Сохраненные файлы в формате TXT могут содержать ошибки. Поэтому 5й этап – это проверка файлов в программе «АвтоАФ».
Сама программа должна быть при этом подключена к программе «Архивный фонд», где уже заведены сведения о фондах, количестве дел в описи и т.д. Более подробная информация о приобретении, установке и подключении программы «АвтоАФ».

Так выглядит окно программы «АвтоАФ». Чтобы проверить опись, нужно просто перетащить файл *.txt из папки на окно программы и нажать кнопку «Начать». После проверки появится окно с общей статистикой. Если ошибок в файле нет, то его можно перенести в программу «Архивный фонд». Если же ошибки есть, то «АвтоАФ» сообщит о том, что перенос невозможен и предложит вывести отчет.
В нашем случае, проверялось несколько описей подряд. Затем те, что без ошибок, откладывались в отдельную папку, а те, что с ошибками пересматривались, сверялись с отчетами, правились и проверялись снова.

Ошибки были разные:

• орфографические (чаще в тех описях, которые были перепечатаны вручную),
• неверно указанные даты (напр. 31.02),
• неверное расположение дат в столбцах (дата начальная позже конечной),
• несоответствие информации о количестве заголовков дел (если при подготовке файла, не были удалены те строки, которые не переносятся в «Архивный фонд» /выбывшие, уничтоженные дела и. т.п./)…

Пример одного из отчетов:

Проблемы конвертации. Для продолжения конвертации исправьте их.

Ф.77.Оп.61.

Как видно из примера программа «АвтоАФ» сама удаляет лишние знаки препинания.
Благодаря отчетам удалось исправить все ошибки и подготовить файлы TXT непосредственно к переносу в «Архивный фонд»

Этап 6-й – Перенос заголовков дел в программу «Архивный фонд» версии 4.

Чтобы не тратить время на поездки в Пермский государственный архив новейшей истории, было принято решение перенести заголовки дел, подключившись удаленно к компьютеру одного из сотрудников, где была установлена программа «АвтоАФ 10».
Таким образом, база данных программы «Архивный фонд» пополнилась на 18 980 заголовков дел, что составило 76,4% от количества переведенных в электронный вид. На перенос было затрачено около одного часа в день в течение рабочей недели. В среднем, это 3 796 заголовков дел в час.
Ещё 5 857 заголовков дел просто остались в электронных копиях описей, как удаленные или выбывшие.

Выводы:
1. Начинать подготовку к сканированию нужно с сортировки описей. Не стоит сканировать то, что потом трудно будет распознавать.
2. Необходимо сформировать опись, которую потом можно распечатать и использовать в качестве 2ого и/или 3его экземпляра. Форматы файлов: pdf и/или doc.
3. Лучше начинать заполнение базы данных программы «Архивный фонд» с тех фондов, где наименьшее количество описей, содержащих заголовки удаленных, выбывших дел.
4. Для переноса заголовков дел в программу «Архивный фонд» эффективнее использовать программу «АвтоАФ». Программа осуществит проверку описей и при наличии ошибок выведет отчет. Заголовки дел в описях без ошибок с помощью программы можно автоматически перенести в «Архивный фонд», затратив при этом минимальное количество времени.
5. Обработкой описей занимались 2 человека. 40 рабочих дней затрачено на обработку 24 837 заголовков дел, и перенос из них 18 980 заголовков дел в «Архивный фонд. Т.е. в среднем работа проводилась с 600 заголовками дел в день. При этом после проведенной работы архив получил полноценные копии описей, а благодаря встроенной в программу «АвтоАФ» функции проверки, были исправлены ошибки, оставшиеся после распознавания и перепечатки описей. В среднем, при таких показателях базу данных программы «Архивный фонд» можно пополнить на 150 000 заголовков дел в год (250 рабочих дней).

Работа была разбита на несколько этапов.

Этап 1-й – сортировка описей в каждом фонде.
Описи делились на те, которые можно было отсканировать и получить минимальные проблемы при распознавании, и на те, которые перевести в электронный вид можно было, только набирая вручную в Word.
Те описи, которые можно было отсканировать, делились ещё на 2 группы:

• описи, которые удобно было расшить и отсканировать с использованием поточного сканера;
• описи, которые удобнее было отсканировать с использованием планшетного сканера. Это описи небольшого объема (2-4 листа), описи со склеенными в переплете страницами и описи, которые было проблематично расшить.

Этап 2-й:

• Сканирование

Для сканирования использовалась программа ABBYY FineReader 11 со следующими настройками: Оттенки серого, разрешение 400 dpi.
Для последующей обработки каждая отсканированная опись сохранялась как документ FineReader. Затем, в документе размечались области, и проводилось распознавание. Большинство ошибок было исправлено в самом документе FineReader. После, с помощью той же программы, опись сохранялась как документ Word.

• Перепечатывание описей вручную

Это заняло намного больше времени, чем сканирование. Опасность у такого метода перевода в электронный вид в том, что при проверке сложно выявить ошибки, допущенные человеком. Программа ABBYY FineReader чаще всего, в отличие от человека, выделяет те символы, в правильности распознания которых, она не уверенна.

Этап 3-й – Подготовка электронных копий описей.
Чаще всего, это были распознанные документы FineReader, сохраненные в формате PDF. Опись в электронном варианте по внешнему виду похожа на бумажный оригинал.
Если же опись была перепечатана вручную, то создавался документ Word, подписи и информация об итоговых проверках сканировалась и вставлялась в документ картинками.
В таком виде опись соответствует оригиналу лишь по содержанию, но это не мешает её использованию в качестве 2-ого или 3-ого экземпляра.

