Создание электронных архивов предприятий. Продолжение

Начало статьи

Разработка технологии работ с электронным архивом и внедрение комплексного решения

Как отмечалось выше, даже правильный подбор аппаратных и программных средств не гарантирует стопроцентную эффективность работы каждой подсистемы в отдельности и всего электронного архива в целом. Это связано, прежде всего, с особенностями документации предприятия, спецификой работы и задачами, стоящими перед архивом. В каждом случае, задача создания электронного архива является уникальной. На её уникальность могут влиять, казалось совершенно не относящиеся к информационным технологиям факторы, например, даже такие, как расположение помещений, квалификация персонала и т. д. Поскольку, мы говорим о комплексном и законченномрешении, нельзя не сказать о необходимости разработки технологии работы с архивом для конкретного предприятия и о необходимости эффективного внедрения. Целесообразнее использовать работы поставщика решений. Компания Consistent Software предлагает разработку комплексных решений, технологии работ на основании изучения архивов и задач предприятий, а также внедрение решений и технологии работ.
Система пользовательских приложений

Условно все пользовательские приложения, применяемые в комплексном решении — электронном архиве, можно разделить на следующие группы:

• Средства управления процессами сканирования. К этой группе, как правило, относятся пакеты, идущие в комплект аппаратных средств или пакеты сторонних производителей;
• Средства обработки, векторизации, распознавания изображений. Примером может являться специализированный пакет, созданный Consistent Software — SportLight. Основными функциями пакета являются:
• обработка растров;
• дигитайзирование;
• трассировка;
• векторизация;
• гибридная обработка.

К этой группе программных средств можно отнести пакет распознавания Fine Reader (если требуется ввод в архив текстов не в графическом формате, полученым после сканирования, а в текстовом формате).

• Средства разработки — приложения в которых производится разработка электронных документов, которые помещаются в архив — AutoCad, SolidEige, офисные приложения и т. д.;
• Средства просмотра и редактирования документов, находящихся в электронном виде. В качестве средств редактирования могут использоваться те же средства разработки, а в качестве средств просмотра — внешние или встроенные просмотровщики систем управления архивом;
• Средства управления хранилищами данных. Это ПО управления роботизированными DVD библиотеками, которое более подробно описывалось выше;
• Система управления архивом — специализированные программные пакеты. Остановимся подробнее на описании этого пункта.

Условно, архивные системы можно разделить на 3 группы:

