Использование возможностей «Единой Архивной Информационной Системы» (ЕАИС), разработанной ООО «Архивные Информационные Технологии», позволяет в полной мере автоматизировать все процессы получения и обработки поступающих запросов от граждан и организаций.

Для пользователя, авторизованного на Портале, в том числе и через ЕСИА, в «Личном кабинете» доступны следующие возможности:

• выбор архивного учреждения для обращения;
• выбор и заполнение формы нужного вида запроса;
• прикрепление файлов к запросу;
• контроль статусов исполнения;
• оплата онлайн в случае платного запроса или с предоплатой;
• скачивание ответа с электронной подписью;
• получение письма с ответом на электронную почту;
• запись на прием в стол справок.

Внешний пользователь может также подать запрос и через Единый Портал госуслуг (ЕПГУ):

• заполнить подготовленные архивом формы зарегистрированной госулуги;
• прикрепить к запросу файлы;
• произвести оплату;
• скачать ответ подписанный электронной подписью.

Также пользователю доступны и остальные способы подачи запросов: через электронную почту архива, письмом, на приеме в архиве.

Запросы поступившие из «Личного кабинета» Портала архива или ЕПГУ попадают на проверку в модуль «Запросы», раздел «Входящие», откуда после рассмотрения автоматически перемещаются в карточки запросов модуля «Учет исполнения запросов».

Здесь же сотрудники регистрируют абсолютно все запросы, поступившие через другие каналы.

Для эффективной обработки запросов и выдачи ответов и формирования отчетности предусмотрены следующие настройки:

• ведение справочников (по тематикам, статусам заявителей, способам получения и выдачи ответа, результатам, исполнителям и организациям);
• создание видов запросов и их параметров;
• создание форм для приема разных видов запросов с подсказками и примерами заполнения;
• создание и использование шаблонов анкет и ответов;
• формирование расписания приема стола справок с перерывами.

При регистрации запросов фиксируется:

• заявитель и лицо на которого запрашивается справка;
• содержание запроса и прикрепленные файлы;
• автоматическая проверка на повторы и создание дубль-запросов;
• постановка на контроль и срочность исполнения;
• печать анкеты для подписи его заявителем на приеме;
• заполняются автоматически или вручную остальные поля (тема, вид запроса, статус заявителя, исполнитель, контактные данные).

После исполнения в карточке указывается:

• результат исполнения или пересылка;
• количество созданных копий и шифры документов для основания ответа;
• определение стоимости оплаты и предоплаты;
• создание начисления;
• формирование ответа на основе шаблона;
• прикрепление файлов;
• подписание электронной подписью;
• отправка ответов в «Личный кабинет», на ЕПГУ и на электронную почту.

Для каждого запроса формируется история работы над ним.

Отчетность по работе с запросами может быть сформирована для каждого архива или в виде сводной таблицы «Мониторинг» для регионального уровня.

Отчеты представлены в общей табличной форме по исполнению и графическом виде с возможностью изменять параметры формирования диаграмм.

Многочисленные возможности поиска и выборок на главной странице позволяют очень быстро создавать нужные списки запросов, получать статистику, эффективно решать возникающие во время работы вопросы.