Этап 4-й – Подготовка текстовых файлов для переноса в программу «Архивный фонд» версии 4.
Все описи были сохранены в файлах Word *.doc. Затем, частично руководствуясь инструкцией пермского архивиста Сергея Плотникова, каждая опись в Word была подготовлена к переносу заголовков дел в программу «Архивный фонд».
Особые правила оформления описи были нужны для того, чтобы использовать для переноса заголовков дел программу «АвтоАФ», разработанную Сергеем Плотниковым, поскольку занесение заголовков дел вручную – это огромные временные затраты.

В ходе работы была составлена собственная инструкция по работе с текстовыми файлами.
1. Включить отображение всех знаков (Непечатаемых символов).
2. Выделить весь текст (сочетание клавиш Ctrl+A).
3. Отчистить формат.
4. Применить стиль Word 2003.
5. Выбрать шрифт TNR 12, межстрочный интервал оставить одинарный.
6. Настроить поля: поле слева 2,5 см, с других сторон по 1 см.
С такими параметрами комфортнее работать с документом, лучше воспринимается информация.
7. Выровнять заголовок описи по центру, оставить Enter между заголовком и таблицей.
8. Таблица описи, после обработки в FineReader, в Word разделена на несколько таблиц либо Enter, либо разрывами разделов. Чтобы склеить таблицы нужно:
8.1 Выделить первую таблицу полностью – Включить отображение всех границ – С помощью Автоподбора выровнять по ширине окна.
8.2 Выделить вторую таблицу полностью – Включить отображение всех границ – С помощью Автоподбора выровнять по ширине окна.
И т.д.
8.3 Удалить Enter и/или разрывы между таблицами, тем самым склеив их в одну.
8.4 Выровнять столбцы, если необходимо.
9. Выделить склеенную таблицу полностью и кликнуть по ней правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства таблицы» и во вкладке «Строка» убрать галочки из пунктов «Высота» и «Разрешить перенос строк на следующую страницу».
10. Вновь выделить таблицу полностью, применить выравнивание к ячейкам «В центре ячейки по центру».
11. Выделить столбец, где заголовки дел и применить к нему выравнивание « В центре ячейки справа».
12. Текст в шапке таблицы и Заголовки подразделов выровнять обратно по центру.
13. Работа с содержимым таблицы:
13.1 На каждой из строк с заголовками Рубрикатора описи кликнуть правой кнопкой мыши, установить для заголовка жирный шрифт. В меню «Абзац» во вкладке «Положение на странице» поставить галочку у пункта «Не отрывать от следующего». Тем самым удастся избежать ситуации, когда строка с заголовком подраздела останется на предыдущей странице, а заголовки дел этого подраздела начнутся с новой.
13.2 Даты:
Если даты указаны в двух столбцах, то формат: 00.00.0000

Если в одном столбце, то формат 00.00.0000-00.00.0000 (через дефис без пробелов).

Если стоит день и месяц, то нужно добавлять год в формате 0000, если указаны месяцы, например, январь и декабрь, то интервал записывается в одном столбце 01.01.0000-31.12.0000 (первый день первого месяца и последний день последнего месяца) или в разных столбцах: начальная дата, конечная дата.
13.3 Необходимо удалить лишние пробелы. Это можно сделать с помощью замены 2-х пробелов на 1. Процедуру провести раза 2-3.
14. Если в описи у заголовка дела есть отметка «Уничтожено», «Выбыло», то такой заголовок не переносится в программу «Архивный фонд». Из таблицы необходимо удалить строку с этим заголовком дела.
15. Для переноса в «Архивный фонд» нужны столбцы: номер дела, заголовок дела столбец(цы) с датами и столбец с указанием количества страниц. Остальные столбцы нужно удалить.
Также нужно удалить шапку таблицы.
16. Нужно заменить обычные знаки абзаца в многострочных заголовках на перенос строки в виде . Так как «АвтоАФ» не воспринимает знаки абзаца и разобьет многострочный заголовок на несколько отдельных заголовков и выдаст при проверке ошибку.
17. Выделить таблицу, через контекстное меню применить автопобор «По содержимому».
18. Привести информацию заголовка над таблицей к следующему виду:
Фонд *указать номер фонда*
Опись *указать номер описи*
*Указать тип дел* (л/с, упр. и т.п.)

Пример:

Фонд 582
Опись 1
упр.

19. Таблицу необходимо преобразовать в текст. Схема следующая:
Выделить всю таблицу, в меню «Таблица» (в Word 2010 вкладка «Макет») выбрать «Преобразовать таблицу» – «Таблицу в текст». Разделителем выбрать «Знак табуляции».
20. Сохранить файл как – выбрать для сохранения формат TXT.

В Интернете представлены 253 архивных учреждения: 116 поддерживают собственный сайт, 83 занимают раздел на стороннем ресурсе (обычно на сайтах региональных органов власти) и 57 имеют одну информационную страничку. Для составления рейтинга мы оценивали только самостоятельные сайты, для которых можно было определить техническое исполнение, посещаемость, индексацию страниц и т.д.

Зачем мониторить архивные сайты?

Во-первых, прошло уже 3 года, уровень и качество сайтов, технологии сайтостроения несколько изменились, было интересно посмотреть уровень архивных сайтов на сегодняшний день.

Во-вторых, появилось много новых, не участвовавших в предыдущем мониторинге сайтов, в том числе и наших разработок, хотелось увидеть какой уровень они занимают среди «старичков».

В-третьих, каждому архиву, развивающему свой сайт, хочется увидеть его место среди себе подобных, оценить свою работу, «подтянуть» его качество в зависимости от выставленных оценок, понять свои слабые и сильные стороны.

