Выступление на ЗНМС Приволжского федерального округа 15 июня 2022 г. в Нижнем Новгороде.
Представляем читателям также расширенную презентацию Единой Архивной Информационной Системы (ЕАИС, Система).
В статье будет представлен процесс движения к достижению, стоящих перед архивами задач, через последовательный переход от одного направления деятельности к другому, чтобы показать, как автоматизация тех или иных действий позволяет организовать работу более эффективно, за счет чего это происходит и, соответственно, как использование технологий помогает получить лучший результат в работе. В качестве помощника архивистам будет выступать программный комплекс ЕАИС.
Схема всей Системы сейчас выглядит следующим образом, автоматизация затрагивает почти все рабочие процессы, а также взаимодействие с внешними государственными системами, но мы будем рассматривать только несколько модулей, начиная с комплектования, затем направление учета, создание НСА, далее использование документов и затем обсудим результаты.
Комплектование
Начнем с направления по комплектованию архивов – рассмотрим работу с источниками комплектования и организацию работы экспертно-проверочной комиссии.
Каждый архив и его кураторы ведут в Системе полный учет деятельности организаций и физических лиц по подготовке к сдаче документов на хранение.
Кураторы заносят основную информацию об архиве организации, о составе документов, контролируют сроки описания и передачи дел, условия хранения, фиксируют историю переименований, проведение мероприятий, а также имеют возможность зарегистрировать описи и другие документы для рассмотрения их на ЭПК.
Если Система функционирует на региональном уровне, то таким образом, все архивные учреждения региона самостоятельно могут удаленно зарегистрировать описи или другие документы, прикрепить их электронные копии и отправить на рассмотрение комиссии.
В этом случае, члены комиссии также получают возможность для удаленной проверки зарегистрированных документов и описания своих замечаний и решений.
В дальнейшем, осуществлять прием документов и фиксировать Акты передачи можно уже будет по утвержденным и согласованным описям.
После подведения итогов заседания комиссии все отчеты и протоколы формируются автоматически по заведенным в Систему шаблонам.
Эффективность работы после автоматизации данного направления достигается за счет следующих результатов:
- более рационально использует свое время куратор, формируя наблюдательное дело организации в электронном виде;
- автоматически контролируются сроки описания и передачи;
- сокращается время на поиск описей любых организаций и результатов их рассмотрения;
- освобождается время секретаря на регистрацию документов для ЭПК;
- экономится время на подготовке отчетности и создания выходных документов ЭПК.
Итак, описи прошли рассмотрение и по ним был осуществлен прием документов. После этого опись необходимо загрузить в ПК АФ для формирования в учетной программе уровня заголовков дел. Сейчас наши клиенты используют для этого программу-конвертер для описей, перенесенных в формат Excel.
Из ПК АФ архив или орган управления самостоятельно конвертирует данные в ЕАИС в модуль «Архивный фонд». В этом модуле на каждом уровне выделение цветом записи, демонстрирует наличие отсканированных документов.
Сотрудники при этом могут работать с описями и делами в электронном виде, а также формировать заказы дел для своей работы.
В целях контроля за состоянием сохранности дел предусмотрен модуль «Плановые работы», где учитывается требуемая и проводимая работа по улучшению физического состояния дел.
Местонахождение дел в архиве отображается в модуле «Учет выдачи дел», где формируются списки дел для выдачи их по заказам, фиксируется момент подготовки к выдаче, выдача сотруднику и возврат дел в хранилище.
Эффективность в рассмотренном направлении это:
- сокращение времени поиска информации о документах и быстрый доступ к образам описей и дел;
- быстрое решение вопросов о местонахождении дел, автоматизированный контроль возврата дел в хранилище;
- автоматизированный учет работы по улучшению физического состояния дел.
Создание НСА
Далее необходимо сформировать хранилище образов описей и дел, которое автоматически будет связано с загруженным Каталогом фондов.
Для формирования хранилища используется модуль «Менеджер файлов», куда заливаются все образы описей и дел, причем для образов, которые планируется затем распознавать создается отдельное хранилище.
