Программа «Комплектование архива»
Программное обеспечение «Комплектование архива» предназначено для автоматизации деятельности архива, связанного с комплектованием архива документами.
Программа призвана способствовать повышению качества учета источников комплектования, усовершенствованию контроля за условиями хранения документов в организациях и подготовкой документов на государственное хранение.
Функциональные возможности:
- учет деятельности сотрудников с организациями-источниками комплектования, коллекциями и фондами личного происхождения;
- систематизированное ведение списка организаций-источников комплектования;
- учет утраченных документов;
- выявление организаций-«задолжников» по описанию и передаче документов;
- учет документов, переданных на рассмотрение ЭПМК.
Учет организаций-источников комплектования и их деятельности по хранению документов и подготовке для передачи в архив включает в себя также хранение любых видов документов, в том числе:
- описи для разных видов документов (упр, л/с, МЧД, НТД, фото-, видео-, фоно), которые содержат дату, номер протокола комиссии архивного учреждения об утверждении/согласовании описи; количество дел; годы; номера дел в описи;
- номенклатур дел, которые содержат информацию о количестве дел, внесенных в нее, количество дел постоянного срока хранения, включенных в номенклатуру и количество дел, которые подлежат сдаче на постоянное хранение в государственные архивы;
- акты приема на хранение;
- списки утраченных документов;
- акты об уничтожении документов;
- приказы об ответственных за делопроизводство и/или архив;
- положение об ЭК и архиве;
- утверждение инструкций по делопроизводству;
- приказы об образовании ЭК;
- титульные листы;
- предисловия к описям;
- договора о сотрудничестве.
В программе также учитывается деятельность кураторов и сотрудников, ответственных за работу с источниками комплектования архива:
- описание условий хранения;
- проведение проверок и мероприятий в организациях;
- оказание консультаций;
- контроль за сроками описания и передачи документов;
- оформление описания и приема документов;
- ведение журналов документов, образующихся в организации при подготовке документов к передаче на государственное хранение,
- учет переименований организаций.