Почему мы?

А почему бы и нет? Вряд ли человек не знакомый с требованиями и возможностями архивов в области сайтостроения стал бы заниматься этой работой. Наша компания уже 4 года занимается автоматизацией архивной отрасли, в том числе и созданием архивных сайтов. Причем, сайт, созданный специалистами компании (во время работы в отрасли) находился на первом месте в рейтинге архивных сайтов 2008 года.

Теперь  о результатах

Как это и было в 2008 году уровень сайтов очень разный: есть очень «сильные», интересные сайты, а есть сайты, которые просто информируют случайных  посетителей о своем существовании и кратко описывают деятельность. Часто на архивных сайтах встречаются технические ошибки, которые могут быть не заметны внешне, но в значительной мере влиять на посещаемость. Тогда, к сожалению, масса интересных материалов (виртуальных выставок и баз данных) остается не замеченными.

Итак, в пятерку лучших вошли 6 сайтов (141 – 102 балла):

1. Пермский государственный архив новейшей истории – 141 балл.
2. Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан – 138  баллов.
3. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики – 116 баллов.
4. Государственный архив Пермского края – 115 баллов.
5. Государственный архив Калининградской области и Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) – 102 балла.

Надо сказать, что сильных сайтов – грамотных, продуманных и интересных намного больше. Так же как и сайты, занявшие первые места не лишены технических ошибок.

Критерии оценки позволяли набирать больше баллов  за интересный и востребованный контент:

• если выступления и публикации были представлены не только списком, но и в электронном виде – дополнительный балл;
• виртуальные выставки – 1 балл за каждую;
• сборники документов в электронном виде – 1 балл за каждый;
• элементы НСА, доступные на сайте – обзоры, указатели, тематические списки фондов – 1 балл за каждый;
• наибольшее количество баллов можно было заработать за базы данных онлайн, особенно с образами документов (до 7 баллов).

Наличие данного контента на сайте не только создает объем, но и представляет собой уникальный текст, который хорошо индексируется поисковиками, а следовательно приводит на сайт  посетителей. Базы данных, если они правильно спроектированы, увеличивают количество страниц сайта на количество записей в базе. У сайта ПермГАНИ, например, 5 баз данных добавляют объем в 200 000 страниц. Вместе с 270 статьями они приводят на сайт 300-400 посетителей каждый день, которые просматривают 1000-1500 страниц. В среднем же посещаемость архивных сайтов очень мала – до 100 человек ежедневно, а у многих до 20. Максимальное количество, конечно, у наших главных сайтов: сайт Росархива посещает около 1200 человек, а «Архивы России» в среднем 3500 ежедневно.

Так же перечисленные материалы дадут вам целевых посетителей, то есть попавших на ваш сайт не случайно, а вот вернутся ли они к вам еще будет зависеть и от других факторов, так называемого юзабилити или удобства использования (об этом чуть ниже).

Итак, мы согласны с оценкой критериев, подсмотренных у Е.Бобровой. Контент – это основной поставщик баллов для рейтинга, как и поставщик посетителей. Конечно, у «старичков» (самые первые архивные сайты появились 10 лет назад) есть некое преимущество, но наполнить сайт данным контентом может позволить себе практически любое архивное учреждение (даже архив по личному составу), которое ведет работу по использованию документов, надо лишь задаться такой целью. Добавлять на сайт базы данных можно так же как любой контент, ведь в архивах множество различных тематических баз данных, которые могут быть интересны исследователям. Как это осуществить мы вам подскажем, обращайтесь.

Учитывая вышеизложенное, при оценке сайтов мы сталкивались с тем, что если сайт был создан в соответствии со всеми рекомендациями Росархива, технически безупречен, красив, но на нем отсутствует указанный контент – он получал в сумме низкое количество баллов (60-70).  И это реальная оценка не только наших экспертов, но и пользователей Интернет, подтверждающаяся низким количеством посетителей таких сайтов (20-30). Не стоит забывать, что  пользователь ищет в Интернете, прежде всего контент.

Еще одна сложность в равноправной оценке состояла в том, что сайты архивных служб регионов конкурировали с сайтами отдельных архивных учреждений. Понятно, что сайты служб содержат все материалы архивов региона.

Теперь несколько слов о юзабилити. Что задерживает посетителей на сайте, а что наоборот – побуждает к уходу.

Нечитаемые тексты. В грамотно построенных сайтах для разного контекста создаются свои стили, которые позволяют правильно оформлять текст: выделять заголовки, разделять абзацы, использовать удобочитаемый шрифт, его размер, сочетать цвет фона и текста. К сожалению, нам не редко встречались такие страницы, где текст выглядит как огромное облако и соответствует выражению «много букв», причем совершенно нечитаемых. Это происходит от того, что администраторы сайтов выкладывают текст, копируя его из Word, не обращая внимания на сохранение форматирования.  Вследствие этого, списки превращаются в одно предложение, абзацы пропадают и получается то, что я уже описывала. Понятно, что желание разбираться в таких текстах у посетителя пропадет. (Пример1)

Неудобная навигация. Меню с множеством подпунктов, отсутствие «хлебных крошек» (ссылок на предыдущие страницы)(Пример 2), скрытость наиболее востребованного контента в глубине сайта (Пример 3), излишние переходные страницы, отсутствие карты сайта приводят к тому, что посетитель теряется, не находит, то, что ему интересно и быстро покидает сайт. Вынесите ссылки на виртуальные выставки, статьи, базы данных, альбомы документов на главную страницу (Пример 4), уберите ненужные страницы (пустые), организуйте внутреннюю перелинковку (ссылки на внутренние страницы сайта, которые могут заинтересовать читателя определенной страницы) (Пример 5) и посетитель проведет на вашем сайте больше времени, чем планировал, получит большее представление о его содержании и увидит самые ценные материалы.

