У каждого архива есть важная цель — сделать поиск по документам более быстрым, простым и доступным как для архивистов, так и для любого гражданина.

Своё приближение к цели архивисты напрямую связывают с показателями объёма данных, заведённых в программу «Архивный фонд» на уровне дел. Только вот всем доступная отраслевая программа оказалась несовершенной в плане решения важной для архивистов задачи. Поэтому каждый архив пытается самостоятельно придумать способ для ускорения этого самого трудоёмкого процесса.

Высоких результатов удалось добиться одному из пермских архивов, который занёс в программу 692 731 заголовков дел! Это составило 67% пути к намеченной цели создания полноценной поисковой системы. Учитывая тот факт, что до начала 2010 года Государственный архив Пермского края (ГАПК) преодолевал это расстояние собственными силами, хочется узнать, как ему это удалось?

А способствовал этому ряд причин:

1. Наличие специалистов, которые еще в 1995 году разработали свое программное обеспечение, позволяющее учитывать единицы хранения. Напомним, что «Архивный фонд» расширил свои функции в этом направлении с 3-й версии, которая вышла в 2003 году.

2. Внесение с 1995 года данных в программу «Госархив», которые затем были перенесены в «Архивный фонд».

3. С 2004 года архив использовал разработку пермского архивиста Сергея Плотникова «АвтоАФ», которая позволила переносить описи из текстового файла непосредственно в программу «Архивный фонд».

Имея указанные выше возможности, архив продолжал поиски наиболее быстрого способа занесения в программу заголовков дел и в 2007 году провёл эксперимент.

Для формирования базы данных (БД) «Архивный фонд» использовались следующие варианты:

1. Заполнение полей непосредственно в программе.

2. Сканирование описи, распознавание текста в таблице, сохранение в текстовом файле, перенос описи с помощью программы «АвтоАФ».

3. Перепечатывание описи в таблицу в Word, сохранение в текстовом формате, перенос с помощью программы «АвтоАФ».

Опыт показал, что самый неудобный и медленный это 1-й способ.

2-й целесообразно использовать тогда, когда опись создана в табличном виде, то есть столбцы и строки хорошо просматриваются и текст будет хорошо распознан.

Следовательно, перед занесением описи в базу данных сначала устанавливается ее качество и выбирается способ перевода ее в электронный вид.

Затем опись сканируется и распознается либо набирается в Word.

Далее она сохраняется в формате txt и переносится в БД «Архивный фонд» с помощью программы «АвтоАФ». Подробнее о возможностях этой программы можно узнать на сайте автора.

Используя такой способ, архив заносит в год около 90 000 заголовков дел силами 2-х операторов. Следовательно, ежемесячная норма для одного архивиста может составить около 4 000 единиц хранения.

Таким образом, если очень стремиться к намеченной цели, то достичь ее не так уж и трудно, а если здраво подойти к решению, то не так уж и дорого.

Предлагаю поделиться достижениями своих архивов в этом направлении, рассказать о своем опыте, об используемых технологиях. Как планируется осуществлять обсуждаемый процесс в 4-й версии «Архивного фонда»?

Елена Суслова.