Выступление на НМС ПФО в г. Ижевске 23.06.21.
Презентация в конце статьи.
«В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей.»
Эта цитата из «Концепции информатизации архивного дела России», составленной еще в 1995 г. И.Н. Киселевым, где четко описано преимущество от общего использования типовых программ и модулей в автоматизации архивной деятельности, что по сей день остается актуальным вопросом. Этому же направлению в нашей компании мы следуем и сейчас и не так давно начали переходить от разработки отдельных типовых программ к единой модульной системе, которая позволяет создать единое региональное архивное информационное пространство. Не все просто в нашей централизованной информатизации архивов, но в последнее время стали заметны положительные изменения:
- Единые межархивные или региональные информационные системы начали активно появляться и уже где-то успешно использоваться. Заметен переход от отдельного ПО к модульным системам.
- Архивные системы начали входить и в общероссийское информационное пространство, взаимодействуя с другими государственными ИС.
- Росархивом был сделан важный шаг к совместному созданию единого пространства в области учета документов при совершенствовании комплекса Архивный фонд — проведен сбор предложений и замечаний, которые должны быть учтены при подготовке новой версии. Упрощение заведения информации, исключение проблем перехода от версии к версии, получение быстрой обратной связи и техподдержки, качественное обучение – это то, чего не хватает архивистам в работе с программой Архивный фонд. Очень важно учесть сейчас их пожелания в самом подробном техническом задании, что позволит в дальнейшем избежать траты времени и денег на доработку и облегчит внедрение на местах.
На наш взгляд, задача создания единого архивного пространства общая и решать ее надо сообща.
Опыт построения такого пространства в одних регионах очень полезен для других и наша компания со своей стороны готова представить свой опыт и затронуть проблемы внедрения больших модульных архивных систем. Также мы представим свою систему, на платформе которой мы осуществили уже 7 проектов.
(3) «Единая архивная информационная система» ЕАИС – это модернизированная система «Web-архив», созданная в 2009 году. ЕАИС была зарегистрирована в Реестре российских программ в 2019 году и в нее мы вкладывали и продолжаем вкладывать свой опыт разработки типового программного обеспечения для архивов. Система выступает платформой для доработки и настройки ее по требованиям архивов и на данный момент внедряется на 2-х уровнях с разным набором модулей и разной обработкой рабочих процессов.
(4) Уровень госархива: Ивановский госархив (10 модулей), госархив Республики Алтай (13 модулей).
Уровень региона: Вологодская область (17 модулей), Пермский край (21 модулей), Ярославская область (15 модулей), Архангельская область (29 модулей), Красноярский край (5 модулей).
Исходя из полученного опыта, выделю следующие проблемы, требующие внимания при подготовке и внедрении подобных систем.
(5) Различный состав модулей отражает потребности и актуальные направления для автоматизации архива, если система разворачивается на уровне одного архива, а на уровне региона определяется целями региональной автоматизации, на что собственно и выделяются средства, но не всегда они первоочередные для архивов, например, освободить (почистить) сервера заполненные электронными документами, произведенными в СЭД, создание взаимодействующего комплекса региональных ИС, автоматизация госуслуг и контроль за поступлениями в бюджет. Часто в таких случаях бывает сложно достичь изначальной цели, потому что только на стадии разработки происходит столкновение с архивными законами и правилами и внедрение затягивается до решения возникших проблем.
(6) Следующая проблема: малое вовлечение самих архивистов-практиков в процесс подготовки Технического задания. На схеме показан пример процессов прохождения заказов пользователей, только архивисты знают, как это у них это организовано и нужно найти единый способ на уровне региона. Там, где выделяются средства на региональные проекты Заказчиком и координатором, в основном, выступают Центры информатизации, которые не имеют представления об архивном деле. Далее начинается сбор ТЗ от разработчиков и получается сборный документ, который архивисты в лучшем случае получают на согласование и вносят небольшие коррективы, добавляя еще и свои желания. С одной стороны, конечно, самим архивам не осуществить полностью процесс подготовки и приемки больших систем, но почти во всех случаях только во время приемки или промежуточной демонстрации мы слышим от архивов, что им некоторые функции не нужны, а других не хватает.
Еще одна из немаловажных проблем – это недостаток времени на качественное внедрение и обучение. Редко, когда выполнение проектов осуществляется более чем год, согласование ТЗ, конкурсные процедуры съедают от 3-х до 5-и месяцев. На разработку иногда остается очень мало времени, а на сдачу, обучение времени всегда недостаточно. Например, просто показать функционал, ответить на вопрос каждого архивиста в удаленном режиме 29 модулей составило 8 дней по 4-5 часов и это без практики. А если есть интеграция с другими ИС, то необходимо время на получение разрешений, доступов, сертификатов. Если планируется разработка системы, то недостаток времени очень влияет на качество и успех проекта.
