Единая Архивная Информационная Система (ЕАИС)
Закажите презентацию по телефону 8(342)258-0-258 или по эл.почте ait@aiteh.ru.
Скачайте описание системы (PDF).
Данная система в полной мере решает задачи удаленного взаимодействия с пользователями архивной информации и предоставляет инструменты для автоматизации рабочих процессов.
Система может быть «развернута» для работы, как на уровне региона, так и в отдельном государственном архиве и позволит получить:
- систематизированное хранение и наполнение информацией о составе фондов, документов и электронных образов документов;
- автоматизацию работы архивных учреждений по основным направлениям работы;
- информационное обеспечение граждан через Интернет;
- организацию поиска и доступа к документам в электронном виде;
- организацию подачи обращений и заказов в архивные учреждения региона;
- информирование о состоянии исполнения обращений и заказов на сайте;
- учет пользователей и их действий;
- формирование необходимых форм отчетности.
Пример внедрения:
Система состоит из Платформы и Функциональных модулей, которые позволят удовлетворить потребности архива любого уровня или региональной архивной службы в целом.
Позвоните по телефону 8(342)258-0-258 или напишите по эл.почте ait@aiteh.ru и мы составим для вас стратегию перехода на автоматизированные технологии по вашим потребностям и на самых выгодных для вас условиях оплаты.
Платформа
| Портал | |
|---|---|
| Сводный каталог фондов | Поиск, просмотр: Архив, Ф, Оп, Д, документ, изображение. Портфель, закладки |
| Личный кабинет | Вход по ЕСИА, Портфель, Заказы, Обращения, Закладки, Оплата (квитанция) |
| Заказы | Платный доступ к образам, на выдачу в ч/з, копирование/сканирование |
| Обращения | Соц.-правовые по темам, тематические, генеалогические |
| Система управления | |
| Контентом сайта | Создание страниц, материалов по категориям (новости, выставки, публикации), слайдера |
| Пользователями | Данные архивов, управление доступом по ролям, запись действий, статистика |
| Сводным каталогом | Конвертация из АФ, поиск, просмотр, редактирование, добавление (Ф, Оп, Д, док., образ) |
| Топографированием | Постеллажный и пофондовый указатели, создание ярлыков, поиск |
| Документами и образами | Описание, поиск, просмотр, план оцифровки, учет ЭФП, отчет |
| Автоматизированным НСА | Создание указателей, путеводителей, поиск |
| Хранилищем образов | Структурированное хранение образов в форматах PDF, JPEG, автоматическая связь с Делом |
| Обработкой обращений | Изменение статуса, комментарии заявителю, статистика, поиск, синхронизация с ПО |
| Обработкой заказов | Изменение статуса, комментарии заявителю, выставление стоимости, статистика, поиск |
| Отчетами | Кабинет руководителя: мониторинг обращений, исполнение заказов, учетные документы, статистика использования, посещаемость Портала |
Функциональные модули
| ЭПМК | |
|---|---|
| Подготовка заседаний | Заведение вопросов заседания, ведение списка экспертов, формирование повестки, протокола, выписок из протокола, хранение и поиск информации по заседаниям |
| Учет документов прошедших комиссию | Регистрация документов и описей, фиксирование результатов рассмотрения, замечаний, учет возвращенных на доработку, связь с ИК, поиск за любой срок |
| Отчетность | Формирование статистики, списков документов по учреждениям |
| Читальный зал | |
| Учет исследователей | Регистрация, печать пропуска, формирование требования |
| Учет выдачи дел | Контроль выдачи/возврата |
| Отчетность | Статистика использования документов, статистика посещаемости ч/з |
| Движение дел | |
| Учет сотрудников | Требования на выдачу дел сотрудникам |
| Контроль движения | Контроль выдачи из хранилища, определение местонахождения дел |
| Отчетность | Интенсивность использования |
| Тематические базы данных | |
| Библиотека СИФ | Описание литературы, просмотр образа, учет выдачи |
| Распорядительные документы | Описание документов, просмотр образа, поиск по содержанию |
| Фотокаталог | Описание фотодокументов, просмотр образа, создание подборок, создание выставки |
| Генеалогия | Описание документов генеалогического характера, именной и географический указатель |
| Уникальные документы | Описание документов, содержание, просмотр образа |
| Календарь памятных дат | Описание событий, привязка изображений, выборка юбилейных дат, формирование календаря за любой период для печати и для портала |
| Местонахождение дел по личному составу | |
| Список организаций | Описание документов по л/с, переименования организаций, определение местонахождения |
| Планово-отчетная документация | |
| Формы | Заполнение форм учреждениями, формирование сводных отчетов |
|
Комплектование | |
| Учет источников комплектования (ИК) | Ведение списка ИК (организаций, коллекций, личных фондов, исключенных из списка, вне списка), переименования ИК, контроль за условиями хранения |
| Взаимодействие с ИК | Учет мероприятий, консультаций, контроль за рекомендациями, контроль наличия учетной документации |
| Учет деятельности ИК | Контроль сроков описания и передачи, учет утрат, прием описанных и неописанных документов, ведение журналов учетных документов |
| Подготовка описей | Создание и хранение описей, в том числе на электронные документы, экспертиза ценности, конвертация в Каталог после передачи документов на хранение |
| Отчетность | Создание сводного списка, сводного паспорта, паспорт архива организации, графики план-факт описания/передачи, статистика по ИК |
