Как сообщалось ранее, 29 сентября в Екатеринбурге прошел научно-практический семинар.
Несмотря на емкое название семинара, выступления в основном были посвящены вопросам, заявленным на сайте организаторов:
- применение информационных технологий в организации хранения электронных копий архивных документов;
- создание автоматизированных информационно-поисковых систем по архивным документам;
- современные технологии цифрового микрофильмирования;
- практический опыт эксплуатации оборудования.
Семинар проводился в красивом зале на 140 человек, в холле было установлено оборудование Корпорации «ЭЛАР» для демонстрации процессов сканирования.
Наша делегация смогла присутствовать только на первой половине семинара, поэтому расскажу о выступлениях первой части, в которых шла речь в основном о возможностях оцифрования документов и распознавания текстов.
Итак, первой, после открытия семинара, выступила Светлана Сергеевна Кичигина, заместитель начальника Управления архивами Свердловской области. Она очень хорошо обрисовала состояние информатизации архивных учреждений Свердловской области, в общем, достаточно типичное для всех регионов. Обратила внимание, что поднимаемые на семинаре темы являются сейчас актуальными, перед архивами стоят сложные задачи не только перевода в электронный вид хранящихся документов, но и задачи подготовки к приему электронных документов постоянного срока хранения.
Далее представитель компании «Айтекс» рассказал о том, что разработанный ими программный комплекс «Учет плановых и фактических показателей» работает во всех учреждениях Свердловской области и формирует сводные данные. В планах у разработчиков преобразовать существующую программу в web-приложение, что во многом упростит ее использование. Преимущества использования данной программы были отмечены и в выступлении Светланы Сергеевны, которая вспомнила о том, что процесс сведения параметров планово-отчетной документации всегда занимал очень значительное время и напомнила, как он выглядел до автоматизации.
Немного отвлекусь от семинара, потому, что я тоже вспомнила, как автоматизировала процесс сведения планово-отчетных показателей в 1999 году. Это было практически самым первым моим решением в Комитете по делам архивов Пермской области, потому, что я не могла спокойно смотреть, как специалисты-кураторы районов, садились в одном кабинете, открывали портянки-шахматки (склеенные и сложенные во много раз листы) и по-очереди сообщали начальнику отдела показатели, полученные от архивных отделов. Затем на сведение и обработку данных уходила еще неделя. Решение было реализовано с помощью Excel, довольно все просто, но чтобы настроить все формулы и автоматизировать подсчет ушло достаточно много времени. Можно посмотреть инструкцию Instr (1999 г.). Если у кого-то еще не налажена схема получения сводных сведений планово-отчетной документации, обращайтесь, помогу совершенно бесплатно. Есть еще решение в Excel для подсчета сводных Паспортов, возможно кому-то пригодится, пишите.
Теперь о своем выступлении. К сожалению, мы слишком поздно узнали о проведении семинара и нам немного не хватило времени для подготовки. В выделенные 15 минут было сложно уложиться, но некоторым компаниям повезло, т.к. у них было по несколько докладов подряд. Поэтому, я не очень довольна своим выступлением.
Но, тем не мене, я считаю, что мы донесли до слушателей информацию о возможностях своих программ, которые помогут без серьезных материальных и временных затрат упорядочить все имеющиеся потоки образования электронных документов в архивах. Выкладываю презентацию выступления, если появятся вопросы, отвечу с удовольствием.
В продолжении — о других прослушанных выступлениях и о нашей точке зрения на существующие подходы к оцифрованию архивных документов.