Архивный сайт и пользователь

Источник: Архивы России

Тема взаимоотношений архивного сайта и его пользователей неисчерпаема. Во-первых, потому, что потенциально потребности пользователя в архивной информации более глубоки и многогранны, чем информационный ресурс всех архивных документов, во-вторых, вследствие интенсивного появления новых веб-сервисов и немедленного желания потребителей ими воспользоваться в поиске архивной информации. Оба эти обстоятельства побуждают внимательно взглянуть на взаимодействие пользователей и архивов в среде Интернета.

Отечественное архивное «сайтостроение» в целом еще не вышло из своей младенческой поры, и в это время особенно важно уточнять факторы его движения к пользователю, фиксировать проблемы и определять перспективы развития.

Прежде всего необходимо оценить возможности Интернета в общении архивов с пользователями, определить, что может предоставить архив пользователю через Сеть.

В конечном счете пользователю нужно от архива следующее:

1. ознакомиться с архивным документом в научных, образовательных, публикационных и т. п. целях — в этом случае результатом общения с архивом становится копия всего документа или его фрагмента;
2. получить архивную справку для практических нужд — начисление пенсии, получение льгот, подтверждение имущественных прав и т. п.;
3. саморазвитие — обогатиться какими-либо заранее не определенными сведениями в области истории (сюда же относится и обыкновенная любознательность).

Традиционно — до наступления эры Интернета — каждая из этих потребностей могла быть удовлетворена только при физическом посещении архива или выставочного зала, где экспонируются архивные документы. Интернет — теоретически, в идеале — может полностью исключить необходимость посещения пользователем архива. Практически же, то есть в настоящее время и в обозримой перспективе, Интернет может оказать весьма существенную помощь пользователю.

Пунктирно обозначим последовательность действий пользователя по перечисленным трем потребностям.

Итак, первая — ознакомление с архивным документом и получение его полной или частичной копии. Главную трудность в этом деле составляет поиск архивного документа. Прежде всего нужно определить, в каком архиве может храниться нужный документ. Пользователь должен обратиться за помощью к научно-справочному аппарату по архивным документам, т. е. к различного рода справочникам. Если общее описание состава и содержания документов конкретного архива показывает, что направление выбрано верно, то следует перейти к путеводителю по фондам этого архива, где в четко структурированной форме дана содержательная характеристика документов каждого фонда (и фондообразователя) с крайними датами документов, указаниями на фондовые включения и незадокоментированные периоды. При успешном итоге просмотра наступает черед архивных описей, по которым выбирается единица хранения (дело), в котором может оказаться искомый документ. И наконец, опять же если нужный документ найден, то можно сделать из него выписку или заказать изготовление копии.

Действительность далеко не всегда совпадает с этой схемой. Редкий архив имеет путеводитель по архиву. Путеводитель по фондам архива является обязательным справочником, однако: он гарантированно имеется только в самом архиве, с высокой вероятностью — лишь в некоторых библиотеках федерального уровня, в библиотеках специализированных вузов и научных институтов. Собственно, на этот круг библиотек (включая зарубежные) и рассчитывается тираж издания. Таким образом, поиск документа может остановиться на этапе поиска путеводителя. Учтем при этом, что справочник по комплектующемуся архивы устаревает (становится все менее полным, т. е. достоверным) с каждым годом, минувшим со времени подготовки рукописи путеводителя.

Конечно, описанный вариант поиска относится исключительно к неофитам, ибо всегда существует возможность обратиться за помощью к коллегам, почитать литературу на сходную тему, но это совершенно необязательно окажется полезным и может лишь усложнить схему поиска. Определившись с архивом, необходимо перейти к описям в читальном зале, заказать дела (не более десятка в одном требовании), и выждав некоторое время (не менее одного дня), приступить к просмотру документов. В случае удачи заказать копии.

Если искомый архив известен, существует альтернативный путь. Можно сделать заявку (в том числе и по почте) на выявление документов и изготовление копий. Подчеркнем — заявка должна быть направлена в конкретный архив, поскольку единой официальной «диспетчерской» по перенаправлению заявок не существует, равно как и по консультированию по вопросу, где предположительно могут храниться требуемые документы (в некоторой мере сейчас эту функцию выполняет Гостевая книга портала «Архивы России»). Также в «удаленном режиме» можно оплатить услуги архива и надеяться, что запрос пользователем сформулирован адекватно, понят архивистом правильно, а последние проявят рвение и прилежание в розыске документов, не дадут по ошибке отрицательный ответ, взяв деньги только за процесс выявлении, и не разорят, накопировав ненужные документы.
Посмотрим, какую роль может сыграть Интернет в поиске документов и получении копий.

