Сегодня мы рады сообщить, что разработка 2-й версии программы «Учёт обращений граждан и организаций» полностью завершена. За время эксплуатации первой версии программы к нам поступило значительное количество отзывов и предложений по расширению функциональных возможностей программы. Мы постарались учесть как можно больше из них.

Одним из наиболее значительных нововведений, мы считаем, является возможность создавать любое количество видов запросов. Если раньше было четыре фиксированных вида запросов:

• социально-правовые,
• тематические,
• генеалогические
• и запросы из-за рубежа,

то сейчас Вы можете выделить любые их разновидности. Кто-то, например, ведёт отдельный учёт непрофильных запросов, а кто-то выделяет несколько видов социально-правовых.

Программа по прежнему поставляется с четырьмя предустановленными видами запросов, но Вы можете изменить это, открыв окно настроек. Для каждого вида можно установить срок исполнения, количество дней, за которое предупреждать о приближении срока, выбрать тип нумерации.

Нумерация может быть самостоятельная — номер запросу будет присваиваться исходя из номера предыдущего запроса этого вида, либо же общая — все запросы, для которых указан данный тип, нумеруются без учёта вида. Также допустима и ручная нумерация.

Работа с журналом запросов

Для каждого вида запроса предусмотрена отдельная вкладка с соответствующим названием. Также появилась возможность просмотреть все запросы в одной таблице с помощью вкладки «Все».

В главном окне добавился инструмент быстрого отбора запросов по таким параметрам, как: исполнитель, тема запроса, статус заявителя, результат ответа и другим. Комбинируя указанный способ с выборкой, можно получать любые перечни запросов, какие только могут потребоваться руководству. Количество отобранных запросов всегда можно посмотреть в строке состояния.

Список запросов всегда можно отправить на печать, получив тем самым журнал регистрации запросов в бумажном виде за любой период.

Регистрация обращений

При регистрации запроса можно указать каким способом он поступил в архив: через приёмную, по почте, факсу, через Web-сайт и т.п. В конце года или в любое другое время можно получить распределение запросов по этому параметру. Также можно быстро отобрать запросы по способу поступления.

При заполнении поля ФИО происходит автоматическая проверка на повторное обращение за все года, включая текущий.

После завершения ввода данных в карточку её можно распечатать в виде анкеты-заявления и заверить подписью обращающегося. Наши клиенты из г. Таганрог отдают копию анкеты заявителю с указанным там сроком исполнения. Говорят, что это очень удобно.

Вид анкеты теперь также настраивается, причем можно создать несколько их видов — для каждой темы запроса. Шаблон анкеты редактируется подобно шаблону ответа, способ редактирования которых значительно упрощён.

Если в учреждении начальник назначает исполнителей на запрос, то можно указать исполнителя на вкладке «Регистрация». В таком случае у исполнителя запрос будет подсвечен, пока он не откроет карточку, тем самым подтвердив, что принял запрос к исполнению.

Подготовка ответа и шаблоны

В шаблонах ответа теперь можно указать в каком падеже вставлять в ответ ФИО человека, о котором запрашивается архивная справка. Программа выполнит склонение в нужный падеж автоматически при формировании ответа.

Шаблоны редактируются с помощью привычного текстового редактора, например Microsoft Word. В шаблоне можно использовать даже таблицы Excel, которые позволяют автоматически подсчитывать значения «Итого» по мере ввода сведений из документов (Пример такого шаблона). Поддерживается и использование OpenOffice.org Writer.

Отчётность

В общем отчёте снято ограничение на отчётный период. Теперь отчёты можно получать за несколько лет. Запросы, зарегистрированные в прошлом году, но исполненные в текущем, считаются без проблем.

По просьбе наших клиентов из Хабаровского края мы добавили отчёт по использованию документов. Если на вкладке «Исполнение» были внесены сведения о документах, использованных для ответа на запрос, то в дальнейшем можно будет получить отчёт о наиболее востребованных фондах. Для каждого фонда и описи будет показано количество обращений к их документам.

Усовершенствован отчёт по исполнителю. Теперь он позволяет получить данные сразу по нескольким сотрудникам, например одного отдела.

Улучшения коснулись и графического отчёта. Добавлены новые параметры для анализа. Ведутся работы над построением динамики поступления запросов от года к году.

Обеспечение сохранности данных

Программа теперь автоматически создает резервную копию данных о зарегистрированных запросах при каждом завершении работы с ней. Также есть функция полного архивирования информации, включая созданные ответы на запросы и анкеты-заявления.

В качестве системы хранения данных поддерживаются SQLite и MySQL. Для небольших архивных отделов будет удобнее SQLite-версия, поскольку она не требует установки дополнительного программного обеспечения, и в то же время позволяет одновременно работать с базой коллективу до 4-х человек.

Более крупным архивам мы можем предложить версию под MySQL. Также в ближайшее время появится версия и под MS SQL 2005, который необходим для работы программного комплекса «Архивный фонд 4».

По поводу выбора системы хранения и установке программы всегда можно обратиться за бесплатной консультацией к нашим специалистам.

Вопросы можно задать и прямо тут, в комментариях, мы будем рады на них ответить и обсудить дальнейшее развитие программы. Несколько слов о том, каким оно видится нам.

Что же дальше?

Как уже было сказано, сейчас ведется работы над версией под MS SQL 2005. Как только они будут завершены будет возможно связать программу с базой данных Архивного фонда. Это позволит проверить наличие документов по базе данных, не переключаясь на работу с другой программой.

Также в рамках версии 2.0 планируется интеграция с сайтом учреждения для обеспечения возможности пользователям получать информацию о состоянии исполнения их запроса через Интернет.

Очень хотелось бы узнать точку зрения читателей по указанным направлениям.

О приобретении программы вы можете узнать на странице «Учёт обращений граждан и организаций».