Отсутствие внутренней оптимизации. На самом деле, непонятное определение «оптимизация», за которую так много просят «продвиженцы» сайтов, означает простые вещи, которые под силу любому  администратору. Это набор правил, которые позволяет поисковым системам лучше индексировать и «любить» ваш сайт, а это в свою очередь влияет на место выдачи вашего сайта при проведении поиска. Текст должен иметь заголовки, картинки иметь подписи, названия страниц должны содержать ключевые слова и т.п. (статья по теме).

Существует еще внешняя оптимизация, качество  которой равнозначно количеству  ссылок со сторонних сайтов и чем «весомее» (раскрученнее) будут эти сайты, тем лучше. К сожалению, многие архивы после создания сайта не только забывают поддерживать свой контент и обращать внимание на то, как он выглядит, но и не пытаются рекламировать его на других ресурсах. Простые способы продвижения сайтов уже не раз описывались в других статьях блога. Хочу еще раз обратить ваше внимание, что если задаться целью повышения посещаемости и начать публиковать ссылки на материалы вашего сайта на таких ресурсах, как Википедия, Живой Журнал, социальные сети, форум Росархива, на тематических сайтах исторической тематики (форумах), то результат не заставит себя долго ждать, проверьте это.

«Тяжесть» сайта или долгая загрузка страниц – еще один враг посещаемости. Часто встречаются хорошие сайты, но медленная загрузка картинок или долгое ожидание результатов поиска по базе данных снижает впечатление, а может и вовсе побудить посетителя отказаться от ожидания результата. В качестве примера можно привести первый сайт  ПермГАНИ, каждая страница которого грузилась почти 1 минуту. Причина была  в неправильном выборе платформы для сайта (это тоже база данных). После смены платформы, наведения порядка в большом и интересном контенте, добавление баз данных  привело сайт архива на первое место в новом рейтинге. Запомните простую рекомендацию для картинок на сайте – фотографии сделанные на фотоаппарате не годны для выкладывания без обработки (Пример 6 «тяжелой» картинки, почти 1 Мб с изображением архива). Фотографию нужно не просто сжать, а специально сохранить в фотошопе для web-размещения. (Статья по обработке изображений для web-страниц).

Если с помощью критериев проанализировать оценку вашего сайта и учесть данные рекомендации, можно существенно повысить и качество сайта, и посещаемость. Для просмотра критериев оценки необходимо зарегистрироваться на сайте.

Для того, чтобы следить за посетителями, за востребованностью страниц, баз данных мы рекомендуем установить счетчик Яндекс.Метрики, он может быть видимым или скрытым.  Как с помощью этого сервиса проверять качество посещаемости я описывала ранее. На некоторых сайтах мы встречали такие счетчики и это позволило нам лучше оценить данные сайты. (Пример 7, пример 8, пример 9)

Если необходима консультация по установке счетчиков, обращайтесь.

Ключевой особенностью этой функции является то, что поиск осуществляется по базам данных, расположенных на сайтах самих учреждений. При этом результаты поиска со всех сайтов отображаются на одной странице, сгруппированные по учреждению. Каждая запись (фонд) является ссылкой, которая ведёт на страницу фонда на сайте учреждения-владельца. Это способствует дополнительному притоку посетителей и увеличению целевой аудитории сайта.

Если в каталоге фондов учреждения представлены единицы хранения, по ним также может быть проведен поиск.

За счёт того, что поиск осуществляется на стороне сайта каждого конкретного учреждения, достигается высокая скорость отклика — нагрузка распределяется по всем серверам, а результаты появляются на странице по мере поступления данных от каждого сайта независимо от остальных.

Конечно, мы все знаем, что есть Яндекс и Google, которые могут искать вообще по всему интернету, но у них есть свои недостатки. Поисковые машины не так хорошо индексируют сайты архивов, как нам бы хотелось. Многие фонды попадают в индекс и, соответственно, появляются в результатах поиска, далеко не сразу — должно пройти некоторое время (иногда весьма значительное), пока поисковый робот обойдет все страницы фондов, не говоря уже о делах.

Также в нашем поиске можно будет искать с учётом временного периода — вы можете указать интересующий год, выбрать все фонды/дела до или после определенной даты.

На настоящий момент к проекту подключены 30 архивных учреждений, которые представляют три региона России. Надеемся, что в ближайшее время число их значительно увеличится.

Когда это произойдет, мы обязательно добавим возможность выбора архивов, в которых следует проводить поиск. Можно будет ограничить поиск в архивах одного региона или нескольких отдельно взятых архивах: муниципальных, государственных или федеральных.

К проекту может подключиться практически любой архив, на сайте которого представлен каталог фондов. А если каталога ещё нет — вы можете заказать его разработку у нас. В этом случае вы получите полноценный каталог фондов до уровня документов и их электронных копий на своем сайте, а также все возможности интеграции с проектом Web-архив, что позволить дополнительно увеличить посещаемость сайта учреждения.

Сообщить о своем желании подключиться к проекту, а также задать интересующие вопросы и высказать свое мнение вы можете в комментариях к этой записи.

КОАП дополнился  специальной статьей, которая предусматривает штраф для должностных лиц,  нарушающих порядок рассмотрения обращений граждан, в размере от пяти до десяти тысяч рублей.

Закон повышает ответственность чиновников, определяет порядок работы с различными каналами, по которым поступают обращения, и создает дополнительные гарантии для обеспечения надлежащей работы с письмами и заявлениями от населения.

