28 сентября 2012 года, во второй день семинара, общение проходило по секциям: автоматизация деятельности, сайтостроение и оцифрование.
На секции по автоматизации деятельности архивистам были продемонстрированы возможности программ, разработанных компанией «Архивные Информационные Технологии».

Фотокаталог

В блоге уже не раз описывались функции программы, остановлюсь на особенностях, которые вызвали интерес у участников семинара. Так как все участники были разделены на 2 группы (ИТ-специалисты и гуманитарии по образованию), то и обсуждение проходило по-разному. В одной группе больше вопросов было по технической реализации некоторых процессов, в другой использованию.

Создавая эту программу, мы старались учесть уровень ИТ- подготовки пользователей и недостатки отраслевой программы при работе с образами документов. Поэтому, совершенно любому архивисту одинаково просто наполнить базу данных описаниями и электронными копиями документов и эффективно использовать созданный массив фотографий:

  • Есть возможность сканировать сразу из программы через упрощенный интерфейс.
  • Можно занести в программу целую папку фотографий, которые уже были ранее отсканированы.
  • При просмотре записей, пользователь сразу видит миниатюрное отображение образа документа и может добавлять его в подборки.
  • Подборки удобно использовать при подготовке каких либо мероприятий, так как они могут храниться в виде файла, списка, выгрузки на носитель.
  • Фотографии можно просматривать и через специальное окно, просто листая их или запустить просмотр в режиме слайд-шоу,  таким же образом можно просматривать и созданные подборки.

Обсуждение так же коснулось еще одной ценной функции программы — создание виртуальных выставок.

Не секрет, что хоть это направление в работе архивистов и является важным, для многих оно кажется очень сложным в техническом плане и вряд ли архивист без знания языка верстки HTML стал бы сам создавать выставку. Мы встроили в программу мастера — помощника создания выставки, выполняя пошаговые инструкции которого (задания размеров и определения расположения миниатюр на странице) можно сформировать готовую для размещения на сайте выставку. На страницах будет выведено название выставки, миниатюры с краткими аннотациями. Каждое изображение открывается на отдельной странице в заголовке которой уже указан шифр и название документа — это важное условие для размещения архивных документов в Интернете (для их видимости и индексируемости).

ИТ- специалисты предложили добавить несколько шаблонов для создания выставок разных видов, учет по количеству заведенной информации. Это мы уже включили в план доработки. Ждем еще предложений и вопросов!

Программа сейчас имеет несколько модификаций,  например, для работы с распорядительными документами органов власти, эти документы часто сканируются в первую очередь для ускорения работы по исполнению запросов.

Для решения вопросов однократного ввода программа будет дополнена модулем конвертации в программу «Архивный фонд». Так же вскоре она будет соединена с модулем «Читальный зал», который находится в разработке.

Внимание! Если  кто-то заинтересован в разработке программы «Читальный зал», вы можете сейчас прислать нам свои требования, что бы мы учли их при разработке. Сообщите также, если захотите принять участие в тестировании, вы получите приличную скидку на программу.

Библиотека справочно-информационного фонда

Все участники семинара получили подарочную версию программы «Библиотека справочно-информационного фонда» с возможностью заведения 100 записей. Эта версия частично была уже заполнена различными материалами в электронном виде по теме использования информационных технологий в архивном деле.

Участники смогут во время изучения представленных в ней материалов познакомится со всеми возможностями программы:

— упорядочить любые справочные, методические, книжные издания, в том числе и существующие только в электронном виде;

— дать возможность удаленного поиска и просмотра литературы сотрудникам архива;

— фиксировать выдачу и возврат материалов;

— получать отчетность по наличию, по новым поступлениям, по выдаче на руки сотрудникам, по оказанию платных услуг;

— хранить в программе все электронные версии и сканированные варианты изданий, сократив при этом выдачу литературы на руки;

— и многое другое.

Получить демонстрационную версию можно на сайте, просто скачав ее.

Календарь памятных дат

Как в архиве создается календарь памятных и юбилейных событий на год? В лучшем случае это экселевский файл с описаниями и датами, где можно осуществить сортировку по датам и поискать по названию события.

Традиционно, архивы выпускают «Календари памятных дат» на год, используют юбилейные события в подготовке к мероприятиям. Если ежегодно накапливать описания событий в базе данных, то процесс выявления юбилейных событий на любой день, месяц или год сводится к нажатию 2-х кнопок.

В программе «Календарь памятных дат» так же есть возможность сопровождения событий несколькими изображениями, фотографиями.

Сформировать список или таблицу с выбранными датами можно в текстовый формат или в формат Интернет-страниц, тем самым получив готовые страницы для размещения на сайте.

Для того, что бы завести в программу все накопленные за предыдущие годы описания памятных дат и сразу использовать их в работе предусмотрен импорт из Excel и Word.

Из данной программы мы сделали конвертацию данных в интерактивную службу на проекте «Web-archiv.ru», желающие поучаствовать в создании единой базы памятных дат могут присылать свои данные.

Организации-источники комплектования

Программа «Организации-источники комплектования» позволяет не только вести учет организаций, но и контролировать соблюдение сроков описания и передачи документов в архив, наличие инструкции по делопроизводству.

Фиксировать результаты проверок, рекомендации, утраты документов.

Большое преимущество состоит в том, что можно получить сводный паспорт организаций, список по отраслям.

Выборка организаций по различным условиям, в том числе по условиям хранения документов, так же позволяет усовершенствовать работу кураторов организаций-источников комплектования.

Для сведения списков организаций на уровне региона существует сводный модуль, который поставляется бесплатно, в случае приобретения программы на все учреждения в региональной службе.

Учет обращений граждан и организаций

Об этой программе и программной оболочке «Рабочее место» читайте в ближайших постах.

Если по данным программам нужно организовать удаленную презентацию, напишите нам, пожалуйста письмо.

Ждем вопросы по описанным программам.

От наших уважаемых пользователей мы были бы рады получить отзывы на перечисленные программы, для того что бы оставить комментарий регистрироваться не обязательно.

Наш вопрос: каким образом лучше узнаются возможности программы: с помощью личного исследования демо-версии или  во время презентации разработчика?

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)