В «Единой Архивной Информационной Системе» (ЕАИС) предусмотрено полное взаимодействие с пользователями архивной информации, как в предоставлении доступа к документам (в том числе и удаленно), так и в получении справок и архивных копий для подтверждения социальных прав.

Взаимодействие с внешним пользователем осуществляется через «Личный кабинет», где ему доступны и заказы и запросы в любые архивы. На схеме показано движение обработки поступающих заказов и запросов сотрудниками архивов.

Заказ на предоставление доступа к образам документов

Заказ для пользователя осуществляется в следующей последовательности:

• отправить заказ с указанием срока предоставления доступа (час, сутки, месяц…);
• оплатить онлайн или по квитанции;
• запустить с помощью кнопки начало отсчета времени;
• начать просматривать образы документов в каталоге фондов.

Заказ на выдачу документов в читальном зале

Последовательность:

• заказать пропуск в читальный зал и получить подтверждение предоставления сроком на год;
• отобрать в каталоге фондов интересующие дела в «Портфель» или добавить их вручную;
• сформировать нужный вид заказа и отправить в архив;
• записаться на посещение читального зала при изменении статуса заказа на «Готов к выдаче в читальном зале»;
• посетить читальный зал.

Заказы на копирование или сканирование

Последовательность:

• отобрать в каталоге фондов интересующие дела в «Портфель» или добавить их вручную;
• сформировать нужный вид заказа указать из прайса вид услуги (выбрать параметры сканирования или копирования), указать каким образом будет получать копии и отправить в архив;
• оплатить онлайн или по квитанции после изменения статуса на «Ожидает оплаты»;
• скачать отсканированные образы в «Личном кабинете», забрать бумажные копии из архива или получить по почте.

Все изменения статусов отслеживаются в списке текущих заказов.

Для сотрудников также представлена возможность заказывать дела для исполнения своих обязанностей, схема обработки представлена ниже.

Все созданные заказы и их статусы сотрудник отслеживает в разделе «Мои заказы».

Процессы и действия каждого сотрудника, участвующего в обработке заказов описаны на подобных схемах.

Для обучения действий сотрудников по обработке всех заказов разработаны алгоритмы, по которым можно отследить местонахождение заказа и моменты изменения статусов. Выглядят они примерно так.

Также разработаны пошаговые таблицы обработки всех видов заказов.

Модуль «Читальный зал»

Данный модуль позволяет полностью зафиксировать и проконтролировать действия исследователей от запроса пропуска, до посещения им читального зала и тем самым сформировать его Личное дело.

Учет выдачи дел контролируется через раздел «Требования исследователей», что отражается затем в разделе «Журнал выдачи дел».

Функции раздела «Учет посещаемости» позволяют:

• настроить графики работы читального зала с указанием перерывов;
• указать количество посадочных мест;
• просматривать списки записей в читальный зал на конкретную дату;
• контролировать посещаемость через отметки о приходе и уходе исследователей;
• формировать журнал посещаемости за любой срок и дату.