В Интернете все больше появляется каталогов (поисковых систем), позволяющих всем пользователям сети осуществлять удаленный поиск по документам, хранящимся в архивах.
Если и ваш архив задался идеей создать такой каталог на своем сайте, то рекомендуем ответить на следующие вопросы:

Зачем? Для кого? Как?

Эти же вопросы актуальны и при разработке самого сайта, но сейчас мы поговорим о создании электронного фондового каталога  в Интернете (его еще называют онлайн-каталогом), содержащего описание документов на уровне описи или дела.

Согласно статистике, именно каталоги (базы данных) различного вида остаются самым востребованным материалом на архивном сайте. Следовательно, от их правильной организации (состава, поиска) во многом зависит и успешность сайта.

1. Зачем? Нет сомнений — для того, чтобы предоставить гражданам информацию о хранящихся в архиве документах. Но оказывается, некоторые архивисты не понимают, насколько они помогают себе в работе. Ведь проведя предварительный удаленный поиск, гражданин отошлет в архив более конкретный запрос. Такое обращение часто содержит ссылку на дело или документ, а это существенно облегчит работу при его исполнении. Сокращается так же вероятность дополнительной пересылки запросов, пришедших не по адресу.

2. Для кого? Конечно для граждан и архивистов, а не только для отчета перед начальством.

Поэтому важно чтобы каталог был полным, т.е. содержал все заголовки дел. Иначе, вы только частично решаете поставленную задачу и гражданину все равно придется ехать в архив или обращаться с вопросами. Если вашему архиву выделили средства для создания электронного архива (как в отдельных регионах), начните с создания полноценной поисковой системы, а не со сканирования отдельных документов. Заполнение «Архивного фонда» на уровне дела позволит в дальнейшем сконвертировать информацию в базу данных для размещения на сайте.

Кроме того, наполнение каталога должно давать максимальное представление о составе документов. Например, создавая web-каталог на основе программы «Архивный фонд» мы используем следующие поля, по которым  проходит поиск.

Важно так же, чтобы информация каталога была доступна для индексирования поисковыми системами. То есть поиск по каталогу должен быть доступен и тем гражданам, которые не знают адрес вашего сайта.

Для более детального изучения пользователь может перейти из поисковой системы непосредственно в ваш каталог, размещенный на сайте архива.

3. Как? Если говорить о фондовом каталоге, то нет более простого пути, как создание базы данных на сайте путем конвертации данных из программы «Архивный фонд» или «Фондовый каталог».

При ответе на этот вопрос, конечно, необходимо учитывать приведенную выше информацию, которая поможет определить какие технические средства и инструменты надо использовать при разработке такого каталога.

Используя опыт работы компании «Архивные Информационные Технологии»  приведем последовательность работы при создании каталога по документам архива для размещения его на сайте.

  • Определяем наиболее информативные поля из программы «Архивный фонд» 3-й версии.
  • Разрабатываем конвертер, который:
    — выбирает нужные поля из базы данных «Архивный фонд»;
    — проводит проверку заведенных данных на целостность и правильность заполнения;
    — исправляет автоматически ошибки (по возможности), такие как повтор в заголовках дел слов «То же», несоответствие дат, ошибки в количестве листов;
    — формирует новую базу в формате, необходимом для представления данных в Интернете.
  • Создаем интерфейс, разрабатываем поисковый механизм и организуем выдачу после поиска.
    Результат поиска мы представляем сгруппированным по полям, в которых проводился поиск, при этом указываем количество упоминаний искомой фразы в каждой группе. Искомые слова после поиска выделяются цветом.

Приведем примеры каталогов, созданных компанией «Архивные Информационные Технологи»:

Думаем будет интересно провести обзор фондовых каталогов, размещенных в сети Интернет и проследить насколько доступна и удобна для пользователя представленная в них информация. Поэтому, в ближайшее время специалисты нашей компании планируют повести такую работу.

Предложите критерии  или параметры для их оценки. Например:

  • видимость данных каталога (базы данных) поисковыми системами;
  • полнота информации;
  • быстрый поиск;

Елена Суслова.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)