Привычки пора менять!
(в помощь специалистам исполняющим запросы граждан и организаций)
Внесение в повседневную работу чего-то нового, а уж особенно внедрение в работу автоматизированных технологий всегда сопряжено с изменением рабочих привычек, к которым порой вы привыкали годами и они вам казались самыми, что ни на есть, удобными.
Поверьте, наступит день, когда вы поймете, что не представляете организацию своей работы без помощи автоматизированной системы. А почему? Потому что она стала удобнее, эффективнее и значительно проще. Не бойтесь менять привычки, ведь к хорошему, как известно, привыкают быстро! Очень часто уже купив программу, процесс внедрения откладывается, и опять привычки, загруженность, нехватка времени...
Поэтому для тех, кто еще не имеет возможности изменить свою жизнь (и как ее составляющую - работу) к лучшему, и для тех, кто уже имеет, но никак не может найти для этого время, хотелось бы рассказать поподробнее, что непосредственно вы получите после небольших затрат на изучение, освоение и привыкание к вашему новому помощнику.
Работа специалиста исполняющего запросы граждан и организаций сложна, трудоемка и очень нужна! Поток обращений, как известно, растет: к традиционной почте добавилась электронная, в результате активной популяризации архивных документов и хорошей работы специалистов отдела использования, запросы теперь оставляют и в гостевой книге сайта, очередь желающих получать достойную пенсию в дни приема не уменьшается.
Как же упорядочить все эти потоки, как проконтролировать сроки исполнения обращений, как своевременно предоставить руководству отчет и в конце концов доказать, что вы работаете лучше всех, быстрее и достойны повышенной премии? Вопросов много - ответ один! Конечно, программа не решает всех проблем, документы все равно придется поднимать, листать и выписывать результаты поиска, но стать помощником она бесспорно может: избежать рутинных операций, таких как подготовка отчетов или копирование и сохранение файла ответа, систематизировать накапливающуюся информацию и многое другое.
Итак, используя в работе программу «Учёт обращений граждан и организаций» вы получаете:
- Автоматизированную регистрацию разных типов запросов в одном месте - это, прежде всего, удобно руководителю, который получает наглядную и полную картину по количеству, статусу исполнения обращений за любое количество лет. Для исполнителей - возможность отказаться от ведения бумажных журналов регистрации, ведь при необходимости можно вывести на печать любые списки запросов, в том числе и полученные в результате выборки.
- Автоматизацию работы специалистов, которые ведут прием посетителей либо дают консультации по телефону. Занеся в программу информацию о посетителе и цели его визита (звонка по телефону), в дальнейшем данные можно использовать в зависимости от результата посещения: зарегистрировать как запрос или учесть при подсчете количества оказанных консультаций, в том числе и по телефону.
- Своевременный контроль за исполнением запросов. Выделение запросов цветом позволит вам вовремя увидеть у каких запросов подходит срок исполнения, а у каких уже истек и не забыть про те, что находятся на контроле.
- Выявление повторов обращений и возможность создания дубль-запросов. Функция проверки позволит быстро, на этапе регистрации, просмотреть все запросы поступившие на этого человека, в том числе и за предыдущие годы. Это даст возможность либо просто продублировать ответ, либо создать дубль-запрос, в случае если суть обращения изменилась.
- Быстрый поиск безусловно поможет при ответе на звонок с вопросом о состоянии исполнения (особенно если организация запрашивает по исходящему номеру своего письма) или оперативного выявления пропажи.
- Выборку по создаваемым вами условиям. При формировании условий вы можете использовать различные комбинации полей, делать это нужно умеючи, тогда вы всегда сможете удивить руководство своей оперативностью при ответе на вопрос: «сколько запросов было исполнено по стажу и зарплате за последние 53 дня?» или «сколько генеалогических запросов поступило по электронной почте и из гостевой книги за прошлый год и они относились к фамилии Петров?.... и покажите мне ответы, пожалуйста!»
- Графические отчеты - вот что вам нужно... чтобы подтвердить свои ответы цветными диаграммами, причем продемонстрировав и количественные и процентные показатели, а так же наглядно доказать, что в прошлом полугодии вы исполнили больше всех тематических запросов!
- Табличные отчеты дадут полную картину состояния поступления и исполнения запросов всех видов, в том числе и по обращениям граждан через приемную архива, за любые промежутки времени и по каждому исполнителю в отдельности, теперь недельные отчеты создавать не только просто, но и приятно.
- Создание шаблонов ответов позволит навести порядок в образцах справок, унифицировать ответы и использовать их всеми исполнителями одновременно.
- Создание ответа на основе шаблона снимает нагрузку с исполнителя на нахождение подобного запроса, копирования, придумывания имени файла, сохранения, вставки реквизитов и текста ответа, остается только внести данные подтверждающие или опровергающие запрашиваемую информацию. Теперь вы быстро сможете открыть ответ прямо из списка запросов.
- И еще ряд полезных мелочей, таких как печать реестров корреспонденции, экспорт в Excel, резервное копирование, изменение условий для вывода на экран, строка состояния, ограничение доступа, отмена автоматической нумерации, ведение справочников, индивидуальные настройки и др.
Вот в этих операциях с нашей точки зрения и заключается автоматизация деятельности специалиста исполняющего запросы или просто ведущего регистрацию обращений граждан и организаций. И мы очень надеемся, что они вам помогут!
Если вы еще не попробовали программу в действии, скачайте с сайта демо-версию.
Если вы знаете то, чего не знаем мы, т.е. автоматизацию каких рабочих процессов мы упустили, то сообщите пожалуйста нам и мы обязательно внесем коррективы в свою программу.
Если вы думаете, что мы оставим вас наедине с программой после приобретения, вы ошибаетесь, мы очень ценим наших клиентов и оказываем им всяческую поддержку, потому что наша цель - сделать ваш труд более комфортным и эффективным.