В Интернете выставлены в настоящее время около 240 архивных справочников — примерно половина всех актуальных (т. е. не устаревших) изданных справочников. Тем самым частично снимается вопрос о поиске архива, в котором хранятся требуемые документы, и пользователь может быть избавлен от временных и денежных затрат на посещение ненужных ему архивов. Однако остается работа в читальном зале с описями — они пока почти не присутствуют в Сети, а переведено в электронную форму (т. е. проведена подготовка к выставлению) не более 0.3% описей.

Примем во внимание, что добраться в Интернете до размещенных в нем справочников бывает непросто. Более половины из них представлены на 41 сайте. Поэтому следует сначала найти архивный сайт, затем войти в раздел НСА и воспользоваться поиском по справочнику, если этот поиск существует (в противном случае применить поиск, встроенный в браузер). А после просмотра справочника повторить всю процедуру на другом сайте.

Лучше обстоит дело со справочниками, выставленными на портале «Архивы России». 38 справочников представлены в гипертексте, причем имеется поиск как по всему порталу, так и отдельно по каждому справочнику. Наиболее удобным справочным ресурсом в архивном Рунете является база данных «Путеводители по российским архивам», размещенная на этом же портале. В БД включено (в детально структурированном виде) содержание 60 путеводителей по фондам федеральных и региональных архивов, предусмотрен обычный и расширенный сквозной поиск по описаниям всех 103 тысяч фондов, содержащихся в ресурсе. Фактически БД является прототипом единого справочного архивного ресурса, который предстоит постепенно построить. В 2008 году в базу данных будет введена информация еще 21 путеводителя.

В недрах архивной отрасли созревает колоссальный информационный ресурс — Центральный фондовый каталог Росархива. С 1995 года государственные (федеральные архивы и госархивы субъектов РФ) и муниципальные архивы начали систематический ввод информации об архивных документах на уровнях фонд-опись-дело в унифицированную по отрасли базу данных «Архивный фонд». По состоянию на 01.01.2008 г. в системе работают все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. 211 региональных государственных архивов, 1246 муниципальных архивов. В объединенной БД содержится 620,0 тыс. описаний фондов, или 70,2% всех фондов, хранящихся в указанных российских архивах.

В ближайшее время предполагается приступить к размещению этого ресурса в сети Интернет.

Непосредственно копии (образы) архивных документов в Интернете в массовом порядке почти не размещаются (исключение составляет лишь подборка «Архива Коминтерна» — 1,3 млн. образов с доступом на платной основе), и этот сервис, несмотря на некомпетентные призывы оцифровать все содержимое архивов, даже не мыслится ни в какой реальной перспективе. Поскольку оценка затрат превышает всякое воображение.
Как представляется, в скором времени станет точечное изготовление и пересылка электронных копий документов в удаленном режиме — в развитых странах это давно практикуется. На этом пути препятствия чисто технического и организационного характера: слабая телекоммуникационная инфраструктура архивов, отсутствие организации проведения соответствующих финансовых операций.

Второе из перечисленных направлений взаимодействия с пользователями — получение пользователями различного рода архивных справок. Это огромная и все более обостряющаяся проблема. Процедура крайне трудоемкая для архивистов и болезненная для пользователей. Процесс подготовки справок в архиве полной автоматизации не поддается даже теоретически. Однако сначала пользователь должен опять же найти тот самый архив, в котором отложились касающиеся его документы. На практике этот поиск выливается для пользователей в письменные запросы и хождения по разным архивам, для архивистов — в объемную и нередко бесплодную переписку с отказами или переадресовкой. Справочная основа по документам такого рода («по личному составу») крайне слаба, каждый архив знает только свои документы и не может достаточно определенно переадресовать пользователя. В значительной степени острота вопроса может быть смягчена созданием единой базы данных по документам по личному составу (для начала хотя бы по федеральным архивам) и размещением ее в Интернете в открытом доступе. Здесь главная проблема не в технических или организационных решениях, а в необходимости силами архивистов выявить и систематизировать информацию обо всех организациях — источниках комплектования со всеми их переименованиями, переподчинениями, реструктуризациями (разумеется, с датами этих преобразований), отслеживанием передачи документов на разных этапах в различные ведомственные архивы и т. д. Работа предстоит очень большая, она фактически уже началась.

Наиболее простым и результативным представляется третье из перечисленных выше направлений предоставления архивной информации пользователям через Интернет — для саморазвития, удовлетворения интереса к истории, а также в целях патриотического воспитания. В Сети размещаются виртуальные выставки архивных документов, их каталоги, тематические подборки оцифрованных документов.

