Электронный архив

Евгений Ерофеев

Как правильно организовать «умное» хранилище

Выживем мы или погибнем — зависит от того, как хорошо справятся со своим делом библиотекари.
Р. Хайнлайн

Спасение от «бумажных завалов»

Как правило, автоматизации учета и управления подлежит лишь небольшая часть корпоративной информации. В основном это неструктурированные данные, хранящиеся в виде отдельных файлов (офисные документы, отсканированные изображения, факс-сообщения, аудио- и видеоклипы, электронная почта и т. п.). Да и многие структурированные данные зачастую хранятся в виде неупорядоченных наборов файлов, электронных таблиц или файлов настольных СУБД.

В результате мощные серверы начинают напоминать огромную свалку электронной макулатуры, пылящейся в ожидании лучших времен. Забытые ресурсы давно ушедших сотрудников, хранящие дела давно минувших дней, коварным образом поглощают те крохи полезной информации, которая нужна здесь и сейчас. Ни один системный администратор, будучи в здравом уме и твердой памяти, не рискнет наводить в ней порядок.

При другом варианте, когда информация сохраняется на локальных дисках сотрудников, возникает проблема инвентаризации хранимой информации, а также ее преемственности в случае групповой работы, временного или постоянного отсутствия сотрудника.

И здесь мы вправе задать руководителю вопрос: а кто является владельцем информации в компании? Ваш сотрудник или все-таки организация, на которую он работает?

Многие руководители предприятий видят решение этих проблем во внедрении системы автоматизации делопроизводства (САД) или системы электронного документооборота (СЭД), что часто объединяется в одну аббревиатуру — САДД.

Однако стоит задуматься: какой части информации касается подобная автоматизация? Наш многолетний опыт показывает, что ОРД составляет лишь двадцатую часть общего объема информации, остальное — рабочая документация, которая никогда не дойдет до канцелярии. Значит ли это, что она не важна? Конечно, нет. Мы даже склонны думать, что именно эта информация и является основой, своего рода корпоративной памятью, интеллектуальной составляющей организации.

САДД оказываются малоэффективными еще и потому, что автоматизируют главным образом только бумажный документооборот и основную роль в них играет не содержимое документа, а запись о нем в виде регистрационной карточки (РК). СЭД ориентированы главным образом на движение документов в рамках автоматизируемых деловых процессов. Но для этого необходимо сначала обеспечить эффективное хранение электронных документов. Производители САДД стараются устранить эти недостатки, давая пользователям возможность присоединять к РК абстрактные электронные образы документов в виде файлов и интегрируя офисные приложения со своей системой. Однако, поскольку основной единицей хранения оказывается по-прежнему не сам документ, а запись о нем, переход на электронную форму работы невозможен даже в далекой перспективе.

Решение этой проблемы возмоы, что подразумевает два основных аспекта: применение механизмов интеграции структурированных данных и формирование единых хранилищ неструктурированной информации. Наша статья посвящается последнему.

Все документоориентированные системы подразделяются на две большие части: специализированные прикладные системы (системы электронного документооборота и делопроизводства, управления договорами, ERP и др.) и корпоративные хранилища документов.

Данная статья посвящена системам класса Document Management (DMS), что в переводе на русский язык звучит как система управления документами (СУД), или электронный архив, хранилище документов. Поскольку слово «архив» относится к делопроизводственной области, а «хранилище» чаще всего применяется в контексте OLAP и ETL-систем, то в данной статье во избежание путаницы мы будем употреблять термин «библиотека». Таким образом, задачу, которая решается с помощью систем класса DMS, мы определим, как создание единой электронной библиотеки документов.

Создание такой электронной библиотеки (ЭБ) позволит существенно повысить эффективность работы функциональных специалистов — инженеров, юристов, технологов, аналитиков и всех других сотрудников, деятельность которых подразумевает работу с содержанием документов.

В данной статье мы рассмотрим функции современных электронных библиотек и технологии, составляющие их основу.

Каким должно быть «умное» хранилище

Чтобы понять, каким должно быть «умное» хранилище, сформулируем основные цели его внедрения:

• обеспечение сохранности интеллектуальных информационных активов предприятия, состоящих из неструктурированной информации;
• повышение эффективности работы пользователей, создающих документы и использующих их в своей повседневной работе;
• снижение расходов на IT.

Интеграция документопотоков

Для обеспечения сохранности информационных активов все источники неструктурированной информации должны быть интегрированы с ЭБ. Выделим основные виды неструктурированной информации предприятия:

• внутренние документы, которые создают сотрудники предприятия;
• входящая и исходящая корреспонденция в виде электронной и обычной почты, факсимильных сообщений и т. п.

Основным источником информации являются сами сотрудники компании. Все создаваемые ими документы должны храниться только в единой электронной библиотеке и быть централизованно управляемыми. Таким образом, ЭБ позволяет отделить интеллектуальный информационный актив от непосредственного создателя, сделав его достоянием предприятия. Это обеспечит, во-первых, сохранность интеллектуального актива в условиях кадровой текучки и разрушительных явлений, как, например, выход из строя рабочей станции сотрудника, во-вторых, его доступность для всех заинтересованных участников деловых процессов предприятия.