Для внешнего пользователя можно настраивать просмотр образов описей и дел. Описи всегда бесплатно, а образы дел могут быть продемонстрированы платно, бесплатно, либо бесплатно только зарегистрированным пользователям, а также для каждого дела можно установить индивидуальный параметр открытости просмотра образа.
Для более быстрого поиска информации нужно создать дополнительные элементы НСА в электронном виде — базы данных, справочники, указатели и каталоги.
Для самостоятельного формирования НСА разработан модуль «Тематические базы данных», который является мастером-построителем баз с возможностью загрузки ранее заведенной информации из своих каталогов и справочников.
Также в виде готовых модулей в Системе представлены еще несколько типовых БД:
Также элементами НСА выступают Указатели географический, именной, организаций и ЕКДИ, которые формируются автоматически при описании документов в Системе.
Для упрощения поиска и публикации на Портале есть модуль «Путеводитель по фондам», который может быть создан и наполнен самостоятельно или сконвертирован из печатного формата.
И, как безусловно важный элемент, подчеркивающий эффективность автоматизации этого направления – это организация сквозного поиска по всем элементам НСА.
Эффективность в автоматизированном создании НСА это:
- сокращение времени на поиск нужной информации;
- экономия на договорах с программистами, так как при наличии модуля «Тематические БД» с простым и понятным функционалом по созданию НСА собственными сотрудниками, необходимость привлечения высокооплачиваемых специалистов пропадает.
Использование документов
Для распознавания образы берутся из хранилища, из специальной папки, затем формируются задания, выстраивается очередь распознавания и уже после процедуры дается возможность проверки качества полученного результата. Если качество не устраивает, то можно выбрать другие настройки.
После получения положительного результата тексты автоматически переносятся в Каталог фондов в модуль «Архивный фонд» на уровень дел.
Здесь из распознанного дела можно выделять страницы документа, описывать его в зависимости от его типа и осуществлять поиск по содержанию.
Поиск по содержанию документов необходим также для исполнения запросов, а для исполнения генеалогических запросов помощником станет модуль «Генеалогия». В нем разработан ряд уникальных методов поиска возможных родственников и событий для одного и того же человека, с учетом погрешностей написания ФИО и произношения имен в разное время. Но для применения этих методов сначала необходимо описать источники генеалогической информации и проиндексировать отсканированные образы.
В ходе исполнения генеалогических запросов может потребоваться создание схемы рода. Это также можно сделать с помощью данного модуля.
Здесь же можно построить генеалогическое древо на основе заведенной информации о роде.
Эффективность в организации работы при использовании результатов распознавания и индексации очевидна:
- ускорение поиска информации для исполнения запросов и заказов;
- повышается качество исполнения генеалогических запросов;
- повышается уровень доступности архивной информации ее потребителям;
- появляется возможность удаленного взаимодействия с исследователями.
Оказание услуг по исполнению запросов и заказов также относятся к направлению использования, но сейчас бы хотелось сказать о их автоматизации, как о результате внедрения информационных технологий в целом.
Результат, хоть я и указывала в выступлении на эффективность – это не про цифры и показатели, а про то, что результатом кропотливой работы архивистов является то, что они достигают во взаимодействии с потребителем, как они себя представляют в различных сетях, насколько современно, быстро и качественно оказывают услуги, насколько интересно подают и раскрывают исторические ценности.
И конечно лицом архива или архивной службы становятся их сайты, Порталы где они концентрируют свои достижения, показывают свои результаты и осуществляют удаленное взаимодействие.
На этих сайтах благодаря системам автоматизации появляются технологичные «Личные кабинеты», которые позволяют взаимодействовать гражданам с архивами от подачи запроса или заказа до получения результата, можно заранее спланировать личное посещение архива или получить удаленно платную услугу и провести оплату онлайн.
В Панели управления имеется множество функций для обработки запросов и заказов, контроля за исполнением и подготовки ответов.
Безусловно, в архивах главное это люди, специалисты, знающие свое дело, документы, а информационные технологии – это их помощники, которые способны упростить рутинные процессы и быстрее получить качественный результат.