Сохраненные файлы в формате TXT могут содержать ошибки. Поэтому 5й этап — это проверка файлов в программе «АвтоАФ».
Сама программа должна быть при этом подключена к программе «Архивный фонд», где уже заведены сведения о фондах, количестве дел в описи и т.д. Более подробная информация о приобретении, установке и подключении программы «АвтоАФ».
Так выглядит окно программы «АвтоАФ». Чтобы проверить опись, нужно просто перетащить файл *.txt из папки на окно программы и нажать кнопку «Начать». После проверки появится окно с общей статистикой. Если ошибок в файле нет, то его можно перенести в программу «Архивный фонд». Если же ошибки есть, то «АвтоАФ» сообщит о том, что перенос невозможен и предложит вывести отчет.
В нашем случае, проверялось несколько описей подряд. Затем те, что без ошибок, откладывались в отдельную папку, а те, что с ошибками пересматривались, сверялись с отчетами, правились и проверялись снова.
Ошибки были разные:
- орфографические (чаще в тех описях, которые были перепечатаны вручную),
- неверно указанные даты (напр. 31.02),
- неверное расположение дат в столбцах (дата начальная позже конечной),
- несоответствие информации о количестве заголовков дел (если при подготовке файла, не были удалены те строки, которые не переносятся в «Архивный фонд» /выбывшие, уничтоженные дела и. т.п./)…
Пример одного из отчетов:
Проблемы конвертации. Для продолжения конвертации исправьте их.
Ф.77.Оп.61.
| 66 | Акулов Аркадий Петрович | 16.02.1952–29.03.1952 | 6 | Подсказка: Номер. Удалена точка в конце |
| 67 | Алексеев Александр Михайлович | 16.11.1952–10.06.1952 | 6 | Подсказка: Номер. Удалена точка в конце; ОШИБКА: Дата нач. «16.11.1952» позже кон. «10.06.1952» |
Как видно из примера программа «АвтоАФ» сама удаляет лишние знаки препинания.
Благодаря отчетам удалось исправить все ошибки и подготовить файлы TXT непосредственно к переносу в «Архивный фонд»
Этап 6-й — Перенос заголовков дел в программу «Архивный фонд» версии 4.
Чтобы не тратить время на поездки в Пермский государственный архив новейшей истории, было принято решение перенести заголовки дел, подключившись удаленно к компьютеру одного из сотрудников, где была установлена программа «АвтоАФ 10».
Таким образом, база данных программы «Архивный фонд» пополнилась на 18 980 заголовков дел, что составило 76,4% от количества переведенных в электронный вид. На перенос было затрачено около одного часа в день в течение рабочей недели. В среднем, это 3 796 заголовков дел в час.
Ещё 5 857 заголовков дел просто остались в электронных копиях описей, как удаленные или выбывшие.
Выводы:
1. Начинать подготовку к сканированию нужно с сортировки описей. Не стоит сканировать то, что потом трудно будет распознавать.
2. Необходимо сформировать опись, которую потом можно распечатать и использовать в качестве 2ого и/или 3его экземпляра. Форматы файлов: pdf и/или doc.
3. Лучше начинать заполнение базы данных программы «Архивный фонд» с тех фондов, где наименьшее количество описей, содержащих заголовки удаленных, выбывших дел.
4. Для переноса заголовков дел в программу «Архивный фонд» эффективнее использовать программу «АвтоАФ». Программа осуществит проверку описей и при наличии ошибок выведет отчет. Заголовки дел в описях без ошибок с помощью программы можно автоматически перенести в «Архивный фонд», затратив при этом минимальное количество времени.
5. Обработкой описей занимались 2 человека. 40 рабочих дней затрачено на обработку 24 837 заголовков дел, и перенос из них 18 980 заголовков дел в «Архивный фонд. Т.е. в среднем работа проводилась с 600 заголовками дел в день. При этом после проведенной работы архив получил полноценные копии описей, а благодаря встроенной в программу «АвтоАФ» функции проверки, были исправлены ошибки, оставшиеся после распознавания и перепечатки описей. В среднем, при таких показателях базу данных программы «Архивный фонд» можно пополнить на 150 000 заголовков дел в год (250 рабочих дней).
