Суслова Елена Владимировна — генеральный директор ООО «Архивные Информационные Технологии»

Сегодня уже все архивы активно решают свои задачи с помощью современных информационных технологий и одно из главных направлений это перевод документов в электронной вид и создание фонда пользования.

Электронный фонд пользования имеет значительные преимущества перед традиционными архивными документами, так как обеспечивает:

– многопользовательский доступ к электронным копиям;

– надежную сохранность цифрового изображения;

– многократное копирование без потери качества;

– быстрый доступ к электронной копии с помощью информационно-поисковых систем.

Архивисты используют специальное программное обеспечение на всех стадиях формирования фонда пользования в электронном виде.

— сканирование документов (проблем обычно никто не испытывает, т.к. ПО поставляется со сканером),

— распознавание документов для создания поисковых систем (специализированное ПО, традиционно, это FineReader),

— обработка и сжатие образов документов (разнообразие программ, в том числе бесплатного или входящего в поставку с оборудованием),

— использование образов, предоставление доступа к электронным копиям, организация их хранения (прикладное специальное ПО на заказ, которое мы создаем).

Слайд3Так как сотрудники нашей компании работали непосредственно в отрасли, нам, наверно, проще, чем другим предлагать архивам различные полезные функции, в том числе, в программах для работы с электронными копиями документов.

Мы учитываем, например, что электронные копии документов появляются не только в режиме планового сканирования, но и в других рабочих процессах, так же мы детально продумываем функции для наиболее эффективного использования отсканированного массива образов.

Программное обеспечение, связанное с созданием, хранением или использованием электронных образов документов, которые мы создаем, можно разделить на несколько групп:

— сборники, подборки документов в электронном виде, виртуальные выставки, которые созданы на основе базы данных, при этом не имеют поисковых функций, а для навигации используются различные указатели. Процесс создания такой же, сканирование, описание, наполнение, только итогом является некий продукт, который затем может быть опубликован («Путеводитель по фондам», «Дневник рабочего»). Здесь хочется только напомнить, что все отсканированные документы это часть ФП, так что к ним нужно применять те же требования, что и к тем образам, которые сканируются планово, а об этом часто забывают.

— каталоги документов, тематические базы данных с образами документов, («Фотокаталог», «Распорядительные документы органов власти», «Поколения Пермского края»),

— информационно-поисковые системы с удаленным взаимодействием с пользователем (АИТ.Архив: «Web-архив», «Электронный читальный зал»).

 

Каким образом программы помогают архивистам на разных этапах работы с образами, продемонстрирую на примере нескольких программ, вернее их функций.

Программы «Фотокаталог» и «Распорядительные документы органов власти», позволяют решать задачу создания фонда пользования от процесса сканирования до эффективного использования.

Наполнение этих баз данных может происходить несколькими способами:

Слайд4— через специальный модуль сканирования, для этого в программах предусмотрен упрощенный интерфейс для задания настроек качества (не требуется особых технических знаний), происходит автоматическое сохранение в сжатом формате jpeg2000 (экономится место),

 

 

 

 

Слайд5— присоединением ранее отсканированного образа:

2.в процессе создания записи, путем привязки ранее отсканированного образа документа, при этом происходит автоматическое заполнение нескольких полей, если файл имеет название в определенном формате – содержит архивный шифр и заголовок документа (ускоряется рабочий процесс),

3. через функцию импорта уже сканированного массива, так же с автоматическим заполнением, при этом можно присоединять образы в различных форматах (удобно для любых видов документов).

Таком образом, программы могут использоваться, как при плановом сканировании, когда уже сформирован фонд пользования, так и при разовом сканировании во время выполнении текущей работы по использованию документов — созданию сборников, исполнении запросов.

 

Каждая программа имеет ряд полезных особенностей, о которых нельзя не сказать, так как они позволяют эффективно использовать созданный массив, а это очень важно, с точки зрения экономии рабочего времени.