• Картотеки с возможностью учета всех электронных и «бумажных» документов предприятия по заводимым атрибутам карточки документа и возможностью быстрого поиска информации о документе. Работа с системой, напоминает работу с обычной архивной картотекой. Такая работа, имеет преимущество, заключающееся в следующем: при поиске карточки в бумажной картотеке, необходимо осуществлять поиск в шкафах, ящиках, разделах — рубриках. При поиске в электронной картотеке, кроме «шкафов», «ящиков», «разделов — рубрик», используется вся мощь SQL — запросов к серверу базы, позволяющим быстро осуществить выборку по одному или нескольким условиям, формируемым пользователем. Подобные системы имеют преимущество, заключающееся в простоте использования. Недостаток же заключается в том, что пользователь получает лишь информацию о документе, не имея доступа непосредственно к нему для просмотра, редактирования, тиражирования. Отсутствует также взаимодействие с подсистемами долгосрочного архивного хранения и ввода, невозможно дальнейшее наращивание системы с целью организации документооборота, управления процессами разработки документов, статусностью, версионностью и т. д. Использование подобных систем можно сравнить с поиском библиографической записи о книге, хранящейся в библиотеке. Найдя библиографическую запись, библиотекарь или читатель не может осуществитьпросмотр книги через интерфейс системы, а должен идти к шкафу, где она хранится.
• Полные архивные системы. В отличие от электронных картотек, данные системы позволяют получить доступ не только к карточке документа, но и непосредственно к его электронному образу для просмотра, тиражирования и редактирования (в зависимости от прав пользователя). Такие системы позволяют регистрировать документ, «содержащийся» не только в одном файле созданном в любых приложениях, но и в виде набора файлов, определяющих сложное изделие, имеющее свою структуру (например, сборка).
• Полные системы архива и документооборота в отличие от вышеприведенных систем содержат модуль Work Flow, позволяющий маршрутизировать документы между пользователями системы в процессе разработки, в зависимости от их должностных прав и обязанностей. Подобные системы поддерживают статусность и версионность документов. Документы, регистрируемые в таких системах, автоматически «попадают» в определенный раздел архива. Работа может быть организована так же, как и с полной архивной системой (документы просто регистрируются и заносятся в архив сразу со статусом «Утвержден»). Благодаря наличию модуля Work Flow, возможен и другой способ работы. Документ (или пустой бланк документа) регистрируется со статусом «В разработке», далее отправляется по маршруту, состоящему из любого числа подмаршрутов. Например, документ, имеющий статус «Отправлен на проверку», попадает к пользователю системы, ответственному за эту проверку. После проверки, такому документу присваивается один из нескольких возможных статусов, например «Нормоконтроль» или «Отправлен на доработку». В первом случае, документ маршрутизируется к пользователю, ответственному за нормоконтроль на данном маршруте (способе обработки), а во втором — к предыдущемупользователю на доработку. Логика и способы обработки документа могут быть как достаточно простыми (например, документ можно сразу поместить со статусом «Утвержден» в долгосрочный архив). С другой стороны, возможно создание маршрутов любой сложности с любым числом подмаршрутов, переходов, проверок. В любом случае, маршруты (способы обработки), определяемые в системе для того или иного документа, строятся в соответствии с реальной должностной структурой предприятия.

Другой отличительной особенностью является то, что подобные системы имеют, как правило, модуль PDM, позволяющий работать со структурой изделия и спецификацией.

Современные информационные технологии позволяют быстро и качественно при помощи 2D, 3D средств разработки, различных программных продуктов и офисных приложений создать любой документ, удовлетворяющий самым высоким требованиям. В связи с этим, эффективность работы предприятия увеличивается. Но существует и другая сторона вопроса. При увеличении числа документов, становится все сложнее и сложнее управлять их потоком. Порой, без применения специальных средств управления документами и потоками информации, эффективность работы предприятия, достигнутая вследствие внедрения высоких технологий перестает расти, достигнув определенных показателей. А при внедрении новых средств автоматизации, создающих новые потоки информации, может оказаться, что ожидаемый экономический эффект не достигается только лишь из-за отсутствия средств управления документами и потоками информации. В некоторых же случаях, вместо ожидаемого подъема эффективности процессов предприятия даже возможно их снижение.

На любом предприятии велико количество традиционных документов на бумаге, находящихся в активном использовании. Эти документы также участвуют в потоках информации. Не будем следовать ошибочному утверждению, что число подобных документов уменьшается и скоро будет сведено к нулю. Конечно, старые и ценные документы успешно преобразуются в электронный вид методом сканирования, а новые сразу создаются в электронном виде. Но опять же, существует и другая сторона в этом вопросе. Дело в том, что современные информационные технологии позволяют тиражировать, например документы формата A0 со скоростью до 15 м/минуту (инженерные комплексы OCE'), создавая опять же документы на бумаге, участвующие в потоках информации. Не стоит объяснять, насколько велики эти потоки и как актуальна проблема управления ими в целом и каждым документом в отдельности.

Особенность документации промышленных предприятий и проектных организаций состоит в наличии наряду с традиционным «канцелярским» документооборотом документооборота инженерно — конструкторского.

