Эти два направления в архивной деятельности позволяют получить ответы на вопросы: что, где, сколько и в каком состоянии хранится, что содержат архивные дела, как найти, что доступно в электронном виде?

Для организации эффективной работы сотрудников и исследователей в «Единой Архивной Информационной Системе» (ЕАИС от компании «Архивные Информационные Технологии» г. Пермь) предусмотрено несколько модулей, которые максимально просто и удобно решают задачи наполнения, поиска и использования заведенной в Систему информации.

Возможности для сотрудников в «Панели управления»

Модуль «Архивный фонд»

В «Панели управления» модуля предусмотрено:

  • просмотр Фондов, Описей, Дел в объеме, заведенном в программу «Архивный фонд»;
  • самостоятельная конвертация из программы «Архивный фонд» 4-х, 5 версий;
  • мгновенный поиск по заголовку на любом уровне каталога фондов;
  • добавление дела в свое требование (в раздел «Мои заказы»);
  • возможность заполнения уровня дел и документов с автоматическим формированием указателей (именного, географического, по организации и ЕКДИ);
  • выделение и описание документа из распознанного образа дела;
  • дополнительная проверка заведенной в карточку документа информации;
  • создание базы данных типов документов с различными наборами реквизитов для описания;
  • просмотр «Паспорта архива»;
  • формирование основных учетных документов и заполнение статформ;
  • поиск по распознанным текстам дел;
  • просмотр образов описей, дел и документов с контролем уровня доступа;
  • учет физического состояния дела с описанием необходимой и выполненной работы;
  • создание собственных отчетов с любым набором показателей.

Модуль «Менеджер файлов»

Модуль предназначен для формирования структуры хранилища, загрузки и хранения образов дел:

  • создание вложенной структуры папок;
  • загрузка отдельных файлов или папок с файлами;
  • формирование отдельного хранилища образов, подготовленных для распознавания;
  • просмотр образов описей и дел.

Модуль «Топография»

Модуль позволяет формировать указатели для определения места хранения дел в архиве:

  • создание структуры хранилищ;
  • привязка фондов, описей и дел к стеллажам и полкам;
  • создание пофондового и постеллажного указателей;
  • формирование ярлыков;
  • формирование штрих-кодов.

Модуль «Учет выдачи дел»

Модуль создан для автоматизации и контроля выдачи дел из хранилищ и возврата дел обратно:

  • подготовка дел к выдаче;
  • разбивка заказа по делам и хранилищам;
  • контроль возможности выдачи дела;
  • контроль сроков возврата дел;
  • отметка о выдаче и возврате дел из хранилища;
  • поиск по заказу, по заказчику и по архивному шифру;
  • получение списков для печати журнала выдачи;
  • определение местонахождения дела и для какой цели выдалось;
  • формирование журнала выдачи и возврата.

В разделе «НСА» собраны инструменты для поиска информации и различные базы данных, которые можно создавать, наполнять и редактировать. Одним из важнейших инструментов является модуль, позволяющий провести поиск по всем базам данных в Системе.

Модуль «Сквозной поиск»

Данный модуль проводит отбор по искомой фразе и представляет выдачу с группировкой по базам данных.

После нажатия на названии группы и открытии списка результатов поиска можно перейти на конкретную запись.

Также представлены и следующие возможности:

  • поиск по распознанному содержанию дела или документа;
  • сохранение истории поисковых запросов;
  • формировании статистики и журнала поисковых запросов.

В разделе «НСА» также присутствуют подразделы для быстрого поиска и отбора по характеристикам всех дел и документов.

Модуль «Путеводитель»

Наполнение данного модуля может быть сделано в результате конвертации данных из текстового файла либо пополнением базы данных в ручном режиме. При этом доступны следующие возможности:

  • создание рубрикатора;
  • привязка фондов к рубрикатору;
  • добавление описательных статей к рубрикам и фондам;
  • поиск по рубрикам и фондам.

Модуль «Указатели»

Модуль наполняется непосредственно во время описания дел и документов, но возможно формирование указателей (географического, именного, по организациям, ЕКДИ) через описание в данном модуле, при этом доступны следующие функции:

  • добавление развернутого описания к значению указателя;
  • прикрепление изображения к значению указателя;
  • просмотр всех дел и документов привязанных к выбранному значению;
  • быстрый поиск и отбор по значению;
  • объединение массива привязанных документов для дублирующих значений указателя.

Модуль «Тематические базы данных»

Этот модуль представляет собой «построитель» любого количества баз данных с возможностью самостоятельного наполнения созданным ранее массивом информации.

Создаваемые базы имеют общие настройки и возможности:

  • создание архивной или межархивной базы данных;
  • указание основных общих полей, таких как архивный шифр, нефондовый номер, источник, год и т.д.;
  • по общим полям происходит основной поиск по базе, по остальным — расширенный;
  • указание вида базы данных и тематики;
  • возможность опубликовать базу данных на Портале для широкого доступа или оставить ее только для внутреннего использования;
  • импорт в базу массива в формате CSV;
  • откат импорта;
  • сбор статистики по наполнению данными по исполнителям;
  • переиндексация данных для ускорения поиска;
  • участие в сквозном поиске по всем базам данных Системы.

Для каждой базы в отдельности:

  • создание любого количества полей;
  • описание полей по параметрам, характеристикам, с подсказками и масками ввода для упрощения заполнения;
  • возможность создания поля для изображений;
  • создание разметки на изображении, для выделения значимой для конкретного поля участка изображения;
  • создание рубрикатора;
  • создание полей-справочников;
  • создание шаблона карточки с расстановкой на ней полей;
  • заполнение и редактирование содержания полей базы данных;
  • расширенный поиск по всем полям.

Чрезвычайно полезный модуль, который поможет в создании полноценных баз данных без знаний программирования и позволит перенести на единую платформу структурированные данные из любых форматов (Access, Exсel).

В ЕАИС пополняет научно-справочный аппарат и типовые, встроенные в Систему базы данных, в которые можно сконвертировать информацию из накопленных массивов, это:

  • база данных «Библиотека»;
  • база данных «Фотокаталог»;
  • база данных «Распорядительные документы органов власти»;
  • база данных «Местонахождение документов по личному составу».

Эти базы имеют собственную структуру, быстрый поиск, расширенный поиск и также участвуют в сквозном поиске. Можно разместить базу данных на Портале или оставить только для внутреннего использования.

Возможности для внешних пользователей на Портале

Для неавторизованного посетителя сайта или Портала архивных учреждений доступно:

  • сквозной поиск по всем опубликованным базам данных;
  • возможность уточнения поиска с помощью «Вида» БД, указателей и тематики;
  • отдельный поиск по всем базам данных;
  • поиск по Путеводителю;
  • поиск по сводному, региональному «Каталогу фондов» с быстрым поиском на каждом уровне.

У авторизованного внешнего пользователя появляется возможность формирования подборок из ссылок на записи «Каталога фондов», а также возможность отложить дело в «Портфель» для последующего оформления заказа из «Личного кабинета».

Просмотр образов документов доступен без авторизации в случае открытого для просмотра статуса дела, если образ защищен, то доступ можно заказать и оплатить его онлайн.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)