Эти два направления в архивной деятельности позволяют получить ответы на вопросы: что, где, сколько и в каком состоянии хранится, что содержат архивные дела, как найти, что доступно в электронном виде?
Для организации эффективной работы сотрудников и исследователей в «Единой Архивной Информационной Системе» (ЕАИС от компании «Архивные Информационные Технологии» г. Пермь) предусмотрено несколько модулей, которые максимально просто и удобно решают задачи наполнения, поиска и использования заведенной в Систему информации.
Возможности для сотрудников в «Панели управления»
Модуль «Архивный фонд»
В «Панели управления» модуля предусмотрено:
- просмотр Фондов, Описей, Дел в объеме, заведенном в программу «Архивный фонд»;
- самостоятельная конвертация из программы «Архивный фонд» 4-х, 5 версий;
- мгновенный поиск по заголовку на любом уровне каталога фондов;
- добавление дела в свое требование (в раздел «Мои заказы»);
- возможность заполнения уровня дел и документов с автоматическим формированием указателей (именного, географического, по организации и ЕКДИ);
- выделение и описание документа из распознанного образа дела;
- дополнительная проверка заведенной в карточку документа информации;
- создание базы данных типов документов с различными наборами реквизитов для описания;
- просмотр «Паспорта архива»;
- формирование основных учетных документов и заполнение статформ;
- поиск по распознанным текстам дел;
- просмотр образов описей, дел и документов с контролем уровня доступа;
- учет физического состояния дела с описанием необходимой и выполненной работы;
- создание собственных отчетов с любым набором показателей.
Модуль «Менеджер файлов»
Модуль предназначен для формирования структуры хранилища, загрузки и хранения образов дел:
- создание вложенной структуры папок;
- загрузка отдельных файлов или папок с файлами;
- формирование отдельного хранилища образов, подготовленных для распознавания;
- просмотр образов описей и дел.
Модуль «Топография»
Модуль позволяет формировать указатели для определения места хранения дел в архиве:
- создание структуры хранилищ;
- привязка фондов, описей и дел к стеллажам и полкам;
- создание пофондового и постеллажного указателей;
- формирование ярлыков;
- формирование штрих-кодов.
Модуль «Учет выдачи дел»
Модуль создан для автоматизации и контроля выдачи дел из хранилищ и возврата дел обратно:
- подготовка дел к выдаче;
- разбивка заказа по делам и хранилищам;
- контроль возможности выдачи дела;
- контроль сроков возврата дел;
- отметка о выдаче и возврате дел из хранилища;
- поиск по заказу, по заказчику и по архивному шифру;
- получение списков для печати журнала выдачи;
- определение местонахождения дела и для какой цели выдалось;
- формирование журнала выдачи и возврата.
В разделе «НСА» собраны инструменты для поиска информации и различные базы данных, которые можно создавать, наполнять и редактировать. Одним из важнейших инструментов является модуль, позволяющий провести поиск по всем базам данных в Системе.
Модуль «Сквозной поиск»
Данный модуль проводит отбор по искомой фразе и представляет выдачу с группировкой по базам данных.
После нажатия на названии группы и открытии списка результатов поиска можно перейти на конкретную запись.
Также представлены и следующие возможности:
- поиск по распознанному содержанию дела или документа;
- сохранение истории поисковых запросов;
- формировании статистики и журнала поисковых запросов.
В разделе «НСА» также присутствуют подразделы для быстрого поиска и отбора по характеристикам всех дел и документов.
Модуль «Путеводитель»
Наполнение данного модуля может быть сделано в результате конвертации данных из текстового файла либо пополнением базы данных в ручном режиме. При этом доступны следующие возможности:
- создание рубрикатора;
- привязка фондов к рубрикатору;
- добавление описательных статей к рубрикам и фондам;
- поиск по рубрикам и фондам.
Модуль «Указатели»
Модуль наполняется непосредственно во время описания дел и документов, но возможно формирование указателей (географического, именного, по организациям, ЕКДИ) через описание в данном модуле, при этом доступны следующие функции:
- добавление развернутого описания к значению указателя;
- прикрепление изображения к значению указателя;
- просмотр всех дел и документов привязанных к выбранному значению;
- быстрый поиск и отбор по значению;
- объединение массива привязанных документов для дублирующих значений указателя.
Модуль «Тематические базы данных»
Этот модуль представляет собой «построитель» любого количества баз данных с возможностью самостоятельного наполнения созданным ранее массивом информации.
Создаваемые базы имеют общие настройки и возможности:
- создание архивной или межархивной базы данных;
- указание основных общих полей, таких как архивный шифр, нефондовый номер, источник, год и т.д.;
- по общим полям происходит основной поиск по базе, по остальным — расширенный;
- указание вида базы данных и тематики;
- возможность опубликовать базу данных на Портале для широкого доступа или оставить ее только для внутреннего использования;
- импорт в базу массива в формате CSV;
- откат импорта;
- сбор статистики по наполнению данными по исполнителям;
- переиндексация данных для ускорения поиска;
- участие в сквозном поиске по всем базам данных Системы.
Для каждой базы в отдельности:
- создание любого количества полей;
- описание полей по параметрам, характеристикам, с подсказками и масками ввода для упрощения заполнения;
- возможность создания поля для изображений;
- создание разметки на изображении, для выделения значимой для конкретного поля участка изображения;
- создание рубрикатора;
- создание полей-справочников;
- создание шаблона карточки с расстановкой на ней полей;
- заполнение и редактирование содержания полей базы данных;
- расширенный поиск по всем полям.
Чрезвычайно полезный модуль, который поможет в создании полноценных баз данных без знаний программирования и позволит перенести на единую платформу структурированные данные из любых форматов (Access, Exсel).
В ЕАИС пополняет научно-справочный аппарат и типовые, встроенные в Систему базы данных, в которые можно сконвертировать информацию из накопленных массивов, это:
- база данных «Библиотека»;
- база данных «Фотокаталог»;
- база данных «Распорядительные документы органов власти»;
- база данных «Местонахождение документов по личному составу».
Эти базы имеют собственную структуру, быстрый поиск, расширенный поиск и также участвуют в сквозном поиске. Можно разместить базу данных на Портале или оставить только для внутреннего использования.
Возможности для внешних пользователей на Портале
Для неавторизованного посетителя сайта или Портала архивных учреждений доступно:
- сквозной поиск по всем опубликованным базам данных;
- возможность уточнения поиска с помощью «Вида» БД, указателей и тематики;
- отдельный поиск по всем базам данных;
- поиск по Путеводителю;
- поиск по сводному, региональному «Каталогу фондов» с быстрым поиском на каждом уровне.
У авторизованного внешнего пользователя появляется возможность формирования подборок из ссылок на записи «Каталога фондов», а также возможность отложить дело в «Портфель» для последующего оформления заказа из «Личного кабинета».
Просмотр образов документов доступен без авторизации в случае открытого для просмотра статуса дела, если образ защищен, то доступ можно заказать и оплатить его онлайн.