Самым крупным интернет-ресурсом такого рода является раздел (фактически — сайт) «Победа. 1941–1945» в структуре портала «Архивы России». Сайт содержит 1220 фотодокументов из собраний федеральных и региональных архивов, сгруппированных в тематические разделы и подразделы, именной каталог авторов (фотокорреспондентов) с биографическими справками. Сайт выполняет и функции тематического справочника: в нем содержатся описания всех коллекций военных фотодокументов российских архивов, ссылки на аналогичные отечественные и зарубежные проекты.

Таковы в самом общем виде главные направления виртуальной работы архивов с пользователями. Конечно, развивается и интернет-взаимодействие с пользователями в иных формах — консультации и рекомендации через Гостевые книги, обсуждение, подчас весьма содержательное и плодотворное, вопросов (действительно представляющих взаимный интерес) на форумах, размещение на сайтах методических рекомендаций и пособий, нормативных правовых актов, ведение и представление каталогов архивных справочников, рассылки новостей и объявлений.

Необходимо обратить внимание на некоторые факторы, препятствующие оптимальному служению архивов пользователям.

Многие сайты органов управления архивным делом, а также государственных архивов размещены на серверах региональных администраций. Как следствие — структура этих сайтов, их информационное наполнение регулируются регламентами и инструкциями, едиными для всех комитетов, служб, подразделений администрации субъекта РФ, то есть структурно и тематически наполнение раздела сайта архивной службы и, скажем, службы ЖКХ должны быть одинаковы, а всякое отклонение зачастую решительно пресекается. И на таких сайтах уже не появляются архивные справочники, архивные форумы, каталоги выставок и другая необходимая для пользователя информация. По-видимому, выходом из положения явилось бы принятие на уровне региональных администраций решений о том, чтобы архивных разделах учитывались Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (2001), разработанные Росархивом.

Выше были перечислены три направления взаимодействия с пользователем, вызванные потребностями самого пользователя. Но и у архивов есть своя потребность — популяризация архивного дела, создание положительного имиджа архивов.
Каков сейчас имидж архивов в обществе? Скорее всего — никакой, tabula rasa. Сейчас архивное дело громко звучит в СМИ в основном в случаях сенсационных находок в архивах. Мы, архивисты, рады любому упоминанию об архивном деле, но на заднем плане у обывателя возникает после таких публикаций впечатление, что архивисты сами толком не знают, что хранят, что учет и описание архивных документов грешат пробелами и неточностями.
В СМИ идет информационная борьба ведомств, корпораций — за место на журнальной и газетной полосе, на странице сайта, и мы в этом почти не участвуем. Мы пока не осознали, что у нас в распоряжении свои СМИ, даже сеть своих СМИ в виде архивных сайтов, с колоссальной потенциальной аудиторией. Дело за тем, чтобы размещать в наших СМИ то, что нам нужно, и побудить как можно большее число людей это читать. И внедрять в общество мысль о том, что именно с помощью архивов прививается «любовь к родному пепелищу, любовь к отеческим гробам».

С точки зрения формирования позитивного имиджа архивов становятся нетерпимыми казенщина в информационном наполнении сайтов, отсутствие публикаций ответов или даже пренебрежительный тон в ответах на вопросы пользователей в гостевых книгах, пустые разделы на сайтах, появление «ошибки 404».

Особенно важным представляется улучшение ведения гостевых книг как канала непосредственного общения с пользователем, как фактора формирования впечатления об архивах. Анализ гостевых книг показывает, что часто нарушаются простые и очевидные правила их ведения: непрерывность модерирования; оперативность, конкретность и вежливость ответа; публичность ответа; защита от автоматизированного спама; удаление спама.

Популяризация архивного дела среди пользователей, в обществе в целом, или в широком понимании термина — просветительство, разъяснение, создание позитивного имиджа — на первый взгляд занятие альтруистическое, из области благозвучных деклараций. На деле же это тектоническое движение с медленным, но сильным эффектом, в отдаленном итоге — через воздействие на общество, стимулирование общественного осознания фундаментальной роли архивов в государстве, формирование национальной идеи — принесет наиболее значительные прагматические результаты, выражающиеся, среди прочего, в материальных и финансовых категориях. Но эти плоды требуют долгих и кропотливых забот и созревают чрезвычайно медленно.

Архивы выполняют исключительно социальные функции, и поэтому есть надежда, что провозглашенный поворот к развитию социального государства создаст благоприятный климат для развития архивных сайтов.