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 705
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 574
Здравствуйте, Елена! Отрадно, что Ваша компания начала осваивать новые услуги. Но, прошу прощения, я о грустном. Представляется, что необходимо сократить сроки составления электронного НСА. Указанные Вами темпы (150 000 заголовков в год) все-таки завышены. Реально это 100 000 при тех ресурсах, которые имеются. Получается, что чтобы создать электронные описи ПермГАНИ нужно 10 лет работы! Это без учета того, что архив пополняемый и объем дел растет. А есть еще тематические картотеки и каталоги. Я не знаю, какой был бюджет проекта, поэтому задам вопрос ( не хотите — не отвечайте) сколько в итоге стоит 1 заголовок дела? Если менее 7 рублей, то это очень хорошо. У нас получается 9,8 р. Росархив считает нормальным 12-17. Безусловно, финансирование вопрос важный, но время дороже, так ведь? Вот такая грусть…
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 705
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 574
Здравствуйте, Александр Владимирович! Цели добиться высокой скорости действительно не было, иначе бы этой работой занималось бы больше людей. Да и мы занимались не только этой работой, даже пока не рассматриваем это как постоянную услугу. Мы изучили и показали вполне доступную реализацию этой задачи.
Практически половина описей ПермГАНИ определенного периода распознаванию не подлежат, поэтому сканирование с целью перевода в электронный вид — не оправдано. Это работа хороших операторов, которых архив мог бы нанять по договору (15000 руб. в мес.), 10 операторов в год — 1800000 руб, которые будут сканировать и распознавать или перенабивать. Итак, они смогут сделать за год (возьмем среднее 120 000 заголовков в год)- 600 000 заголовков. По Вашим расценкам — это 5880000 руб. Разница — 4080000! В данном вопросе срок исполнения — не критичен,год вполне хороший срок, за который можно перевести описи в электронный вид, а учитывая экономию, так еще и интерес появляется… В этом деле ключевое слово, как мне кажется — интерес, все зависит от политики руководства. А если результат одинаков — зачем переплачивать???
И согласитесь, что прождать финансирования в 5800000 можно дольше, чем в 1800000, поэтому вопрос времени тоже получается не столь актуальным.
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 705
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 574
Лена! Все так, да не совсем. 1. В нашу стоимость записей входит комплекс работ — собственно СК, работы по сшивке-расшивк-реставрации,сама РК, создание БД, запись на носители+стоимость носителей. Вы же берете только стоимость работы по РК, без учета остальных работ.Чтобы 10 операторов бесперебойно работали, их нужно обеспечить сканами в достаточном кол-ве, а это большая подготовительная работа (хорошо, если задел есть, но это ведь тоже надо считать в себестоимость, верно?) 2. Вы забыли про налоги на з/п. У нас в стоимость входят все налоги и сборы. У Вас это не учтено. Так же, как и стоимость оборудования, затараты на которое так же надо отнести на проект (пусть даже частично). В итоге — совокупная стоимость работ архива на Ваших условиях дороже наших работ.
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 705
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 574
То, что Вы перечислили и входит в работу операторов. Поточный сканер стоит 35 000. Налоги — да, но это все равно дешевле.
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 705
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 574
Вы забыли еще поговорку:» Время — деньги!». Если время не лимитирует, то тогда, да, немного дешевле. А если внедрена система, то тогда Ваш принцип не работает, т.к. затраты на систему неоправданы, если она начнет функционировать через длительный промежуток времени. А делать файловую помойку буз возможности использования — это так же мартышкин труд. Так что в любом случае, при подготовке проекта и расчетах его параметров надо отталкиваться от конечной задачи. Просто создать электронный НСА — не самоцель. Этот ЭНСА должен помогать решать конкретную государственную задачу. Ту, по которой есть конкретные количественные показатели, для определения успешности проекта. По исполнению СПЗ, например. Или помогать оказывать платные услуги по генеалогическим запросам и т.д. Согласны?
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 705
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/u0799528/data/www/aiteh.ru/blog/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 574
Вот тут я с Вами полностью согласна, мы продвигаем те же задачи. Если только не касаться показателей успешности проекта, тут отдельная история.
С нашей точки зрения, затраты должны быть соизмеримы с результатами, особенно исполнения СПЗ.
Данным постом мы хотели помочь тем архивам, кто не имеет возможности сотрудничать с ЭЛАР, показать наиболее эффективные и быстрые способы достичь результат самостоятельно. Спасибо за содержательные комментарии!