Выступление на III Форуме архивистов Пермского края Сусловой Елены Владимировны
Архивные сайты стали появляться на рубеже 1999-2000 годов. В то время на них размещалась в основном информация справочного характера: контакты, о деятельности, об услугах. Развитие технологий значительно расширило возможности не только для представления различного рода информации, но и взаимодействия с потребителями. Соответственно, расширился круг задач, решаемых архивными учреждениями с помощью Интернет-ресурсов.
Можно выделить несколько задач:
- информирование посетителей сайта о деятельности архива, а также об оказываемых архивом услугах;
- осуществление удаленного взаимодействия с потребителями архивной информации, например, с помощью специализированных форм обратной связи, «виртуальных» приемных, специализированных тематических форумов, видеоконференций, «онлайн»-консультаций и пр.;
- предоставление и упрощение удаленного доступа к архивным информационным ресурсам, начиная от перечней и описей и заканчивая электронными образами отдельных документов;
- популяризация отдельных архивных учреждений и архивной отрасли в целом путем формирования в обществе полноценного представления о роли и значимости архивов, выполняемых ими функциях и проводимых мероприятиях.
В Интернете архивы представлены следующим образом:
Архивные учреждения (2800) | |||||
Имеют Интернет-ресурсы (2100) | |||||
Собственные сайты (140) | Информационные страницы (1960) | ||||
Архивные службы (23) | Органы управления (29) | Архивные учреждения (87) | |||
Преследуя те же цели, что и архивные учреждения, наша компания создала проект «Web-archiv.ru» -путеводитель по архивным сайтам.
В рамках этого проекта в 2012 году был проведен аудит всех архивных ресурсов. Специалисты компании проанализировали качество сайтов по 75 критериям, разделенным по группам: техническая реализация, соответствие рекомендациям Росархива по созданию архивного сайта (2005 г.) в части содержания сайта, объем представленного контента, видимость сайта через поисковые системы и посещаемость.
На основе этого был составлен рейтинг трех групп сайтов. Пермские сайты получили следующие места в своей группе: сайт ПермГАНИ – 1 место, сайт ГАПК (предыдущая версия) – 3 место, сайт Архива города Перми – 6 место, сайт КПОГА – 11 место. В группе сайтов органов управления сайт Агентства по делам архивов расположился на 8 месте, из сайтов созданных нашей компании Архивная служба Ярославской области на 3 месте, после Росархива и Главархива г. Москвы. Напомню, что это рейтинг 2012 года.
Сейчас к самостоятельным сайтам пермских архивных учреждений добавились сайты Архива Кунгурского района, Архива Пермского района и архивного отдела администрации Александровского района, который стал первым среди архивных отделов районных администраций в Пермском крае. Надо заметить, что сайты архивных учреждений данного уровня начали появляться в сети, и многие из них активно наполняются, не уступая по информативности сайтам некоторых архивов.
Проанализировав все архивные сайты можно сделать определенные выводы о том, какие параметры и критерии влияют на качество и в итоге на посещаемость архивных ресурсов.
Качество сайтов
Причины, положительно влияющие на посещаемость:
- Самостоятельный домен (имя) – ценят поисковые системы, дает больше возможностей в управлении.
- Оптимизировано содержание – ключевые слова прописаны в заголовках страниц и т.д.
- Много ссылок в Интернете.
- Интересный и уникальный контент, наполнение.
- Регулярное обновление, актуальность информации.
- Обратная связь – гостевая книга, форум, комментарии, возможность заказов, получения услуг.
- Открытость баз данных для поисковиков, много проиндексированных страниц.
Наполнение
Отдельное внимание хочется уделить наполнению ресурсов информацией, которая является наиболее востребованной на этих сайтах, что неоднократно подтверждается аналитическими системами (установленными на сайтах счетчиками). В качестве примера можно привести статистику наиболее посещаемых страниц сайтов пермских архивов.
Как видно, на первых местах находятся базы данных, публикации, памятные даты, запросы.
Однако, если у сайта низкое качество, плохая видимость поисковиками, неправильное размещение материалов, то интересные работы, созданные на основе архивных документов, остаются сложно доступными и, следовательно, малоиспользуемыми.
Чтобы повысить использование такой информации, во время аудита архивных сайтов, была начата работа по формированию каталога материалов, созданных на основе архивных документов: виртуальных выставок, баз данных, публикаций и изданий. Данные были сгруппированы по темам, по регионам и городам.
Теперь они стали более доступными при поиске, при тематическом отборе. Например, используя сводный каталог, можно быстро найти все материалы по военной тематике на 140 архивных сайтах.