Наличие большого объема проектных данных выдвигает задачу управления и ими. Причем, в преломлении промышленного предприятия или проектной организации система управления проектными данными должна интегрироваться с системой инженерно-конструкторского документооборота и довольно часто требуется интеграция системы управления проектными данными и с системой «канцелярского» документооборота предприятия. Это связано с тем, что вследствие сферы деятельности предприятия, документы даже относящиеся к «канцелярским» часто имеют логические связи с инженерно-конструкторской документацией и непосредственно с проектными данными.

Таким образом, на современном промышленном предприятии и в современной проектной организации необходим единый механизм, — система, выполняющая следующие задачи:

• управление документами (как «канцелярским», так и инженерно — конструкторскими);
• управление потоками информации;
• управления проектными данными.

Указанный механизм должен работать с учетом наличия трех основных типов данных и документов, имеющих между собой логические связи и определяющие основные потоки информации, порой тесно взаимосвязанные между собой:

• Общие документы — традиционный «канцелярский» документооборот;
• Инженерно-конструкторская документация — документооборот инженерно-конструкторский;
• Проектные данные — проектная деятельность, имеющая тесные логические связи с вышеперечисленными двумя пунктами.

Кроме выдвигаемых требований, система должна интегрироваться с любыми средствами разработки, приложениями, процессами предприятия, программными и аппаратными средствами автоматизации любого уровня и учитывать специфику документации.
Всем вышеперечисленным требованиям отвечает система OutDoCS разработки компании Consistent Software. Кроме того, присутствуют свойства, которые выгодно отличают данные системы от подобных разработок:

• Взаимодействие с любым периферийным оборудованием, используемым в процессе документооборота, создания электронного архива, управления потоками информации и проектными данными: оборудованием для сканирования документации (необходимым для преобразования бумажной документации в электронный вид); оборудованием для тиражирования документации (любыми сетевыми и локальными устройствами тиражирования — плоттерами, принтерами, инженерными комплексами); оборудованием для долгосрочного надежного архивного хранения информации (роботизированными CD-DVD библиотеками и другими накопителями);
• Соответствие требованиям стандарта ISO9000.
• Учет специфики предприятий, имеющих большой объем документов на бумаге не «переведенных» в электронный вид. И учет специфики предприятий, производящих тиражирование документации;
• Модульность, гибкость конфигурации, возможность поэтапного внедрения и поддержки.

Подобные системы осуществляют полное управление и взаимодействие всех модулей электронного архива — ввода, хранения, тиражирования. В состав систем входят:

• СУБД (Interbase, MsSQL, Oraccle);
• Серверная часть — набор таблиц СУБД, хранящих информацию, заводимую через карточку документа, а также информацию о версии, статусе, маршруте, действиях над документами, произведенных пользователями при обработке и разработке. Таблицы СУБД содержат ссылку непосредственно на файл документа, хранящийся на файл — сервере;
• Файл — серверы — хранилища непосредственно файлов документов, обращение к которым осуществляется не в файл-серверном режиме, а через программную надстройку — архивную систему. Так, например, при нахождении необходимой карточки документа, возможна инициализация функции просмотра или редактирования (согласно прав пользователя) и вывода на экран непосредственно самого документа, его редактирования, тиражирования, изменения статуса, проверки, создания новой версии, подписи. Как описывалось выше, существуют 2 подсистемы хранения, — оперативная и долгосрочная. Файл-сервером оперативного хранения может являться жесткий диск сервера, где установлена СУБД, дополнительный диск, RAID — массив или любой приемлемый по объему сетевой ресурс. Объем ресурса определяется из реальных объемов документов, доступ к которым должен осуществляться оперативно. Другим типом файл — серверов, являются файл — серверы долгосрочного архивного хранения на носителях повышенной надежности — DVD — библиотеки, описанные выше. При перемещении файлов в область долгосрочного хранения, автоматически производится их копирование на DVD — носители и переиндексация таблиц СУБД. Переиндексация заключается в том, что ссылка на файл, находящаяся в таблице теперь представляет ссылку на ресурс — DVD — библиотеку. При использовании технологии DVD-RAM, процесс переноса файлов на DVD носители для пользователя выглядит так же, как и процесс копирования на обычный сетевой диск;
• Периферийное оборудование. Как описывалось выше, полное программно — аппаратное решение включает также устройства сканирования и тиражирования, которые взаимодействуют, например с системой OutDoCS.

