать рекомендуемое оборудование (виды бесконтактных сканеров), рекомендуемое расширение (формат) копий (*bmp, *gif, *tiff, *jpeg или иной), рекомендуемое разрешение образов (размеры изображения в пикселях по горизонтали и вертикали).
2). Стандарт хранения должен содержать рекомендации по оборудованию (серверные технологии) и носителям (CD, частота обновления копирования и т.п.). Здесь же целесообразно определиться, как должно выглядеть фондирование электронных образов. Одна из возможностей — точное отражение «бумажных» архивных подлинников, где каталог на диске будет соответствовать фонду, подкаталог – описи, папка – единице хранения, а файл с электронным образом – листу и обороту листа. Но, видимо, существуют и другие возможности.
3). Стандарт учета должен содержать рекомендуемые учетные формы, в которые следует вносить все данные о количестве созданных цифровых копий и об изменениях в их количестве за определенный отрезок времени. Видимо, электронные образы (цифровые копии) должны учитываться в единицах учета, хотя и здесь возможны иные варианты.
4). Стандарт описания должен содержать перечень минимально необходимого научно-справочного аппарата и формы ведения описей для цифровых копий. Здесь следует определить, как должна выглядеть аннотация к электронному образу, какой набор элементов она должна содержать (вероятно, шифр, соответствующий шифру подлинника, заголовок, дата). Это тем более необходимо, что у подлинников есть аннотации лишь к делам (единицам хранения) – но если этим ограничиваться, то в информационные сети окажется выложена масса не-аннотированных электронных образов (никак не озаглавленных и недатированных картинок), оперативный и адресный поиск которых станет невозможен. Но ведь именно такой поиск на удаленном доступе является одной из заявленных целей оцифровки архивных документов!
5). Стандарт использования цифровых копий должен содержать режим доступа пользователей к электронным образам и правила работы виртуального читального зала. Здесь, как и в ранее обозначенных стандартах, возможны варианты. Архив может: а) предоставить пользователям все имеющиеся в его распоряжении цифровые копии с хорошим разрешением (пригодным для полиграфического воспроизведения) безвозмездно и без каких-либо ограничений, как на рабочих местах читального зала, так и на удаленном доступе в информационных сетях; б) предоставить пользователям все имеющиеся в его распоряжении цифровые копии безвозмездно в читальном зале и в сети, но с разрешением, пригодным только для просмотра, а не для публикации; копии же с хорошим разрешением могут предоставляться на возмездной основе; в) возмездным может быть и пользование виртуальным читальным залом на удаленном доступе (за абонентскую плату). Совершенно очевидно, что основные принципы предоставления цифровых копий пользователям не должны противоречить существующей нормативно-правовой базе (в первую очередь, Закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закону № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»), но при этом желательно учитывать интересы не только пользователей, но и самих архивов.»
В целях осмысления этих проблем нижегородской делегацией было высказано предложение провести изучение имеющихся в регионах ПФО наработок в области создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий архивных документов. Результаты анкетирования будут доложены на заседании НМС архивных учреждений ПФО в сентябре 2011 года в Оренбурге и подробно проанализированы в ходе VII Нижегородской архивоведческой конференции «Региональные архивы в информационном обществе» (октябрь 2011 г.).
Мы решили разбить обсуждение на обозначенные в анкете разделы (опубликованной на сайте Нижегородских архивистов) и приглашаем поделиться своим опытом или задать интересующие вопросы.
Предлагайте ссылки на материалы по теме.
Ветка форума Росархива об учете электронных документов.
Мировой опыт: оцифрование, форматы, хранение.
Статьи по работе с электронными документами.