Для любого архива существует на сайте возможность занесения и корректировки информации. Таким образом, данный каталог способствует открытости архивных документов, привлекает внимание к деятельности архивов, а так же приводит на сайты дополнительных посетителей. Например, это видно из статистики сайта Агентства по делам архивов и сайта ПермГАНИ.
Посещаемость
Какова же средняя по России посещаемость архивных сайтов?
В критериях оценки мы использовали следующую градацию: (0) <10 человек, (+1) от 10 до 100, (+2) от 100 до 200, (+3) больше 200 в день. В 12 году большинство сайтов, где была доступна статистика, получили 1-2 балла.
Сайт «Архивы России» в октябре 2014 года посетило 45 080 уникальных посетителей (1500 в день),
Сайт ПермГАНИ — 12 571 (420 в день), Сайт АГП — 6 997 (233 в день).
Таким образом, они входят в самую высоко оцениваемую группу сайтов.
Надо отметить, что проект «Поколения Пермского края» подтверждает интерес к еще одному виду архивных документов – генеалогической информации. После новостей об открытии последней версии сайта было просмотрено свыше 84 000 страниц за день, сейчас в день посетители просматривают от 4 000 до 8 000 страниц.
Информационно-поисковые системы
Большое количество посетителей приводят на сайт именно базы данных, так как они имеют большой объем, и их страницы индексируются поисковыми системами.
Сейчас самое актуальное направление в информатизации – это дать широкому кругу пользователей архивной информации возможность определить местоположение документов, осуществить удаленное взаимодействие в оказании услуг, вплоть до доступа к электронным образам документов.
Такие базы данных создаются на уровне одного учреждения, государственных архивов или всех учреждений региона, как это сделано, например, в Пермском крае, в Ярославской области.
Создание таких каталогов фондов на региональном уровне более эффективно решает указанную задачу.
Информационно-поисковая система архивных учреждений Пермского края имеет самый большой объем записей среди подобных каталогов в России, и включает в себя более 3 млн. заголовков дел. Пользователь может не только найти интересующие его дела, но и создавать в личном кабинете подборки, подавать обращения в любые архивные учреждения. Каждый архив имеет информационные разделы, функции для изменения статусов обращений.
К сожалению, наличие на сайте базы данных, особенно такой важной, как каталог фондов, не всегда приводит посетителей на сайт через поисковые системы. Во многом, доступность системы зависит от технической реализации, а именно, от того, является ли база данных доступной для индексирования поисковиками, а значит, информация из нее может быть найдена через поисковые сервисы, такие как Яндекс, Гугл.
Для сравнения, Центральный фондовый каталог имеет 558 044 записей о фондах, Гугл проиндексировал только 7 страниц, следовательно, каталог недоступен для широкого поиска, а только для тех, кто знает адрес сайта с ЦФК.
Каталог фондов Пермского края – 15 781 фондов, Гугл проиндексировал 203 000 страниц.
При этом весь портал Архивы России имеет 230 000 индексированных страниц.
Плохая видимость ЦФК связана с закрытым способом представления информации из базы данных, главная страница содержит поиск, а не список фондов, как в каталоге Архивного фонда Пермского края.
Размещение электронных ресурсов в сети Интернет, средств для взаимодействия, значительно расширили аудиторию потребителей архивной информации.
Пользователи
При размещении на сайтах информации следует помнить, что посетители архивных сайтов – это не только те историки и исследователи, занимающиеся научной работой, которые являются основной аудиторией читальных залов архивов, но также и школьники, и студенты, и журналисты, и просто люди, интересующиеся историей.
Сами архивисты так же становятся потребителями этой информации, используют ее для поиска, для работы, для знакомства с опытом коллег. И удобным средством для взаимодействия между учреждениями на региональном уровне являются Порталы архивных учреждений региона.
Региональный информационный ресурс
Как уже отмечалось, в Интернете присутствует 23 подобных ресурса. Лучшие в рейтинге были службы Удмуртии и Башкортостана.
Но, к сожалению, на всех без исключения ресурсах широко представлены только госархивы, с информацией о деятельности, мероприятиях, с публикациями, базами данных, а архивные отделы имеют только контактную информацию и информацию о составе документов.
Я считаю, что было бы очень полезно дать всем без исключения архивным учреждениям простые инструменты для полноценного отражения своей деятельности в рамках такого портала.
Таким образом, можно было бы создать уникальный по наполнению и по своей масштабности ресурс, который позволил бы сформировать архивное информационное пространство и тем самым создать:
— единую точку взаимодействия как с потребителями, так и между собой;
— координирующий центр и место формирования сводной статистики;
— сбор информации о новостях, мероприятиях, услугах, публикациях, изданиях, выставках;
— площадку для региональных межархивных выставок и сборников документов в электронном виде;
— сводные региональные базы данных.