Учебный центр ЦНТИ «Прогресс» приглашает государственных служащих на семинар, призванный помочь решить проблемы и противоречия в  работе госорганов с поступающими заявками

«Совершенствование работы с обращениями граждан»

14-18 мая 2012 в Санкт-Петербурге.

Курс рассчитан на федеральных и региональных государственных служащих, а также сотрудников органов местного самоуправления, госкорпораций, профсоюзов и др., занимающихся работой с обращениями и ведущих личный приём.

В программе:

• Нормативно-правовое регулирование работы с обращениями граждан (№59-ФЗ, №227-ФЗ, №210-ФЗ, № 8-ФЗ, Указ Президента РФ № 460),
• Организация эффективной работы с различными каналами для обращений, традиционными и нетрадиционными (виртуальные приемные, юридические клиники, депутатские и журналистские запросы)
• Информационные технологии в работе с обращениями граждан и организаций (обращения в электронном виде, в блоге руководителя, в тематических теле- и радиоэфирах),
• Обзор современных систем электронного документооборота

Познакомьтесь с подробной программой и условиями участия

Запишитесь на семинар любым удобным способом:

На сайте ЦНТИ «Прогресс»

по телефону +7 (812) 331-88-88

Или е-мейлу client@cntiprogress.ru

В таком виде проще и удобнее отыскать информацию гражданам, которые интересуются историей. Найдя издание можно обратиться в архив и узнать условия приобретения.

В ближайшее время появится возможность редактировать информацию и привлечь к процессу популяризации своих материалов самих архивистов.

И еще из раздела «О проекте»:

С развитием информационных технологий архивы получили возможность расширить доступ к  уникальному информационному массиву – архивному фонду Российской Федерации.

Сейчас архивы активно создают информационно-поисковые системы, оцифровывают  документы, открывают свои сайты и размещают в Интернете виртуальные выставки.

Архивные сайты – это особенные информационные ресурсы, цель которых заинтересовать и привлечь  внимание к архивным документам самые широкие круги населения. На этих сайтах мы можем найти уникальные страницы подлинной истории, представленные в виде выставок документов, публикаций и изданий архивов.  Различные базы данных помогут определить место хранения документов, узнать о судьбе родственников, получить доступ к электронным образам документов.

Задача этого проекта объединить электронные ресурсы архивных учреждений, организовать по ним поиск, сделать использование архивных документов более удобным и интересным.

В Интернете представлены 253 архивных учреждения: 117 поддерживают собственный сайт, 83 занимают раздел на стороннем ресурсе (обычно на сайтах региональных органов власти) и 57 имеют одну информационную страничку.

Наполнение проекта

Сейчас проект находится на стадии наполнения.

Информация в виде ссылок собирается с сайтов архивов и органов управления архивным делом по следующим разделам: контакты, виртуальные выставки, базы данных онлайн, издания и публикации.

Создатели проекта приглашают архивистов и посетителей сайта принять участие в формировании  базы данных проекта «Web-архив».

Архивы могут стать (бесплатно) участниками проекта и получить доступ к редактированию своей информации.

Посетители сайта могут прислать нам ссылки на известные им источники информации, в том числе и для раздела Ссылки.

Календарь памятных дат

Раздел «Календарь памятных дат» содержит информацию о памятных событиях, выявленных на основе архивных документов. Данные сопровождаются описанием и изображениями, существует возможность отбора юбилейных дат, выборки событий для определенного региона. Массив пополняется данными архивов, приславшим свои «Календари» в электронном виде или базу данных одноименной программы.

Рейтинг архивных сайтов

С целью привлечения внимания к качеству архивных сайтов,  проводится оценка 117-ти сайтов по 75-ти критериям по которым формируется рейтинг архивных сайтов. Сайты оценивают специалисты компании «Архивные Информационные Технологии» в соответствии с методикой (с небольшими изменениями), представленной Еленой Бобровой после проведения мониторинга архивных сайтов 2008 году.

Поиск по каталогам архивных фондов

В ближайшее время появится возможность проведения сквозного поиска по каталогам фондов  «Web-архив», размещенных на архивных сайтах. Результаты поиска будут выводится на этом ресурсе, с возможностью перехода на сайт архива для дальнейшего исследования материала.

Дальнейшее развитие

Данный проект создается по инициативе и на средства компании «Архивные Информационные Технологии». Мы имеем большие планы по дальнейшему развитию проекта, который призван привлечь внимание граждан к деятельности архивов, увеличить посещаемость архивных сайтов, повысить интерес к исторической информации.

Проект получит больше возможностей: будут добавлены новые разделы, появятся функции для взаимодействия архивов между собой, шаблоны для создания совместных виртуальных выставок, будут размещены справочные базы данных и сервисы для архивистов.

Для граждан появится возможность создать свой web-архив и провести профессиональную экспертизу ценности своих документов, они так же смогут принять участие в создании виртуальных выставок, разместить свои статьи и исследования.

Надеемся услышать предложения по развитию ресурса!

А что может быть не так и почему?

Масштабируемость

На мониторах с разными диагоналями и разным разрешением сайт должен выглядеть одинаково. Но если разработчик не знает что такое масштабируемость, то о красивом внешнем виде можно забыть: на больших мониторах, чаще всего, остаются «белые пятна», а на маленьких – элементы собираются в кучу и/или наплывают друг на друга, а отсутствие горизонтальной полосы прокрутки может перекрыть доступ к меню сайта.

Как проверить?

Если у Вас большой монитор, то достаточно уменьшить размер окна браузера (программы для просмотра сайтов) и посмотреть, что произойдет со страницей сайта. Если элементы не сбились в кучу, есть доступ к меню, и хорошо читается текст, то разработчик задачу по масштабированию выполнил.

