Вступительное слово Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на открытии XVIII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота»
(Москва, 26 октября 2011 г.)
Тема открывающейся сегодня XVIII Международной научно-практической конференции не случайно посвящена проблемам оптимизации документооборота.
Время, которое мы переживаем, это время, когда магистральным путем в развитии делопроизводства во всем мире стали электронные технологии, это время практической реализации проекта электронного правительства в России, обеспечивающего новую форму взаимодействия органов государственной власти, граждан и организаций. Создание такого правительства возможно благодаря значительному повышению функциональных возможностей информационно-коммуникационных технологий, появлению необходимой технической и технологической инфраструктуры, реализации системы межведомственного электронного взаимодействия.
Проект электронного правительства требует усилий специалистов различного профиля, в том числе документоведов и архивистов. Росархив и ВНИИДАД принимали и принимают непосредственное участие в выполнении поручений Правительства Российской Федерации по созданию необходимой нормативной правовой базы, обеспечивающей организацию работы с документами в условиях ведомственного и межведомственного электронного документооборота.
Напомню некоторые вехи на этом пути. В 2009 г. Правительство Российской Федерации постановлением от 15 июня 2009 г. № 477 утвердило подготовленные при участии Росархива и ВНИИДАД Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Правила – нормативный правовой акт, устанавливающий единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, на основании которого каждый федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом. Правила – первый нормативный акт в сфере делопроизводства, установивший общий порядок работы с электронными документами. Вместе с тем за два прошедших года практика работы с электронными документами потребовала внести коррективы в Правила. Изменения, внесенные Постановлением Правительства Российской Федерации № 751 от 07.09.2011, ещё больше сфокусировали Правила на работу именно с электронными документами и образами (копиями) этих документов.
В этой связи необходимо напомнить, что на основании ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» все государственные органы и органы местного самоуправления должны организовывать своё делопроизводство в соответствии с Правилами, установленными для федеральных органов исполнительной власти. Учитывая то, что большинство частных организаций в своем делопроизводстве ориентируются на правила, устанавливаемые государством, можно без преувеличения сказать, что принятие обновленных Правил фактически определяет порядок делопроизводства в нашей стране.
В целях внедрения Правил Росархив утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. На протяжении трех последних лет нами проводится большая работа по согласованию таких инструкций и других нормативных актов ведомств, направленных на работу не только с документами на бумажном носителе, но и с электронными документами.
Важным этапом в развитии электронного документооборота стало распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее план мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.
Конечно, можно критиковать этот План за утопичность некоторых его мероприятий, в том числе из-за отсутствия необходимого финансирования. Но хотя бы в одном пункте план оказался полезен: он нацелил Росархив и все министерства и ведомства на разработку перечней документов, создание, хранение и использование которых в федеральных органах исполнительной власти должно осуществляться в форме электронных документов. Специальные рекомендации для этого Росархив утвердил своим приказом от 29.04.2011 № 32. Их суть проста: документы вечного (постоянного) хранения должны иметь хотя бы один подлинник (оригинал) на бумажном носителе; документы временного срока хранения в большинстве своем могут быть электронными документами.
Побочным, но важным результатом разработки таких перечней стал активизировавшийся процесс пересмотра ведомствами отраслевого состава документов. Это крайне полезно, поскольку после советской эпохи этим вопросам органы власти уделяли мало внимания, и теперь появилась возможность улучшить ситуацию.
Конечно, сегодня мы находимся далеко не на завершающей стадии внедрения электронного документооборота. Предстоит решить еще многие проблемы организационного, нормативно-правового, кадрового и технического характера. Для их решения потребуются скоординированные совместные усилия не только документоведов и архивистов, но и специалистов по IT-технологиям, а также юристов.
Надеюсь, участники конференции смогут откровенно высказаться по всем наболевшим сюжетам и темам, поделятся результатами своих изысканий и наблюдений, опытом достигнутого.
Тем самым мы еще на шаг продвинемся вперед в разрешении такой сложной системной проблемы, как эффективное управление документацией в информационном обществе.
Желаю конференции успешной работы.
