Обеспечение сохранности электронных документов

Тихонов Владимир Иванович, к.и.н.
Директор Центрального архива документов
на электронных носителях Москвы

(Опубликовано: «Вестник архивиста». 2005. № 5–6)

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации («Электронная Москва», «Электронный Алтай», «Электронное Забайкалье», «Электронная Осетия», «Электронное приморье», «Электронный Татарстан»). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов — это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией; это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию, как это часто представляют поставщики специализированного программного обеспечения. Концептуально архив электронных документов (тем более государственный архив) ничем не отличается от традиционного. Это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем.

Несмотря на то что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д.

Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK)[1]. На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск)[2].

Опыт хранения электронных документов в России гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен.

Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала-середины 1990-х гг. В настоящее время любая крупная или средняя организация выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют каждодневное практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования как правило погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 1970–1980-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований[3].

Недавнее исследование по наличию информационных ресурсов в федеральных органах исполнительной власти, проведенное ВНИИДАД еще до начала административной реформы 2004 г., показало, что лишь немногие из них обладают неким подобием архива электронных документов (МНС, Государственный таможенный комитет, МЧС, Минимущество)[4]. В этих организациях только начинает развиваться нормативно-методическая база такого архива организации, сами документы хранятся не на внешних носителях, а на сервере. Не лучше ситуация в органах власти и организациях субъектов федерации.

Федеральное архивное агентство РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. В последние годы в регионах были созданы специализированные архивы, предназначенные для хранения электронных информационных ресурсов:

— Государственный архив электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары;
— Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ);
— Центр электронной документации Республики Калмыкия.

В настоящее время в Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ) ведется работа по приему из Госкомстата информационной системы с электронными образами переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г.

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (22 октября 2004 г. № 125-ФЗ) лишь обозначает включение электронных документов в Архивный фонд РФ. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в «Основных правилах работы организаций» (2002)[5], «Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (проект, 2003) и «Основных правилах работы с научно-технической документацией в архивах организаций» (проект, 2004).

Однако, несмотря на то что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в архивах, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов (обеспечении сохранности, учете, описании и т. д.). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.

Еще в 1980-х гг. в нашей стране был подготовлен ряд ГОСТов, касающихся оборота и хранения машиночитаемых документов:

— ГОСТ РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985.
— ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985.
— ГОСТ 28388–89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1990.

Однако эти ГОСТы морально и технологически устарели, так что в полном объеме их применение невозможно.

В 2004 г. во ВНИИДАД подготовлен проект «Рекомендаций о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов», которые подробно касаются большинства проблем архивного хранения электронных документов. Но эти рекомендации находятся пока что в стадии апробации.

Одной из самых детальных методических разработок в области архивного хранения электронных документов является «Регламент работы ЦАДЭНМ с документами электронными на электронных носителях», который разрабатывался в течение 2003—2005 гг. и в рецензировании которого приняли участие многие специалисты государственных архивов и вузов России и Белоруссии.

Среди зарубежных практических разработок следует в первую очередь отметить «Model Requirements for The Management of Electronic Records. European Communities, 2001» (Европейская Комиссия. Рекомендации по управлению электронными документами), которые затрагивают организацию работы с электронными документами как на этапе делопроизводства, так и в архиве. Условия и режимы хранения носителей с электронной информацией регламентируются следующими стандартами Международной организации по стандартизации (ISO):

— ISO 18921. Imaging Materials. Compact Disc (CD-ROM). Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Компакт-диски CD-ROM. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).
— ISO 18923:2000. Imaging Materials. Polyester-Base Magnetic Tape. Storage Practices (Полиэфирные магнитные ленты. Правила хранения).
— ISO 18925:2002. Imaging Materials. Optical Disc Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения).
— ISO 18926. Imaging Materials. Life Expectancy of Information Stored on Magneto-Optical (MO) Discs. Method for Estimating, Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Долговечность информации, хранящейся на магнитооптических дисках. Метод оценки, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).
— ISO 18927:2002. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Материалы для получения изображения. Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).
— ISO 18933. Imaging Materials. Magnetic Tape. Care and Handling (Магнитная лента. Хранение и обращение).

Одна из первых проблем, связанных с организацией архивного хранения электронных документов, терминологическая: что, собственно, такое «электронный документ»?

Согласно федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (2002) «электронный документ» — это «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995) трактует понятие «документ» как — «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», а «информационный ресурс» как «отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

При этом следует учитывать, что электронный документ может состоять из одной или нескольких частей файла, целого файла или нескольких файлов, к которому/которым относятся общие реквизиты, удостоверяющие его аутентичность и гарантирующие проверку целостности. Реквизиты же электронного документа могут быть представлены как в электронно-цифровой форме (метаданные, электронная цифровая подпись, электронные коды аутентификации и т. п.), так и в документе на бумаге (удостоверяющий лист, оформленный согласно ГОСТ 6.10.4–84 и ГОСТ 28388–89).

То есть электронный документ может быть представлен в виде отдельного файла (текстового или графического), совокупности файлов (когда к файлу с основным текстом документа «прикрепляются» файлы с электронно-цифровыми подписями, электронными сертификатами ключей подписи и другими приложениями), а также в виде отдельной записи в базе данных. При определенных условиях электронным документом можно назвать целую базу данных (например, когда она выступает в качестве аналога журнала или книги регистрации и учета каких-либо объектов или субъектов).

Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации, реквизитов и носителя информации. Следует, однако, учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать «документом», когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

Можно сказать, что информационная природа «электронного документа», выражается в том, что при определенных условиях использование информации документа становится феноменом более долговечным и надежным, чем использование носителя, на котором она закреплена. В долговременной перспективе обеспечение сохранности и доступа именно к информации, а не к носителю, — единственная возможность сохранить электронные документы на века.

Отмеченные особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:
— обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
— обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
— обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном или архивном носителях). Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, от предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, от характера производства самих носителей и предполагаемых режимах их хранения, от требований по обеспечению аутентичности документов. Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине, при организации долговременного хранения электронных документов, следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22–25 рублей.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10–15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т. к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10–15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. С другой стороны, в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R[6]. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R, или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации. Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей[7].

Как видим, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом так же следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23–25 °C потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели чем влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5°С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток.

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23 °C (ISO 18923), для оптических дисков — +25 °C (ISO 18927), при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура — +17–19 °C, относительная влажность — 50–55%. При таких условиях срок хранения дисков CD-R можно оценить в 20 лет.