Если же монитор Вашего ПК маленький и сайт на нем смотрится прекрасно, то в любом случае нужно найти возможность посмотреть сайт на большом мониторе в других отделах или у знакомых – не разъехался ли сайт по экрану отдельными друг от друга элементами.

Кроссбраузерность

Это совместимость сайта со всеми видами браузеров (программ для просмотра сайтов).

Разнообразные программы для просмотра сайтов (браузеры) – враги неопытных разработчиков, т.к. создатели у этих программ разные и по-разному «учат» программу воспринимать код, который пишет разработчик. К особенностям этих программ нужно подстраиваться, иначе, это может сказаться, как правило, на внешнем виде сайта и работоспособности некоторых элементов.

Предположим, на рабочем месте, чтобы посмотреть сайты в интернете, Вы запускаете Internet Explorer, который устанавливается вместе с операционной системой Windows, а в других отделах, на домашнем ПК или ПК знакомых есть другой браузер (Opera, Mozilla Firefox, Google Chrome и др.), – сайт в них может выглядеть совершенно по-разному. И это без учета того, что на разных компьютерах могут стоять разные операционные системы.

Как проверить?

1. Можно скачать и установить на своем компьютере самые популярные браузеры (Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Google Chrome) и посмотреть сайт в каждом из них. Если внешний вид сайта остался без изменений, и работают все элементы, то можно говорить о том, что проблема кроссбраузерности частично решена.

Дело в том, что для скачивания, как правило, доступны уже последние версии браузеров, а многие пользователи не привыкли или не умеют обновлять программы на своих ПК. Следовательно, оценить сайт в устаревших версиях браузеров более проблематично.

На рисунках ниже приведена реальная статистика по нашему сайту www.aiteh.ru. Из нее видно, какой процент пользователей какой браузер использует.

Большее внимание уделено браузеру MSIE – Internet Explorer (верхняя строка таблицы), т.к. это браузер более привередливо воспринимает код, написанный разработчиком, нежели остальные, и как было отмечено выше, ставится на компьютер вместе с операционной системой Windows. Многие разработчики уже не адаптируют сайты под устаревшие версии браузера, например Internet Explorer 6.0, а как видно по статистике сайты через него смотрят – сообщите это разработчикам Вашего сайта.

2. Для более детальной проверки кроссбраузерности можно воспользоваться бесплатными сервисами, которые можно скачать и установить на ПК или online-сервисами.

Информацию о таких сервисах можно найти через поисковые системы. Однако нужно иметь в виду, что некоторые из online-сервисов требуют от пользователя обязательной регистрации.

Нетипичные случаи

При просмотре сайтов архивов встретился нетипичный случай: сайт Марийского Республиканского центра хранения документов по личному составу был заблокирован антивирусной программой ESET NOD32 Antivirus^тм как сайт с потенциально опасным содержимым.

Причины этого не установлены.

Если у Вас возникают вопросы, будем рады на них ответить.

Желаем Вам только Приятных впечатлений от проверки Ваших сайтов!

В любом архивном учреждении происходит накопление отсканированных копий документов, где-то это результат использования для публикаций или исполнения тематических запросов, а где-то это еще и плановая работа по оцифрованию наиболее востребованных документов. Если учреждение не использует для работы с электронными копиями специализированную информационную систему, то все эти изображения превращаются в неупорядоченную неповоротливую массу, которая очень быстро съедает огромное дисковое пространство. При этом ориентироваться в ней и использовать изображения очень неудобно.

Для решения этих задач и была создана программа «Фотокаталог», причем особое внимание при ее разработке уделялось упрощению работы, требующей технических знаний. Теперь любой архивист сможет без труда отсканировать документ и даже создать электронную выставку из отобранных фотографий.

Но главное достоинство этой программы в том, что она позволяет не только создать, сохранить и упорядочить отсканированные документы, но и эффективно использовать их в работе архивистов и посетителей читальных залов.

Простое заполнение базы данных образами документов

Сканирование из программы

Встроенное средство сканирования позволяет отказаться от создания промежуточных файлов и связанных с этим хлопот. Изображение со сканера попадает прямо в базу данных, где и хранится в специальном формате.

При сканировании можно использовать либо упрощенный интерфейс с необходимым минимумом настроек, либо интерфейс драйвера сканера для более детальной настройки получаемого изображения.

Присоединение образов

К описанию документа можно загрузить его ранее отсканированную копию.

Импорт из папки

Если имеется большое количество оцифрованных образов документов их можно загрузить за один шаг, используя функцию импорта документов из папки. При этом если в названии файла имеются учётные сведения (Фонд, Опись, Дело), то программа заполнит соответствующие поля в карточке.

Описание документа

Двойной учет

Если в архиве ведется нефондовый учет фотодокументов, то вы можете указать это в настройках и использовать другую систему учета.

Указание неточной даты документа

Часто у документа сложно определить конкретную дату, поэтому теперь при описании документа можно задать не только примерную дату, но и промежуток времени, который будет учитываться при поиске.

Тематический рубрикатор

Вы можете создать свой рубрикатор и распределять документы по удобным для вашей работы темам.

Топография

Описание документа может быть дополнено сведениями о местонахождении оригинала документа в архиве.

Учет публикаций

Для учета использования документа в различных публикациях предусмотрена таблица с описанием того где и когда была размещена данная фотография.

Удобный просмотр электронных образов

Фотографию сейчас можно просматривать и в главном окне, без открытия карточки.