Также приходится сталкиваться с тем, что у архивов по-разному организованы процессы работы по одним и тем же направлениям, что мешает внедрять единые методы и схемы автоматизации. Тут необходимо понимать, что менять привычные процессы при переходе на автоматизированные современные технологии — это нормально и неизбежно.
Так же существуют проблемы проведения конкурсов, где иногда можно получить совершенно неожиданный результат.
Для решения вопросов построения единого пространства и, в том числе, обозначенных проблем достаточно обратиться к той же концепции информатизации и помочь архивам создать универсальный продукт с большим количеством настроек.
(7) Такая система должна:
- Сократить время внедрения
попробовать перед покупкой
сразу получить готовые обучающие ролики и тесты - Повысить качество техподдержки
участвовать в развитии функционала - Исключить риски и издержки
на оборудование и хостинг
возможность делать резервное копирование к себе
на аттестацию по информационной безопасности - Снизить стоимость
абонентская плата по цене техподдержки
разовая оплата с настройкой под себя
(8) Сейчас наша компания занимается подготовкой новой версии ЕАИС, в которой можно отключать и добавлять модули и делать настройки. Мы уже пригласили некоторые интересовавшиеся архивы к тестированию, открыли им демо-доступ, где они могут полноценно попробовать поработать. Мы начали получать от архивистов обратную связь, провели презентацию и приглашаем всех желающих познакомиться с наполнением и возможностями системы. Также можно заказать удаленную презентацию Системы.
(9) Обновленная ЕАИС — это система для автоматизации по всем основным направлениям работы. Она включает в себя модули, которые сгруппированы по этим направлениям.
Система состоит из на внешней части, которая доступна пользователям Интернет с возможностью сквозного поиска по всем информационным ресурсам, открытым для просмотра (Каталог фондов, базы данных и образы документов), с возможностями удаленного взаимодействия с архивами через Личный кабинет и внутренней части, в которой работают сотрудники архивов согласно присвоенным им Ролям с определенным доступом к модулям. Подсистема взаимодействия с внешними ИС осуществляет интеграцию с Порталами госуслуг, федеральными и региональными, ГИС ГМП, ЕСИА, системой мгновенных платежей.
К сожалению, рассказать о всем функционале системы нет возможности, поэтому остановлюсь на некоторых, особо интересных модулях.
(10) Модуль взаимодействия с «Архивным фондом».
Вместе с Системой поставляется конвертер, с помощью которого сам архив может проводить периодическую конвертацию, поэтому пока заполнение данными архивам рекомендуется вести в АФ. Но мы рассматриваем возможность переноса в систему всего функционала АФ, с функцией выгрузки БД для Росархива.
(11) Возможности в Личном кабинете.
Авторизованный пользователь может создать 3 вида заказов: на выдачу в читальный зал, на копирование/сканирование и на открытие доступа к образам документов. Из ЛК можно отправить запрос в архивы, можно сохранять ссылки на страницы Каталога фонов в тематических подборках, можно записаться на личный прием и на посещение читального зала. Тут же пользователь может отслеживать исполнение своих обращений и получать ответ, который может быть подписан электронной подписью.
(12) В обработке заказов задействованы разные отделы и сотрудники, как это представлено на схеме. Такие схемы созданы на все виды заказов и доступны в интегрированной в Систему справке.
(13) Еще один из востребованных модулей – Комплектование, где не только можно вести учет проводимой с источниками работы, хранить документы, но и отправлять описи на рассмотрение в модуль ЭПК. Там автоматически формируется карточка, к которой имеют доступ назначенные эксперты.
(14) Для записи на прием и в читальный зал формируются графики работы, с добавлением перерывов, контролируется посещаемость и формируется личное дело исследователя.
(15) Для хранения образов дел и описей есть специальный модуль, куда можно загрузить сканы для дальнейшего автоматического распознавания.
(16) Один из полезных модулей – это построитель баз данных, который позволяет создать любое количество каталогов, картотек и даже самим сконвертировать данные из накопленных ранее массивов.
(17) Раздел с отчетами также имеет возможность создавать самим формы отчетов по любым показателям, а также в нем имеются стандартные статформы и отчеты по всем направлениям.
Вот далеко не весь перечень возможностей, которые мы постоянно дополняем и дорабатываем, улучшаем качество выходных форм и отчетов.
(18) В заключение, я еще раз хочу пригласить архивы принять участие в создании универсального продукта, высказать свои предложения и замечания.
Для получения Демо-доступа заполните Анкету.
Презентация
