Методологические аспекты управления электронными документами

Ларин М.В.
доктор исторических наук, профессор,
директор Всероссийского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела

В начало

Европейский опыт разработки требований к управлению электронными документами

1. Европейские Типовые требования к управлению электронными документами

Model Requirements for the Management of Electronic Records (сокращенно — MoReq)

Система управления электронными документами (СУЭД)

СУЭД не может быть эффективна, пока она дублирует бумажный документооборот.

Технически безбумажный документооборот возможен. Возникает вопрос доверия к СУЭД.

Внутри: Руководство Исполнители	Внешнее окружение: Контрагенты Компетентные органы
Доверие к поставщику ПО,  службе ИТ - внутренний регламент	Нужно формальное подтверждение - СЕРТИФИКАТ

Сертификация АСЭД

Сертификация СУЭД

Способом создания доверия к системам управления электронными документами является их сертификация.

Сертификация должна опираться и на четкие общепризнанные критерии оценки функциональных возможностей системы.

У нас в стране таких инструментов пока не выработано.

Что дает сертификация?

Для потребителя:

• Гарантия качества продукта
• Возможность предъявить электронный документ как доказательство

Для производителя:

• Конкурентное преимущество
• Доступ на регулируемые рынки

История создания MoReq

1996 г. — Форум DLM (сокращение от французского «Données Lisibles par Machine» — «машиночитаемые документы»). Форум DLM действует на основе решения Совета Европы от 17.06.1994.

Разработка типовых требований была поручена European Commission Enterprise DG’s Interchange of Data between Administrations (IDA).

По результатам открытого конкурса разработка требований (под названием «спецификация») была выполнена компанией Cornwell Affiliates plc (Великобритания) в 2001 г.

MoReq широко использовалась как в Европе, так и за ее пределами. В связи с развитием информационных технологий, повлиявших на распространение и использование электронных документов, была подготовлена новая версия MoReq -MoReq2, утвержденная в начале 2008 г.

MoReq2 учитывает технологические изменения, новые стандарты и опыт, накопленный за последние годы.

MoReq2 представляет собой эволюционное обновление первоначальной версии MoReq.

MoReq2 — не первая спецификация…

MoReq2 это: … «стандарт» который объясняет, что система управления электронными документами обязательно должна делать.

Структура MoReq2:

Базовый модуль MoReq2

• ВВЕДЕНИЕ;
• ОБЗОР ТРЕБОВАНИЙ К СУЭД;
• СХЕМА КЛАССИФИКАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛ);
• УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ И БЕЗОПАСНОСТЬ;
• ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОТБОР И ПЕРЕДАЧА;
• ПРОЦЕСС РЕГИСТРАЦИИ И РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;
• ИДЕНТИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОБЪЕКТОВ;
• ПОИСК, ИЗВЛЕЧЕНИЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ;
• АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ.

Опционные модули MoReq2

• Управление делами и документами на материальных носителях (неэлектронными);
• Выведение документов на материальных носителях из обращения;
• Управление документами и работа в сотрудничестве;
• Интеграция с системами управления содержимым;
• Электронная подпись, шифрование, управление правами на цифровую интеллектуальную собственность;
• Интеграция факса и др.

В MoReq2 также включены:

• ТРЕБОВАНИЯ К МЕТАДАННЫМ (принципы, основные требования к метаданным);
• СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ (глоссарий, модель «Сущность-Связь», модель управления доступом).

Основные положения MoReq2

MoReq2:

• основывается на международных стандартах, в частности, на ИСО 15489–1:2001;
• создает условия для тестирования и сертификации программного обеспечения;
• основное внимание уделяет функциональным требованиям к системам управления электронными документами;
• основана на принятых и проработанных документах;
• может применяться в государственных и негосударственных организациях, имеющих намерение внедрить СУЭД или желающих оценить возможности используемых ими систем;
• имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики;
• не распространяется на документы на материальных носителях (бумаге и др. аналоговых носителях — микрофишах, аудиокассетах и др.);
• для управления документами на материальных носителях СУЭД должна быть способна регистрировать и управлять метаданными о них.

