Архивные услуги онлайн: от теории к практике
(Выступление А.Кияшкина на Всероссийском научно-практическом семинаре-совещании "Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития" (23-24 мая 2008 г., Левково, Московская область))
В прошлом году на первом семинаре подобного рода в нашей стране мы, будучи еще сотрудниками Государственного архива Пермской области, собирались продемонстрировать систему фондового Web-каталога в действии. Увы, по техническим причинам нам не удалось этого сделать, но позднее мы разместили ее на сайте ГАПО, где многие из присутствующих могли с ней познакомиться. Для тех, кто не знаком, поясню: система представляет собой каталог фондов, содержащий описание фондов, историческую справку, а также описи с их полным содержанием.
Конечно, тогда система была еще достаточно «сырая», но, даже несмотря на это, смогла в короткий срок стать очень популярной среди посетителей сайта. Надо заметить, что мы не принимали никаких действий по привлечению внимания к ней, поскольку она была еще на стадии тестирования. Тем не менее, цифры говорят сами за себя: до внедрения системы средняя посещаемость сайта составляла около 75 человек в сутки, через пару месяцев после внедрения возросла до 100 с лишним. Это при том, что на страницах самой системы счетчиков не было, и, часть посетителей, попавших на них из поисковиков, скорее всего, осталась не учтена. К слову, количество страниц, проиндексированных поисковыми машинами, возросло более чем в 40 раз и достигло 150 тысяч.
Данные для Каталога были получены из программы «Архивный фонд». С этим были связаны проблемы, возникшие при конвертации: несоответствие дат, количества листов, повтор описей, ошибки в тексте. В результате проверок информация была выверена и перенесена в Каталог. Это около 2130 фондов, 3100 описей и порядка 450 000 единиц хранения, что составляло приблизительно 45% от общего количества дел в архиве. На наш взгляд очень важно иметь на сайте целостную картину, т.е. постоянно обновляемую информацию по всем хранящимся документам в архиве. Мы подсчитали, что если приложить усилия для заполнения оставшейся части заголовков дел, достаточно будет одного года для 7 человек или менее 130 т.р., если привлекать операторов со стороны.
Теперь посмотрим, что мы имеем сегодня. Прежде всего, это рубрикатор фондов, сформированный на основе Путеводителя по фондам ГАПО, Том 1, Фонды до 1917 года. По советскому периоду рубрикатор основан на справочнике по фондам ГАПО 1997 года издания, новые фонды были классифицированы сотрудниками ГАПО специально для каталога. С помощью него посетитель-исследователь может легко выбрать нужный фонд согласно необходимой тематике и продолжить поиск именно в нем (Поиск по фонду, поиск по рубрике). Поиск теперь допускает не полное соответствие запросу, а с учетом морфологии русского языка, т.е. найденные слова могут иметь другое окончание. Конечно, возможен поиск и только на точное совпадение.
Кстати, поисковые запросы представляют собой достаточно интересную информацию для анализа. С их помощью мы можем выяснить, что же больше всего интересует исследователей, а также составить рейтинг востребованности фондов. Вполне возможно, он мог бы быть полезен при выборе приоритетных фондов для оцифровки.
К информации из «Архивного фонда» мы добавили также некоторые тематические базы данных, такие как фонд печатных изданий. Там содержатся сведения о более чем 50 000 изданий, находящихся на хранении в ГАПО. Планируется возможность предпросмотра оцифрованных образов фотодокументов.
Уже сейчас система позволяет отбирать заинтересовавшие дела и заказывать их на сканирование или в читальный зал. Также можно запросить дополнительные сведения о документах. Для этого необходимо ввести свою контактную информацию и система автоматически сформирует запрос или заказ. Если заказ платный, то Вам будет предоставлена информация о стоимости его исполнения, а также возможность распечатать счет для оплаты через банк. Тем самым решается проблема нехватки места в читальном зале, а также снимается часть нагрузки со специалистов. Да и исследователям наверняка удобнее просмотреть опись через интернет, а в читальном зале поработать непосредственно с интересующими их документами.
За ходом исполнения запроса (заказа) также можно следить непосредственно на сайте. Обо всех изменениях в статусе запроса система будет уведомлять вас по электронной почте.
Привлечение все большего количества пользователей к системе естественно повышает количество обращений и запросов в архивы с одной стороны и влечет затраты на отслеживание системы учета и контроля исполнения заказов с другой. Но при этом запросы, поступающие посредством системы, более конкретные, исполнение которых, как правило, сводится к проверке запрашиваемых сведений в отдельно взятом деле.
Для контроля же над этими информационными потоками мы собираемся провести интеграцию между представленной системой и нашей программой для учета обращений граждан и организаций в архивные учреждения.
Таким образом, предоставление услуг онлайн весьма актуально для архивной отрасли, Интернет-сервисы активно появляются на разных ресурсах, но очень редко можно встретить осуществление контакта после подачи запроса, в основном дальнейшее общение происходит по электронной почте, мы же хотим предоставить возможность пользоватеям следить за ходом исполнения его заказа. Сейчас сложно сказать, подготовлен ли пользователь к такому способу получения информации. Насколько это будет востребовано и эффективно, мы узнаем на следующем семинаре.
