Начало Часть 1

Сохраненные файлы в формате TXT могут содержать ошибки. Поэтому 5й этап — это проверка файлов в программе «АвтоАФ».
Сама программа должна быть при этом подключена к программе «Архивный фонд», где уже заведены сведения о фондах, количестве дел в описи и т.д. Более подробная информация о приобретении, установке и подключении программы «АвтоАФ».

Окно программы АвтоАФ

Так выглядит окно программы «АвтоАФ». Чтобы проверить опись, нужно просто перетащить файл *.txt из папки на окно программы и нажать кнопку «Начать». После проверки появится окно с общей статистикой. Если ошибок в файле нет, то его можно перенести в программу «Архивный фонд». Если же ошибки есть, то «АвтоАФ» сообщит о том, что перенос невозможен и предложит вывести отчет.
В нашем случае, проверялось несколько описей подряд. Затем те, что без ошибок, откладывались в отдельную папку, а те, что с ошибками пересматривались, сверялись с отчетами, правились и проверялись снова.

Ошибки были разные:

  • орфографические (чаще в тех описях, которые были перепечатаны вручную),
  • неверно указанные даты (напр. 31.02),
  • неверное расположение дат в столбцах (дата начальная позже конечной),
  • несоответствие информации о количестве заголовков дел (если при подготовке файла, не были удалены те строки, которые не переносятся в «Архивный фонд» /выбывшие, уничтоженные дела и. т.п./)…

Пример одного из отчетов:

Проблемы конвертации. Для продолжения конвертации исправьте их.

Ф.77.Оп.61.

66 Акулов Аркадий Петрович 16.02.1952–29.03.1952 6 Подсказка: Номер. Удалена точка в конце
67 Алексеев Александр Михайлович 16.11.1952–10.06.1952 6 Подсказка: Номер. Удалена точка в конце; ОШИБКА: Дата нач. «16.11.1952» позже кон. «10.06.1952»

Как видно из примера программа «АвтоАФ» сама удаляет лишние знаки препинания.
Благодаря отчетам удалось исправить все ошибки и подготовить файлы TXT непосредственно к переносу в «Архивный фонд»

Этап 6-й — Перенос заголовков дел в программу «Архивный фонд» версии 4.

Чтобы не тратить время на поездки в Пермский государственный архив новейшей истории, было принято решение перенести заголовки дел, подключившись удаленно к компьютеру одного из сотрудников, где была установлена программа «АвтоАФ 10».
Таким образом, база данных программы «Архивный фонд» пополнилась на 18 980 заголовков дел, что составило 76,4% от количества переведенных в электронный вид. На перенос было затрачено около одного часа в день в течение рабочей недели. В среднем, это 3 796 заголовков дел в час.
Ещё 5 857 заголовков дел просто остались в электронных копиях описей, как удаленные или выбывшие.

Выводы:
1. Начинать подготовку к сканированию нужно с сортировки описей. Не стоит сканировать то, что потом трудно будет распознавать.
2. Необходимо сформировать опись, которую потом можно распечатать и использовать в качестве 2ого и/или 3его экземпляра. Форматы файлов: pdf и/или doc.
3. Лучше начинать заполнение базы данных программы «Архивный фонд» с тех фондов, где наименьшее количество описей, содержащих заголовки удаленных, выбывших дел.
4. Для переноса заголовков дел в программу «Архивный фонд» эффективнее использовать программу «АвтоАФ». Программа осуществит проверку описей и при наличии ошибок выведет отчет. Заголовки дел в описях без ошибок с помощью программы можно автоматически перенести в «Архивный фонд», затратив при этом минимальное количество времени.
5. Обработкой описей занимались 2 человека. 40 рабочих дней затрачено на обработку 24 837 заголовков дел, и перенос из них 18 980 заголовков дел в «Архивный фонд. Т.е. в среднем работа проводилась с 600 заголовками дел в день. При этом после проведенной работы архив получил полноценные копии описей, а благодаря встроенной в программу «АвтоАФ» функции проверки, были исправлены ошибки, оставшиеся после распознавания и перепечатки описей. В среднем, при таких показателях базу данных программы «Архивный фонд» можно пополнить на 150 000 заголовков дел в год (250 рабочих дней).

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)