Программа «Web-архив»
Данная информационно-поисковая система (Система) предназначена для размещения в Интернете, с целью предоставления широкого доступа граждан к сведениям об архивных документах, способствует удаленному взаимодействию граждан с архивами, предоставлению государственных услуг в электронном виде.
Система содержит данные о хранящихся в архиве документах и представляет собой часть научно-справочного аппарата архивного учреждения. Она может содержать информацию (сконвертированную из отраслевой программы «Архивный фонд») на уровне архива или всех архивных учреждений региона.
В Системе предусмотрен просмотр электронных копий документов, в том числе организация платного просмотра.
Ниже представлены четыре варианта размещения программы «Web-архив»:
На уровне архива
Государственный архив Ставропольского края
Государственный архив Брянской области
На уровне региона
Ярославская область
Пермский край
Поиск
- Быстрый поиск через поисковую строку проводится по заголовкам фондов. Используя детальный поиск можно провести поиск с учетом аннотаций, исторических справок, переименований фондов, заголовков описей, дел и документов (данные из программы «Архивный фонд»).
- Возможен отбор документов при использовании персонального и географического указателей. Документы также можно выбрать по их виду. Для поиска и просмотра электронных копий документов, представленных на сайте, достаточно воспользоваться фильтром «С электронными копиями».
- Поиск и отбор документов работают в сочетании.
Просмотр
- Система имеет вложенную организацию данных по традиционной для архивов схеме: фонд, опись, дело (единица хранения), документ (единица учета). На каждом уровне имеется описание.
- При наличии электронных копий документов на уровне дела (для фото-фоно-видеодокументов) и на уровне документов будет размещено изображение. В зависимости от формата (JPEG, PDF) и статуса открытости их можно просмотреть в специальных просмотровых окнах. Если файл защищен от общего просмотра, то он имеет наложенную на изображение защиту (для JPEG) либо иметь картинку со значком PDF. Доступ к таким документам предоставляется на платной основе через оформление заказа.
Формирование подборок
- Для зарегистрированных пользователей существует возможность создавать подборки документов или ссылок на фонды, описи или дела. К ним можно вернуться для работы через личный кабинет, а так же присоединить к обращению или заказу в архив. Подборки можно редактировать и пополнять по мере необходимости.
Формирование заказов на доступ к защищенным документам
- Существует возможность просмотра защищенных электронных копий. Для этого надо зарегистрироваться в Системе и добавить интересующие дела или документы к Заказу на открытие доступа. Данный Заказ будет отправлен в архив для формирования квитанции для оплаты доступа. Оплатив заказ и получив уведомление об открытии доступа, пользователь сможет просматривать документы через свой личный кабинет в течение заданного периода времени.
Создание обращения в архив
- Для создания обращения в архив с сайта регистрироваться не обязательно. Но, зарегистрированный пользователь получает возможность создавать подборки, заказы на доступ и хранить их в своем кабинете. Там же он может проверить состояние исполнения его заказа или обращения за справкой.
- При заполнении формы обращения в архив нужно выбрать причину обращения: заказ архивной справки, подача тематического запроса или заказ документов на копирование или сканирование. После отправки обращения, на электронную почту посетителя придет подтверждение об отправке письма в архив.
- За изменениями статуса состояния обращения, гражданин может проследить через приходящие на его электронную почту уведомления или через на сайт по номеру запроса.
Реализация
Данная система функционирует на Портале архивных учреждений Ярославской области, на сайте Государственного архива Ставропольского края, на сайте Агентства по делам архивов Пермского края, на сайте Государственного архива Брянской области.
