В этой статье мы хотим продемонстрировать возможности программы «Учет обращений граждан и организаций» по формированию отчетов на примере версии для архивов.

Отчеты в программе «Учет обращений граждан и организаций» можно создавать за любой период. Для удобства, учитывая, что в архивах существует недельная отчетность, по умолчанию установлен недельный срок. Отчеты можно получить и в переходные между годами временные промежутки, например, с 20.12.2012 по 20.01.2013.  А также проанализировать данные и за несколько лет.

В окне выбора отчета можно комбинировать условия, например, посмотреть отчет по тематическим запросам только определенного исполнителя.

Общий отчет об исполнении

Отчет содержит основные параметры, отражающие всю деятельность по работе с обращениями граждан.

По исполнителям

Тот же отчет вы можете сформировать по одному или нескольким исполнителям, например, сотрудникам одного отдела и тогда вы получите отчет о работе отдела.

Данный отчет удобно использовать для личного контроля или для подготовки отчета руководителю.

О темах запросов

Данный отчет позволит проанализировать тематику обращений:

Тема Кол-во запросов
Зарплата_5 134
Стаж_5 274
Награждение 1
История 126
Зарплата_10 18
Зарплата_25 4
Стаж_10 27
Стаж_25 19

По срокам исполнения

С помощью этого отчета можно анализировать скорость исполнения запросов, а так же получить количество запросов с нарушением сроков исполнения:

Срок в днях Кол-во запросов
0 254
1 12
2 11
3 4
4 10
5 2
и т.д.

Об использовании документов

Этот отчет позволяет получить обработанную информацию об использовании документов при исполнении запросов. Анализ, проведенный по этому отчету даст возможность выявить наиболее востребованные фонды и описи, а это важно при постановке документов в очередь на сканирование:

Фонд Опись Кол-во использований
620 38
1 л\с 17
не указана 20
597 32
1 л\с 2
не указана 18
308 23
1л/с 2
2 л\с 1
1 л\с 6
не указана 13
1 л/с 1

Данные для отчета берутся из таблицы, в которой указываются документы, являющиеся основанием для ответа. Следовательно, если вы хотите получить корректные данные в отчете, заполнять таблицу надо одинаково, с учетом пробелов и наклонов черты. В обратном случае, вы получите картину, как на рисунке, где цветом выделена одна и та же опись, записанная по-разному.

Общий годовой отчет

Самый удобный способ проанализировать работу по исполнению запросов за год  — это воспользоваться данным отчетом.

Графические отчеты

Удобным инструментом для получения статистической информации являются «графические отчеты»:

  • Построение диаграмм в зависимости от нескольких параметров.
  • Визуальное изображение в двух видах: линейном (числовые значения), круговом (процентное соотношение).
  • Полученную диаграмму вы можете сохранить как картинку и далее использовать в презентации или в виде иллюстрации в годовом отчете.
  • Можно добавить дополнительные условия: ограничения по времени и по каким запросам проводить подсчет (исполненным или поступившим).
  • Экспорт в Excel позволяет получить числовые данные, которые дальше могут  использоваться для дополнительного анализа.

В качестве развития графического отчета мы планируем предоставить возможность добавления информации по предыдущим годам. Считаем, что это было бы полезно для сравнения информации о запросах.

В других версиях программы (для администраций, бюджетных учреждений) выводятся специальные отчеты, согласно нормативным документам, инструкциям по работе с обращениями граждан. Если в демо-версии вы не обнаружили нужного Вам отчета, сообщите об этом при заказе программы и мы добавим его в программу.

Как получить демо-версию и приобрести программу  читайте на странице «Учет обращений граждан и организаций».

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Составление отчетов по исполнению запросов граждан, 5.0 out of 5 based on 1 rating