Окно просмотра

При двойном щелчке по изображению программа открывает фотографию в специальном окне просмотра, в котором вы сможете изменять масштаб, сохранить его в виде файла, добавить фото в подборку, переходить к другим изображениям или запустить просмотр в автоматическом режиме.
Например, если вы готовите тематическое мероприятие, на котором желательно продемонстрировать набор фотографий, то вы можете воспользоваться функцией создания подборок в программе, добавляя в нее фотографии при просмотре, а затем запустить демонстрацию отобранных фотографий в режиме слайд-шоу, подключив к компьютеру проектор.

Режим чтения

Работу с фотокаталогом можно предложить и исследователям в читальном зале, т.к. в программе теперь предусмотрено два режима: просмотра и редактирования.

Создание подборок документов

Функция создания подборок открывает новые возможности использования в работе электронных образов документов:

• Вы можете в любое время вернуться к созданной подборке и продолжить с ней работу.
• Использовать подборку удобно в случае подготовки к публикациям, к мероприятиям, при этом вы затрачиваете минимальные усилия и время, потому что прямо из программы можно вывести отобранные фотографии на печать, в текстовый редактор (описание с изображением и без) или скопировать все отобранные фото в папку.
• Если вы хотите создать электронную выставку, например для размещения на своем сайте, то в этом вам поможет Мастер подготовки выставки, с помощью которого вы сможете настроить оформление выставки: задать размер изображениям, количество фотографий на листе, их расположение и т.д.

Дальнейшее развитие

Мы считаем, что перевод в электронный вид должен быть планомерным. Поэтому пока пользователи нашей программы наполняют программу образами фотодокументов, разработчики подготовят для них следующую версию, которая позволит им перейти к оцифрованию и других видов документов.

В очередной версии архивисты получат следующие возможности:

• Добавлять в базу данных документы любых видов и любых форматов.
• Осуществлять перенос накопленного массива в программу «Архивный фонд» 4 версии.
• Использовать в качестве дополнительного рубрикатора — ЕКДИ (Единый классификатор документной информации).
• Ориентироваться в документах при помощи ключевых слов — меток, заданных документу при описании.

Таким образом, программа «Фотокаталог» позволяет прямо сейчас начать работу по оцифрованию наиболее востребованных фотодокументов, предоставлять к ним доступ исследователей и использовать электронные образы в публикаторских целях. А в ближайшее время даст возможность перейти к созданию полноценного электронного архива документов.

Не редко по прошествии времени собственники недоумевают, почему у их сайта такая маленькая посещаемость? Вроде и информации на сайте много и даже виртуальные выставки на нем есть, а вот видит их всего 20-30 человек в день. А может это норма для архива (больше половины архивных сайтов имеют такую посещаемость)? Как определить причину такой невидимости и что предпринять?

Естественно, что большинство собственников сайтов не знакомы со всеми премудростями создания и, особенно, организации жизни сайта после его выхода в Интернет. Не говоря уже о его раскрутке и мерах продвижения. Вполне приличной посещаемостью для архивного сайта (не считая «Архивов России») мы считаем от 500 до 700 человек в день и такие цифры мы иногда наблюдали на «своих» сайтах.

В следующей подборке статей, под названием «Заблуждения собственников сайтов» мы хотели бы подсказать, как  можно проверить свой сайт, как оценить работу разработчиков, как простыми и доступными средствами продвигать сайт самостоятельно.

Начнем мы, наверно, с качества…

Не секрет, что качество сайта зависит от профессионализма разработчика, а собственникам ничего не остается, как довериться исполнителю. Но, как говорится, доверяй, но проверяй.

Итак, заблуждение № 1.

Чтобы о нас узнало как можно больше народу нам просто нужно создать свой сайт!

На самом деле – это правильное желание. Но многие заказчики смогут оценить сайт лишь визуально, красиво – не красиво, а посещаемость-то во многом будет зависеть от качества созданного сайта.

Стоимость разработки сайтов сейчас колеблется от минимальных (5 000 руб.) до беспредельных (свыше 1 000 000 руб.). Сориентироваться при таком разбросе довольно сложно. Взвинченные цены отнюдь не гарантируют качество. Оцените лучше качество ранее созданных сайтов, их посещаемость. Проверить чужой или свой сайт не сложно. Простая оценка нескольких параметров может дать представление о профессионализме разработчиков.

Как проверить?

1. Качество сайта для посетителя определяется удобством его использования (юзабилити). Поэтому разработчик должен предусматривать это еще на стадии подготовки дизайна. Для информационного сайта – это читаемость текста, его размер, спокойная цветовая гамма, удобство навигации по сайту, доступность наиболее востребованной информации. Такую проверку может провести каждый, если вам самому все понятно на сайте и комфортно, то дизайн правильный. Еще желательно чтобы дизайном занимался профессионал, человек с художественным взглядом, а не программист, хотя встречаются и разносторонние личности.

2. Качество программирования очень важно для продвижения и для раскрутки сайта. Правильно созданный сайт будет сам себя продвигать. Верстка – это программирование, в результате которого из картинки дизайнера получается действующий сайт. Многие думают, что определить профессионализм программиста они уж точно не смогут. Но, здесь на помощь приходят сервисы, которые могут проверить сайт на ошибки программного кода,  на соответствие его правилам языка разметки, на так называемую валидность.

Профессиональный верстальщик никогда не позволит себе не валидный код, а хорошая компания не возьмет программиста, верстающего «как попало».  Скопируйте адрес своего сайта и вставьте на на эту страницу, запустите проверку и узнаете сколько ошибок было допущено верстальщиком вашего сайта. Сделать полностью валидный код довольно сложно, но и иметь множество ошибок (несколько сотен) недопустимо.