Слайд6Фотокаталог:

— быстрый поиск по нескольким параметрам или с помощью указателей и рубрикаторов,

 

 

 

 

Слайд7— работа с подборками документов, функция будет полезна при подготовке сборников, выставок, при формировании некоего продукта, т.к. подборки можно сохранять на носитель, печатать, запускать в режиме слайд-шоу,

— использование окно-просмотровщик, позволяет менять масштаб, разворачивать изображение на весь экран,

 

 

 

Слайд8автоматическое создание виртуальной выставки с помощью мастера настройки, готовой для размещения на сайте,

 

 

 

 

 

 

Слайд9— к фишкам в программе «Распорядительные документы органов власти» можно отнести:

— поиск по полю «Содержание», в которое можно скопировать распознанный текст или перепечатать суть документа, а так же поиск по ключевым словам,

 

 

 

 

Слайд10– дополнительное окно для просмотра содержания с сохранением форматирования, которое быстро заполняется перетаскиванием на него файла с помощью мышки,

— присоединение любых форматов документов (текстовых или графических).

С остальными функциями можно ознакомится, поработав с демо-версиями, которые можно скачать с сайта.

 

 

 

 

Слайд11К третьей группе, как я уже сказала, я отнесла Комплексную информационно-поисковую систему АИТ.Архив, которая состоит из модулей Web-архив, Электронный читальный зал, Учет запросов, Комплектование (в разработке).

 

 

 

Слайд12Эта система:

— содержит в себе каталог по фондам – это база данных программы «Архивный фонд», но с другим интерфейсом и поиском,

— может содержать любые массивы тематических БД, в том, числе и тех, что я описывала, образы документов,

— имеет функционал для взаимодействия с потребителем — работа с запросами и платными заказами, формирование требований на выдачу, предоставление доступа к электронным образам документов (при этом потребителями могут быть и исследователи и сотрудники архива),

— предоставляет возможность контроля местонахождения дел в архиве, их движения, а также анализ востребованности документов, что важно при формировании очередности сканирования.

 

Слайд13 Слайд15 Слайд16 Слайд17

 

 

 

 

 

 

Слайд18

 

 

 

 

 

 

 

Получить доступ к демонстрационному массиву, можно обратившись к нам по электронной почте или позвонив по телефону (342) 258-0-258.

 

Итак, если электронными образами наполнялась база «Архивного фонда» и велось полноценное описание, то модуль «Web-архив» дает:

— web-представление информации непосредственно из базы данных программы «Архивный фонд» на сайте или внутреннем сервере архива;

— web-представление любых тематических баз данных в широкий доступ;

— поиск, создание подборок, хранение данных в Личном кабинете;

— просмотр электронных изображений документов с разным доступом, в том числе и платным.

 

Модуль «Электронный читальный зал» позволит автоматизировать работу с исследователями в читальном зале и удаленное взаимодействие через сайт архива:

— учет исследователей, удаленный заказ пропуска и заказ дел;

— формирование требований исследователей и сотруников;

— организация ограниченного доступа к электронным изображениям документов;

— прием заказов на копирование и сканирование документов;

— учет движения и определение местоположения документов в архиве.

 

Несколько слов о модуле «Учет запросов» , который предназначен для работы с обращениями граждан с возможностью приема запросов через Интернет-приемную:

— регистрация и контроль исполнения любых видов запросов;

— синхронизация программы «Учет обращений граждан и организаций» с базой на сайте;

— проверка состояния исполнения.

 

Таким образом, создание фонда пользования в электронном виде не только позволяет сохранять состояние бумажных документов, предоставлять доступ к документам широкому кругу пользователей, но и направлено на формирование современного архивного информационного пространства при тесном взаимодействии с обществом.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: +1 (from 1 vote)
О возможностях копирования архивных документов с помощью специального программного обеспечения, 4.0 out of 5 based on 1 rating