Интеграция с настольными приложениями

Сохранность интеллектуальных информационных активов может бытго фактора и устраняющими необходимость в малоэффективном административном регламенте. Как показывает практика, здесь не поможет никакой устав, требующий помещения в библиотеку каждого нового документа.

Одной из основных технологий является интеграция с настольными приложениями, с которыми работают пользователи. Такая интеграция скрывает локальную файловую систему от пользователя и взамен предоставляет возможность хранить документы в ЭБ.

В самом простом случае интеграция заключается в следующем:

• при создании нового документа пользователю предлагается создать его на основе шаблона, загружаемого из ЭБ;
• при сохранении нового документа вместо стандартного окна на локальном диске отображается форма регистрационной карточки, которую пользователь должен правильно заполнить;
• при попытке открыть документ из настольного приложения вместо стандартного окна выбора документа пользователю отображается форма извлечения документов из ЭБ.

Подобным образом должны быть модифицированы все функции приложения, которые предполагают открытие и сохранение документа. Это может быть вставка в документ рисунка, экспорт в другой формат, сравнение документов и т. д.

Промышленные системы ЭБ позволяют интегрировать практически любые настольные приложения, даже не имеющие встроенных механизмов интеграции.

У пользователя может возникнуть вопрос по поводу доступа к его личным документам. Любой сотрудник должен понимать, что независимо от места хранения документа — на локальном диске или в ЭБ системный администратор легко установит, чем занимается. Чтобы быть уверенным, что личные документы никто, кроме их создателя, не прочтет, достаточно задать соответствующие права доступа. Конечно, сохранение личных документов в определенной степени «засоряет» оперативный электронный архив, но при четком отделении их от служебных документов соответствующими реквизитами эта проблема разрешима.

Широкий выбор различных видов интеграции с настольными приложениями — пассивная, активная, строгая активная — позволяет обеспечить индивидуальный подход к каждому пользователю.

При пассивной интеграции приложения работают в обычном режиме — с локальными дисками, а функции по работе с ЭБ присутствуют в виде дополнительных пунктов меню.

Активная интеграция подразумевает работу с ЭБ, но пользователь может работать с локальными документами, испытывая некоторые неудобства только из-за необходимости совершить несколько дополнительных щелчков мышью.

Строгая активная интеграция запрещает пользователю сохранять документы куда-либо кроме ЭБ.

Удобство для пользователя

Электронная библиотека позволяет пользователю сосредоточиться только на содержании документа, избавляя его от массы других забот: как назвать документ и куда его поместить, чтобы потом быстро его отыскать; как обеспечить коллегам доступ к документу для его дальнейшего использования или обсуждения; как обеспечить сохранность и защиту от несанкционированного доступотать с документами; как работать с несколькими версиями одного документа и т. д.

Кроме того, немаловажными аспектами этого вопроса являются эргономичность и персонализация интерфейса, удобные поисковые возможности.

Поиск

Большие объемы хранимой в ЭБ информации требуют возможностей не только атрибутивного, но и полнотекстового поиска с учетом лингвистических особенностей русского языка, создания сохраненных запросов, доступа к своим последним документам одним щелчком мыши.

Интеграция со службами электронных коммуникаций

Современные электронные библиотеки предоставляют средства интеграции с электронной почтой, которые позволяют пользователям импортировать в библиотеку почтовые сообщения и вложенные в них документы. Интеграции с ЭБ подлежат как почтовые клиенты, так и сами почтовые серверы.

При интеграции с почтовым клиентом используются все типы интеграций — от пассивной, когда пользователь сам принимает решение о помещении сообщения в ЭБ, до строгой активной, когда пользователь не сможет отправить сообщение, не поместив его в ЭБ.

Интеграция с почтовым сервером позволит в ряде случае снять с пользователя ответственность за сохранение важных сообщений в библиотеке. При этом вся почта как входящая, так и исходящая автоматически пропускается через набор фильтров, отбирающих почту, которую необходимо поместить в библиотеку. Отбор осуществляется по целому ряду критериев, включая почтовые адреса отправителей и получателей, тему сообщения, ключевые слова и др. Служба управления электронной почтой извлекает из сообщения все необходимые метаданные, позволяющие импортировать переписку и вложенные документы в связанном виде.

Для обработки факсимильных сообщений современные ЭБ применяют интеграции с популярными факс-серверами, при которых получателю доставляется ссылка на помещенный в библиотеку входящий факс.

Если входящей бумажной корреспонденции столько, что секретари, вооруженные планшетными сканерами, с ней не справляются, на помощь придут промышленные системы потокового ввода бумажных документов в сочетании с роликовым сканером. В непрерывном режиме они отсканируют, распознают, классифицируют и импортируют в ЭБ целые пачки бумажных документов. Самая распространенная из таких систем — Kofax Ascent Capture, интегрируемая с большинством известных на рынке ЭБ.