3. Еще один простой способ проверить качество – посмотреть в адресную строку (там, где отображается адрес страниц сайта), походите по страницам, в строке должен быть человекочитаемый адрес. Например, http://www.archiv.ab.ru/prosvet/books/, а не http://arh-mari.ru/index.php?option=com_content&view=section&id=38&Itemid=246.

4. Скорость загрузки сайта тоже очень важный показатель, если страница грузится дольше 2 сек.  – плохо (лучше до 1 сек.). А уж если еще больше, то сайт может не дождаться не только посетитель, но и роботы поисковых систем, которые попытаются проиндексировать ваш сайт. Проверьте скорость загрузки вашего сайта на этой странице.
Что влияет на скорость?
Во-первых, это перенасыщение сайта графикой, весомыми картинками, анимацией. Не стоит злоупотреблять графическими элементами, особенно если их присутствие на сайте не несет никакой целевой и смысловой нагрузки.
Во-вторых, некачественная верстка шаблона сайта. Ошибки, допущенные во время верстки, так же влияют на скорость загрузки.
В-третьих, это некачественный и медленный хостинг (web-сервер на котором размещается ваш сайт). Во время выбора компании, осуществляющей хостинг, не стоит доверять компаниям, предоставляющим дешевые и бесплатные услуги.

5. Не забудьте проверить наличие у сайта системы управления контентом (CMS). С помощью нее вы будете заниматься обновлением (администрированием) сайта, поэтому в ней должно быть вам все понятно.

Что сделать?

Если ваш сайт находится больше года в сети и у него очень маленькая посещаемость, значит пора что-то менять.

Нет непоправимых ситуаций: поменять дизайн сохранив наполнение, переверстать хороший дизайн, сменить систему управления контентом, облегчить загрузку.

Желаем, чтобы проведенная проверка вас не разочаровала! Если появились вопросы, спрашивайте.

Вы так же можете получить совершенно бесплатно консультацию о качестве своего сайта, написав нам письмо или оставив вопрос в блоге.

Будьте в курсе, подписывайтесь на обновления блога.

Не называя цифр, скажу, что последовательность в рейтинге по пермским архивам выстроилась следующим образом: первое место с существенным отрывом у «Пермского государственного архива новейшей истории» (ПермГАНИ), далее «Государственный архив Пермского края» (ГАПК), следующим стал «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (КПОГА) и немного меньше баллов у архива по личному составу «Архив города Перми» (АГП), сайт Агентства замыкает этот список, но в сравнении с другими управлениями (рейтинг по которым можно будет сформировать отдельно) у него очень высокие показатели.

В данном обзоре хотелось бы обратить внимание на информационную составляющую сайта ПермГАНИ, которая безусловно повлияла на его общую оценку. Хоть этот сайт мы считаем сейчас своим проектом (после модернизации), надо отдать должное его качественному текстовому наполнению и организации навигации прежним администраторам. После его анализа для рейтинга выявились и моменты, которые еще можно доработать и получить дополнительные баллы, думаю, что мы обязательно решим этот вопрос совместно с хозяевами.

Итак, на этом сайте реализованы техники и разделы, которые встречаются очень редко (после мониторинга 30 сайтов) и несомненно повышают юзабилити сайта и влияют на его посещаемость.

Например, упорядоченные по годам статьи сотрудников, которые имеют аннотации и собственные страницы. Всего статей по истории Пермского края 99!  Так же на сайте представлены и доклады с двух конференций, общее количество – 122! Очень ценной информацией для ориентира по документам являются обзоры фондов, на сайте их 23. Выступлений сотрудников на различных мероприятиях – 30. Итого информационных страниц статейного типа – 274. Понятно, что если посетитель интересуется историей, проводит научную деятельность, он не раз будет возвращаться на сайт. А еще – это уникальные тексты, которые будут проиндексированы поисковыми системами, которые в свою очередь приведут на сайт много народу. Нам кажется у любого архива найдется не меньше подобного материала для публикации на своем сайте, необходимо ее только собрать, обработать и разместить.

Отличительной особенностью этого сайта является хорошая перелинковка страниц (наличие ссылок на другие страницы сайта), это побуждает посетителя дольше находится на ресурсе, заинтересовывает похожим материалом, пример на этой странице.

Раздел НСА очень хорошо информирует посетителя об элементах научно-справочного аппарата, часть их можно увидеть прямо на сайте – указатели, каталоги. Конечно, очень ценными и наиболее посещаемыми на сайте являются базы данных онлайн, доступ к которым можно получить с главной страницы. Их на сайте 5, одна их них содержит электронные образы документов.

В качестве примера упорядоченности информации можно привести страницу с нормативными документами. Порядок в размещении информации создает положительный имидж организации, на такие сайты посетители возвращаются с удовольствием.

Еще в качестве примера хотелось бы привести раздел «Доска почета». Здесь представлены биографии и заслуги старейших работников, оставивших свой след в развитии архива. Там же можно увидеть и заслуги самого архива, оцененного грамотами и благодарственными письмами.

Напомним, что сайт ПермГАНИ в день посещает от 300 до 500 человек, посещаемость зависимости от дня недели и времени года. Посетители могут сами узнать о посещаемости и популярности представленных на сайте материалов.

Надо отметить, что после проведенного в 2008 году мониторинга архивных сайтов, появилось много современных, достойных высокой оценки сайтов (о наиболее понравившихся и получивших очень высокие баллы я буду продолжать делать обзоры). Мы рады, что сайт ПермГАНИ пока занимает лидирующую позицию среди 30 просмотренных сайтов. Впереди оценка еще 83 сайтов. О критериях оценки и группах сайтов я расскажу в отдельной статье.

Хочется пожелать сайту ПермГАНИ дальнейшего роста и развития!