Основные функциональные возможности системы OutDoCS:

• Обеспечение прав доступа к информации, согласно реальной должностной структуре предприятия;
• Обеспечение ввода любых документов предприятия в единую базу данных с заведением карточки документа и размещением файла (файлов для сборок) в той или иной области хранения. Система позволяет вводить любые документы, независимо от приложения, в котором они созданы и формата, в котором отсканированы, также, независимо от потока информации — общего (административного), инженерно-конструкторского или проектного. Следует отметить, что системапозволяет формировать необходимые для того или иного типа документов атрибуты карточки и работать с документами на бумаге, даже включая их в систему документооборота;
• Обеспечение отображения структуры изделий (например, сборок);
• Обеспечение отображения логических связей между файлами документов, созданных в различных приложениях. Например, файл чертежа может храниться в формате TIFF, DWG и т. д., а файл спецификации быть созданным, например в Excel. При этом, в файловой структуре одного документа могут содержаться разнородные файлы, открываемые для редактирования и (или) просмотра соответствующими приложениями. При этом, документ имеет одну учетную запись и карточку;
• Обеспечение реально существующих логических связей документов, созданных в разных приложениях и принадлежащих к разным потокам информации. Например, письмо, пришедшее административным или «канцелярским» потоком секретарю, может иметь логическую связь с инженерно-конструкторской документацией. Такая связь может быть отображена и файл письма «присоединен» к файлу чертежа (чертежей). Таким же образом, может осуществляться и аннотирование чертежей;
• Обеспечение логического объединения всей документации, независимо от потока в папку или раздел архива, относящийся, например к одному изделию, проекту;
• Обеспечение взаимодействия со всеми подсистемами комплексного решения — системы электронного архива и документооборота. Система обеспечивает взаимодействие с устройствами сканирования, тиражирования, хранения и пользовательскими приложениями, принятыми для работы с документами любых потоков на предприятии;
• Обеспечение поиска по заданным атрибутам или формируемым пользователем запросам любого документа;
• Обеспечение взаимодействия между пользователями посредством встроенной системы электронной почты с возможностью рассылки сообщений и вложенных документов;
• Обеспечение статусности документов. Система позволяет создать любое число любых статусов, которые могут иметь реальные документы предприятия;
• Обеспечение версионности документов. Система позволяет создавать и хранить несколько версий одного документа;
• Обеспечение подписи документа. Система имеет встроенную систему электронной подписи. Сведения о лице подписавшем документ, дате, времени подписи регистрируются в системе;
• Обеспечение маршрутизации документа. Система позволяет составить маршрут, указать его в способе обработки при регистрации нового документа. Способ обработки включает: условия перехода документа между пользователями, изменения статуса (например, в зависимости от результатов проверки), подписи, автоматическое создание версий (при необходимости), автоматическое создание извещений об изменениях (при необходимости), автоматическую рассылку документа следующему пользователю с автоматическим вложением документа или его версии, извещения об изменении, перемещением из одного раздела архива в другой (например, при присвоении статуса «Помещен на долгосрочное хранение»). Способ обработки (маршрут) может иметь любое число переходов, учитывать «возврат» не подписанного и не прошедшего проверку документа на доработку. Способы обработки составляются в соответствии, с имеемыми на предприятии;
• Обеспечение системы отчетов. Система позволяет формировать любые отчеты, необходимые, например, для анализа работы;
• Механизмы способа обработки, подписи, прохождения документа, отчетов, рассылок, извещений позволяют добиться соответствия процессов предприятия стандартам качества ISO.