Тестирование на соответствие MoReq2

3.4.25.	СУЭД обязательно должна быть снабжена средствами построения отчетности для предоставления статистики лицам, выполняющим роли администраторов по всем аспектам деятельности в схеме классификации, включая число и размеры классов, дел, томов, разделов или документов, созданных, закрытых или удаленных за данный период.	Д
3.4.26.	СУЭД должна предоставлять возможность построения отчетов “на лету” по всем аспектам работы со схемой классификации.	В
3.4.27.	Любой пользователь, работающий с классом, делом или документом, обязательно должен иметь возможность изучения содержания этого класса, дела или документа, или другими словами, метаданных и родительского дела или класса(ов); и должен иметь возможность перемещаться к этим родителям из класса, дела или документа.	Д

Требования MoReq2: тестируемость

• Тестируемые формально (ПРИМЕР: СУЭД должна позволять иметь по крайней мере четыре иерархических уровня в схеме классификации)
• Не тестируемые (ПРИМЕР: СУЭД должна поддерживать схему классификации деловой деятельности организации)
• Частично тестируемые (ПРИМЕР: СУЭД не должна ограничивать число уровней в иерархии)

Универсальный характер MoReq2

Спецификация имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики.

НО: в MoReq2 предусмотрена так называемая «нулевая глава», позволяющая каждой стране, применяющей типовые требования, описать в ней требования, отражающие национальные особенности применения систем управления электронными документами.

Терминология MoReq2

Глава 2 — основные термины и их определения, используемые в рамках данной спецификации, с соответствующими пояснениями.

Глава13 — «Глоссарий» — все термины, используемые в спецификации.

Термины, включенные в ИСО 15489, даны в определениях данного стандарта.

Центральные понятия:

• официальный документ (record),
• неофициальный документ (document),
• компонент документа,
• дело (в нескольких значениях),
• система управления документами и др.

Процесс регистрации (capture) — обозначает весь комплекс действий при включении документа в систему, в том числе заполнение РК, сканирование и размещение электронного документа в СУЭД.

Аналогичного столь широкого термина для обозначения этого комплекса действий в российской практике нет. Термин наиболее часто используется в значении размещения документа в СУЭД и сохранения ценной информации его метаданных.

Метаданные документа

Метаданные (metadata) — информация, описывающая контекст, содержание, структуру документов и процесс управления ими (по ИСО 15489).

Документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции совершаемые с документом в процессе деловой деятельности (ИСО 15489, п. 7.2.1.)

MoReq2 устанавливает минимальные требования к составу метаданных, при этом, согласно MoReq2, СУЭД не должна устанавливать никаких практических ограничений на число элементов метаданных.

Приложение 9. Модель метаданных

2. Опыт Республики Польши по созданию архивов электронных документов

Нормативная база

• Закон от 18.02.2001 «Об электронной подписи»;
• Закон от 17.01.2005 «Об информатизации деятельности органов, осуществляющих публичные функции».
• Закон от 14.07.1983 «О национальном фонде Республики Польша и архивах»;

Постановления Совета Министров:

• «О минимальных требованиях, предъявляемых к телеинформационным системам» (11.10.2005) ;
• «О минимальных требованиях по отношению к публичным реестрам и обмену информацией в электронном виде» (11.10.2005) ;
• «Об организационно-технических условиях доставки электронных документов субъектам публичной деятельности» (29.09.2005) ;

Распоряжения министра внутренних дел и администрации:

• «О технических требованиях, предъявляемых к форматам записи и машинным носителям данных, на которых зафиксированы архивные документы, передаваемые на хранение в государственные архивы» (02.11.2006);
• «По вопросу об обязательных элементах структуры электронных документов» (30.10.2006);
• «О подробных правилах электронного документооборота» (30.10.2006);
• «О составлении и доставке писем в электронном виде» (27.11.2006).

 

Перечисленные документы создали конкретные условия для применения электронных документов в деятельности «публичных админист-раций» (государственных органов).

Распоряжение министра внутренних дел и администрации от 30.10.2006 «О подробных правилах электронного документооборота» принято по соглашению с Генеральной дирекцией государственных архивов Польши.

Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах электронного документооборота» принято по соглашению с Генеральной дирекцией государственных архивов Польши. Документ устанавливает правила долгосрочного хранения электронных документов и отношения организации-источника комплектования и государственного архива.

Наиболее важные положения

1. Создание, оборот электронных документов и их метаданных ведётся с использовании информационной системы.
2. Электронные документы должны иметь определённую законодательством структуру (обязательные элементы структуры).
3. Электронные документы существуют только в связи с их метаданными.

В распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах электронного документооборота» установлены требования к информационной системе:

• обеспечивает целостность содержания документов и их метаданных,
• предохраняет документы от несанкционированного удаления документов из системы,
• обеспечивает бесперебойный и эффективный доступ к документам и поиск документов;
• предоставляет возможность прочесть метаданные любого документа;
• идентифицирует пользователей и документирует изменения, вводимые ими в документы и метаданные;
• обеспечивает контроль за доступом пользователей к документам и метаданным;
• предоставляет возможность воспроизведения документов, созданных в информационной системе;
• сохраняет структуру документов и метаданных, установленную нормативными актами;
• обеспечивает воспроизведение хода дел;
• поддерживает действия, связанные с классификацией, систематизацией и группировкой документов в дела на основании номенклатуры дел;
• поддерживает и документирует процесс уничтожения документов временного хранения;
• поддерживает действия, связанные с подготовкой документов постоянного хранения и метаданных к передаче на хранение в государственный архив;
• предоставляет возможность получать и пересылать документы в другие информационные системы.

Хранение электронных документов

Срок хранения документов по месту создания до передачи на постоянное хранение в государственный архив:

• документов на бумажном носителе — 25 лет,
• электронных документов — 10 лет.

Первые электронные документы начнут поступать на хранение в государственные архивы после 2016 г.

Хранение электронных документов в государственном архиве должно осуществляться в информационной системе (ИС) государственного архива.

Передача документов организацией-фондообразователем должна осуществляется по информационно-телекоммуникационным каналам, т. е. из ИС организации (органа власти) в ИС государственного архива.

Информационная система государственного архива

ИС разработана по договору польской фирмой — разработчиком программного обеспечения.

Центральный комплекс ИС установлен в Генеральной дирекции гос. архивов Польши, периферийные комплексы — в управлениях воеводств.

В конце 2006 г. было проведено тестирование системы (экспериментальная проверка), в котором принимали участие:

• Правительство города Ченстохова
• Правительство города Хожува
• Генеральная дирекция государственных архивов Польши.

Тестирование прошло успешно.

Передача электронных документов на государственное хранение

Электронные документы передаются:

• в формате, в котором они созданы и хранились в делопроизводстве;
• вместе с метаданным, записанными в XML-формате;
• для передачи электронные документы формируются в «архивную пачку», или «архивную посылку».

Передача электронных документов на государственное хранение

Архивная пачка — несжатый файл *.tar, совокупность трех папок:

• Документы
• Метаданные документов
• Дела (опись дел)

При формировании архивной пачки:

• одному электронному документу отвечает только один файл XML с метаданными;
• Заголовок документа такой же, как у файла, содержащего метаданные документа в XML-формате;
• папка «Дела» содержит метаданные дел или других групп документов.

Архивная пачка, включающая три папки, подписывается ЭЦП и содержит контрольное число.

Передача электронных документов на государственное хранение

Для передачи электронных документов создаются электронные почтовые ящики:

• в государственном органе;
• в государственном архиве;
• в техническом архиве;
• в ИС («суперящик»).

Архив государственного органа формирует приёмо-сдаточный акт на архивные электронные документы (в виде файла XML с определенной структурой).

Процесс передачи (схема)

Диаграмма процесса ввода архивных документов
в ИС

Процедура передачи электронных документов на хранение в государственный архив

1. Орган гос. власти готовит опись дел по электронным документам и по информационно-телекоммуникационной сети передает в гос. архив.
2. ИС гос. архива проверяет опись с технической точки зрения. Если в ней не обнаружено ошибок, опись проверяется и согласовывается государственным архивом. Процедура передачи электронных документов на хранение в государственный архив
3. ИС направляет в орган власти уведомление об одобрении описи;
4. Орган государственной власти, получив информацию об одобрении описи, готовит «архивную пачку» (документы, метаданные, дела) для передачи на хранение в государственный архив, готовит приёмо-сдаточный акт; Процедура передачи электронных документов на хранение в государственный архив
5. «Архивная пачка», подписанная ЭЦП, с контрольным числом пересылается по ИТК в гос. архив (технический архив) на хранение.
6. Технический архив проверяет полученную архивную пачку на соответствие полученных материалов контрольной сумме (контрольному числу), приёмо-сдаточному акту, правилам записи метаданных;

В государственном архиве (техническом архиве) поступившие электронные документы помещаются на хранение.

Весь информационный обмен, включая передачу описей на документы, приёмо-сдаточных актов и самих документов осуществляется по ИТК. Документы заверяются ЭЦП.

В ИС реализованы функции поиска документов, доступ предоставляется уполномоченным лицам.

Благодарю за внимание.

larin@vniidad.ru

www.vniidad.ru