Очень интересной и познавательной получилась поездка в Новосибирск. Ездила с нашими единомышленниками, бывшими архивистами, продолжающими заниматься продвижением информационных технологий в архивное дело. Нас было трое: я – Елена Суслова, Радик Губайдуллин – поддерживает информатизацию в Удмуртской республике и Сергей Плотников – автор программы «АвтоАФ» для ускоренного заполнения комплекса «Архивный фонд».
Мы выступали на семинаре «Основные направления использования и внедрения информационных технологий в деятельности архивных органов и учреждений Новосибирской области», проводившегося в рамках расширенной коллегии управления государственной архивной службы Новосибирской области. Наши выступления и презентации я выложу позже.
Мое выступление было по теме «Автоматизация архивной деятельности. Создание единого архивного информационного пространства». В нем был дан краткий обзор всех 6 программ, 3 я показала вживую — «Учет обращений граждан и организаций», «Фотокаталог» и «Web-архив».
Кроме нас из представителей бизнеса еще была компания-разработчик программ, внедряемых в деятельность всех Новосибирских учреждений – ООО «КЭДО». Мне был очень интересен опыт других разработчиков, поэтому я с большим вниманием слушала их выступления. Для создания программ по работе с обращениями граждан и фотодокументами в электронном виде использовался Lotus Notes. Выбор объясняется тем, что в Правительстве используется СЭД на этой платформе, но пока я не увидела связь с СЭДом в процессе поступления обращений граждан, наверно это будет реализовано позже, в процессе развития.
По АКИЗ (Автоматизированный контроль исполнения запросов) я, конечно, нашла много недочетов, вернее отсутствие множества необходимых функций, но это вполне объясняется следующими моментами:
Во-первых, разработчик полностью полагается на требования заказчика, не зная процесса изнутри, его нюансы, специфику, которая отличает запросы в архивные учреждения от запросов в другие инстанции (в социально-правовых информация запрашивается на гражданина, но не обязательно им самим, в тематических – о чем угодно и многое другое).
Во-вторых, заказчик при создании требований описывает свою привычную работу, обычно он не хочет ее сильно менять, рассчитывая ее немного упростить. Например, нумерация по первой букве фамилии для социально-правовых запросов (С-1 у Сусловой Е.В.) использовалась для поиска по бумажным журналам. А если у вас база данных с хорошими поисковыми возможностями, то такая нумерация не имеет смысла. Мы в своей программе использовали другие варианты и часто объясняем, что старая нумерация не целесообразна, а более информативна нумерация, например, по первой букве вида запроса (С-1 социально-правовые, Т-1 тематические).
В-третьих, заказчик не может знать всех возможностей информационных систем, которые могут не только упростить, но и во многом изменить к лучшему его деятельность. Например, отказаться от ведения, как минимум 2-х, бумажных журналов. Или — не просить посетителя заполнить бланк, а быстро зарегистрировав в программе, отдать распечатанное заявление на подпись. Или — быстро получить графический отчет и так далее (см. список возможностей программы «Учет обращений граждан и организаций»:)).
Вывод, при разработке программ очень важен контакт опытного (с пониманием архивного дела) разработчика и заказчика, желающего получить от автоматизации максимальный эффект. У нас есть очень требовательные заказчики, а сейчас мы общаемся с очень большим кругом клиентов, которые помогают развивать наши программы.
У коллег из КЭДО еще есть много возможностей для развития своих программы, мы понимаем, как им не просто. От всей души желаем им успехов!
Еще мы узнали о российских разработчиках книжных сканеров OPTIMA-V из Иркутска. Генеральный директор ООО «Байкал Композит» рассказал о технических возможностях, продемонстрировал видеоролики. Интересно, что при хороших скоростных возможностях имеется хороший образ, который можно автоматически обработать. Программное обеспечение поставляется вместе со сканером. Стоимость — 380 тыс. руб., при массовых закупках (в регионе, например) возможны скидки.
Некоторые организации проявили интерес к нашим продуктам, пока у нас в этом регионе 2 клиента, но надеюсь мы продолжим сотрудничество с архивными учреждениями Новосибирской области.
Была презентована (и подарена нам) мультимедиа хрестоматия «Военное детство 1941-1945». Диск содержит не только фотографии, документы, но и песни и 2 фильма военных годов – «Бармалей» и «Тимур и его команда». Имеется и вводная брошюра со статьей и материалом о Государственном архиве Новосибирской области. Очень хорошее оформление и исполнение. Спасибо за подарок!
Не могу не отметить еще один подарок — «Календарь знаменательных дат и памятных событий по Новосибирской области 2011 год», очень красивое издание с множеством статей и подробным описанием событий. Надеемся, что если использовать нашу программу для упорядочения памятных дат (с конвертацией из Word), с фотографиями, аннотациями работать при подготовке подобных изданий станет намного проще.
Очень приветливые люди нас встречали, очень заинтересован в развитии информатизации начальник управления архивной службы Новосибирской области — Владимир Дмитриевич Попов, это всегда радует. Надеемся, что наши достижения найдут свое место и в этом регионе.
Продолжение следует.