Часто при решении задач информатизации возникает вопрос: покупать программы для автоматизации отдельных направлений деятельности или ждать возможности приобретения или разработки комплексной системы?

Выбор будет зависеть, скорее всего, от 3-х факторов:

1. Наличие финансовых средств.

2. Количества времени на освоение.

3. Уровня технической подготовки специалистов.

Несмотря на то, что кадровый состав в архивах разного уровня разный (госархивы, муниципальные архивы и архивные отделы) задачи стоят перед всеми одинаковые, направления деятельности у всех  одинаковые и все нуждаются, в равной степени, в «информатизационных» помощниках.

В архивных отделах такие помощники очень актуальны, несмотря на небольшое количество сотрудников, наличие сетевых программных продуктов существенно упрощает и ускоряет многие рабочие процессы. У нас много этому подтверждений, и архивные отделы, которые уже лет по 8-9 используют почти все наши разработки являются передовиками в архивной отрасли — это Нягань, Красновишерск, Карагай и другие.. Поэтому, у нас для архивных отделов специальный уровень цен, который привязан к количеству пользователей — это локальные версии (самая низкая цена, от 9000 рублей) и сетевая версия для 4-5 пользователей (средняя цена, от 15000 рублей).

Очень важный фактор при желании автоматизировать работу — это недостаток грамотных технических специалистов, порой даже на уровне администраций. Здесь мы тоже позаботились о том, чтобы программы были максимально просты в освоении, поэтому для установки сетевой версии до 5 пользователей не требуется устанавливать дополнительное серверное программное обеспечение. Многие архивисты самостоятельно устанавливают программы на свои компьютеры, без привлечения ИТ-специалистов.

Для задач, где задействовано много специалистов архивов (исполнение запросов, комплектование) подойдут версии программ без ограничения количества одновременно работающих пользователей — это сетевые неограниченные версии. Для их установки необходимо на сервер установить специальное (бесплатное и открытое) серверное программное обеспечение, которое доступно для скачивания в Интернете, и наши подробные инструкции по установке помогают без труда его «развернуть» и настроить работу пользователей в сети.

Еще один вариант приобретения — это годовая лицензия, она позволяет при отсутствии достаточного количества средств, как можно быстрее начать автоматизацию работы. В дальнейшем можно перейти на бессрочную версию.

И есть и еще очень весомая возможность сделать стоимость программ более доступной — это объединение с коллегами! Чтобы получить скидку в 50% достаточно договориться через орган управления или самостоятельно с коллегами по своему региону 20-тью архивными учреждениями и тогда стоимость в 4500 рублей уже не будет пугать руководителей или глав районов. Меньшее количество учреждений — меньшая скидка. Позвоните, и мы поможем организовать коллективное приобретение. Республика Татарстан, Ханты-Масийский округ, Пермский край, Ростовская область, Республика Бурятия уже воспользовались данным предложением. Использование однотипного программного обеспечения во всех учреждениях региона открывает и возможности сведения данных и мониторинга органом управления архивным делом.

Учитывая все вышесказанное, мы считаем, что начать автоматизацию может каждый архив, даже самый маленький. Начинать проще и дешевле с небольших программ, чем замахиваться на большие системы, которые безусловно необходимы уже и в архивной отрасли.

Надо учитывать, что любая автоматизация повлияет на привычные рабочие процессы, которые где-то придется перестраивать. Поэтому, внедрение комплексных систем следует начинать при полном понимании, как и какие процессы нужно изменить, быть готовыми вновь описать и зарегламентировать новые процессы внутреннего и внешнего взаимодействия, особенно, если эта система будет работать для всего региона.

Сейчас мы предлагаем комплексный подход к автоматизации и тем учреждениям, которые уже используют наши программные продукты сделать переход на более продвинутые технологии будет проще и дешевле.

Но об этом в следующей статье.

Задавайте вопросы в комментариях, мы готовы создавать для архивов еще более удобные условия для начала внедрения в свою работу помощников.

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
От программы до системы, 5.0 out of 5 based on 1 rating