Специалистами компании «Архивные Информационные Технологии», на основе программы Web-архив был разработан и размещен в Интернете каталог фондов Государственного архива Ставропольского края.
Информация представлена в том объеме, в каком она заведена в отраслевую программу «Архивный фонд». Это 7535 фондов, 5517 описей, 95506 единиц хранения, 17 документов и 2738 электронных копий.
Каталог по документам сейчас находится в опытной эксплуатации.
Для посетителей особенности системы заключаются в широких возможностях поиска, в работе с подборками и с электронными документами, а так же в удобном взаимодействии с архивом. Архивное учреждение при этом решает ряд задач: информирование граждан, предоставление услуг в электронном виде.
Важно отметить, что за время его представления в сети (с октября 2011 г.) его посетило свыше 300 посетителей, которые просмотрели 7200 страниц. Система уже получила и своих первых пользователей: в ней зарегистрировались 26 человек, которые уже начали создавать подборки (свыше 30 шт.), а один пользователь включил в свои подборки около 200 документов.
Очень надеемся, что каталог фондов онлайн будет востребованным и дальше.
Возможности системы:
Поиск
- Быстрый поиск через поисковую строку проводится по заголовкам фондов. Используя детальный поиск можно провести поиск с учетом описаний фондов (аннотаций, исторических справок), переименований фондов, заголовков описей, описания описей (аннотаций к описи), заголовков дел и документов (данные из программы «Архивный фонд»).
- Возможен отбор документов при использовании персонального и географического указателей. Документы также можно выбрать по их виду. Для поиска и просмотра электронных копий документов, представленных на сайте, достаточно воспользоваться фильтром «С электронными копиями».
- Поиск и отбор документов работают в сочетании.
Просмотр
- Система имеет вложенную организацию данных по традиционной для архивов схеме: фонд, опись, дело (единица хранения), документ (единица учета). На каждом уровне имеется описание.
- При наличии электронных копий документов на уровне дела (для фото-фоно-видеодокументов) и на уровне документов будет размещено изображение. В зависимости от формата (JPEG, PDF) и статуса открытости их можно просмотреть в специальных просмотровых окнах. Если файл защищен от общего просмотра, то он имеет наложенную на изображение защиту (для JPEG) либо иметь картинку со значком PDF. Сейчас решается вопрос, как будет осуществляться доступ таким документам.
Формирование подборок
- Для зарегистрированных пользователей существует возможность создавать подборки документов или ссылок на фонды, описи или дела. К ним можно вернуться для работы через личный кабинет, а так же присоединить к обращению или заказу в архив. Подборки можно редактировать и пополнять по мере необходимости.
Создание обращения в архив
- Для создания обращения в архив с сайта регистрироваться не обязательно. Но, зарегистрированный пользователь получает возможность создавать подборки, заказы на доступ и хранить их в своем кабинете. Там же он может проверить состояние исполнения его заказа или обращения за справкой.
- При заполнении формы обращения в архив нужно выбрать причину обращения: заказ архивной справки, подача тематического запроса или заказ документов на копирование или сканирование. После отправки обращения, на электронную почту посетителя придет подтверждение об отправке письма в архив.
- За изменениями статуса состояния обращения, гражданин может проследить через приходящие на его электронную почту уведомления или через на сайт по номеру запроса.
Дополнение от 06.12.2011: К сожалению в настоящий момент работа ресурса временно приостановлена. Архивом проводится корректировка данных и исправление ошибок, допущенных при заполнении Архивного фонда.