Выступление на НМС Центрального, Северо-Западного и Приволжского Федеральных округах.
Закажите по электронной почте полную презентацию системы
Комплексная информационная система для учреждений архивной отрасли создается на основе 10-летнего опыта разработки отдельных программных продуктов для автоматизации основных направлений деятельности архивов, web-приложений для размещения НСА в Интернете, архивных сайтов и региональных Порталов, а также на основе постоянного мониторинга потребностей архивистов, контроля за изменениями в законодательстве, и в соответствии с направлениями, определяемыми Росархивом.
Система может быть внедрена и в работу отдельного учреждения, но максимальный эффект в ее применении достигается при использовании ее на региональном уровне, когда становится возможным построение единого информационного пространства при взаимодействии, как с органом управления, так и с потребителем архивной информации. Следует отметить, что отсутствие закрепленных и апробированных отраслевых стандартов, региональных стратегий информатизации, приводят к отсутствию единых подходов внутри региона среди архивных учреждений, где уровень информатизации напрямую зависят от наличия, от количества и профессионализма ИТ-специалистов.
(2) Единая комплексная система снимает многие вопросы по самым актуальным и спорным вопросам информатизации, в том числе и по оцифровке, хранению и использованию образов документов. Она, собственно, и отображает региональную стратегию в области автоматизации и является реализацией общих задач.
Архитектурно она представляет собой Единую базу данных, куда передаются или конвертируются данные от всех учреждений, а система обработки формирует информацию и представляет ее для использования через интерфейсы для сотрудников и внешних пользователей.
Основные задачи внедрения Системы можно обозначить следующие:
• Общий Интернет-ресурс (Портал)
• Формирование сводных информационных ресурсов архивных учреждений
• Организация взаимодействия с пользователями архивной информации
• Автоматизация рабочих процессов по направлениям работы
• Формирование сводной планово-отчетной документации
Платформа системы содержит блоки для внешних пользователей (Портал) и внутренних пользователей (Система управления).
К платформе можно добавить следующие модули.
Основные задачи, которые решаются Системой на региональном уровне:
1. Создание общего Интернет-ресурса (Портала) для широкого информирования граждан о деятельности архивов, создания единой точки входа для оказания государственных и платных услуг, для популяризации и продвижения работы, проводимой в результате использования документов.
Портал содержит информационные страницы и материалы по категориям, например, Новости, Виртуальные выставки, Публикации, которые создаются самими учреждениями и их можно отфильтровать по отдельному архивному учреждению.
2. Следующая задача, которую решает Система — объединение информационных ресурсов архивных учреждений и организация быстрого сквозного поиска необходимой информации.
Сводный каталог фондов имеет вложенную структуру и на уровне дела доступны следующие действия: скопировать ссылку в закладки, поместить в Портфель для дальнейшего заказа и можно видеть отметку о доступности просмотра доступа.
Если доступ к изображению открыт, то через удобный просмотровщик можно детально познакомиться с изображением, на котором автоматически отображаются водяные знаки.
В состав Системы обязательно входит конвертер из «Архивного фонда» (любой версии) и обратно, в формате выгрузки для отправки в Росархив. Он представляет собой отдельную программу, которая преобразует данные в другой формат и загружает их на сервер.
Остальные накопленные массивы тематических баз данных и картотек конвертируются в Систему и в дальнейшем ведутся онлайн, в том числе и различные указатели. (16,17,18) Возможно предоставление хостинга для хранения изображений.
3. Организация взаимодействия с пользователями архивной информации.
Авторизация через ЕСИА и обычная регистрация дают возможность использовать «Личный кабинет»,
в котором можно создавать и отслеживать исполнение заказов на копирование или сканирование, открытие доступа к образу документа, создавать обращения, оформлять требования на выдачу дел в читальный зал.
В случае платного заказа можно провести оплату — распечатать квитанцию или с использовать биллинговую систему.
4. Автоматизация рабочих процессов.
Кроме ведения баз данных, как каталога фондов, так и тематических баз,
ведется заливка образов документов через «Менеджер файлов», копированием структурированных папок, после чего образы автоматически подгружаются для просмотра
через «Панель управления» ведется обработка поступивших заказов, выставляется стоимость сканирования или копирования документов, осуществляется синхронизация с модулем «Учет обращений граждан».
5. В направлении комплектования сейчас реализована автоматизация подготовки и проведения заседаний ЭПК,
загрузка данных из АСЭД «Directum». Ведется доработка функционала по работе с источниками комплектования.
6. Автоматизация работы читального зала и работы хранителей позволяет проводить учет всех пользователей документов, в том числе и сотрудников, их действий в Системе в соответствии с ролями, а так же их заказов на выдачу дел из хранилищ.
Это позволяет посмотреть где и у кого находятся дела, проанализировать историю их выдачи, проконтролировать сроки возврата.
Сформировать статистику о исполнении заказов и оценить деятельность сотрудников.
А также получить данные об интенсивности использования для заказов или о количестве просмотров страниц с этими делами.
7. Работа модуля «Сводная планово-отчетная документация» состоит в обработке, аналитике данных, заведенных архивными учреждениями или автоматически сформированными из модулей. Данная обработка позволяет осуществлять мониторинг в реальном времени за исполнением обращений и заказов, строить диаграммы по объемам оказанных услуг, получать сводные отчеты по необходимым показателям.
Данные модули в разной степени реализованы в зависимости от потребностей и индивидуальных особенностей, а также степени готовности архивистов к использованию информационных технологий в своей работе.
Следует заметить, что наши разработки всегда отличались доступностью не только по стоимости, но и по простоте использования. И при разработке Системы мы придерживаемся тех же принципов создания и продвижения:
— использование бесплатного открытого программного обеспечения для разработки;
— собственная система управления;
— простота в установке и использовании;
— доступная стоимость;
— отсутствие необходимости обязательных ежегодных платежей для поддержания работоспособности и конвертации из отраслевой программы.