Для автоматизации данной деятельности предусмотрены взаимосвязанные модули «Источники комплектования», «ЭПК» и дополнительный — «Журнал описей».

Модуль «Источники комплектования»

В модуле «Источники комплектования» источники разбиты по вкладкам: «Организации», «Физические лица» и «Организации вне списка». С помощью полей поиска и отбора можно быстро осуществить поиск нужной организации или фондообразователя.

В описании организаций указываются данные об архиве организации, об условиях хранения документов, о проводимой кураторами работе, а также предусмотрено хранение образов документов.

Основные возможности по работе с источниками:

• учет и контроль сроков описания и передачи документов на государственное хранение для выявления задолжников;
• автоматизированная регистрация описей и других видов документов для рассмотрения на ЭПК;
• хранение исторических справок в электронном виде;
• формирование наблюдательного дела;
• учет результатов проведения проверок наличия и утрат документов;
• учет проводимых мероприятий;
• формирование отчетов по кураторам и срокам.

Модуль «ЭПК»

Модуль предназначен для автоматизации работы секретаря экспертно-проверочной методической комиссии по подготовке заседаний, работы экспертов, регистрации документов, поступивших на рассмотрение, формированию отчетности. Программа позволяет заносить данные обо всех вопросах, рассматриваемых на заседаниях, фиксировать результаты рассмотрения и создавать на их основе протоколы и выписки.

Следующие возможности помогут сократить время, как при подготовке заседаний, так и при оформлении результатов их проведения:

• создание заседаний с несколькими статусами (регистрация документов, регистрация окончена, завершено);
• автоматизация регистрации документов с электронными образами;
• назначение любого количества экспертов и фиксация их замечаний и решений;
• контроль за документами отправленных на доработку;
• сбор статистики по рассмотренным документам и вопросам;
• формирование Повестки, Протокола, Выписок и других отчетных документов;
• проведение выборки и поиска по результатам проведенных заседаний: по организациям, документам, решениям, срокам, видам вопросов, архивам и экспертам.

Модуль «Журнал описей»

Модуль представляет собой сводную таблицу по рассматриваемым на заседаниях описям и позволяет:

• найти организацию и посмотреть все рассматриваемые на заседаниях описи и документы;
• получить статистику по результатам рассмотрения на заседаниях ЭПК.