На примере версии для архивов,  мы рассмотрим возможности программы «Учет обращений граждан и организаций» по быстрому поиску информации. Опишем конкретные примеры из деятельности специалистов, когда необходимо найти определенный запрос.

• Например, заявитель утверждает, что уже обращался в архив, но потерял выданную ему справку и он хочет получить ее снова.

Если специалист не использует автоматизированный учет, то он: уточняет год, месяц или время года, находит нужный журнал, ищет номер, префиксом которого является первая буква фамилии заявителя (например, П-18 для Петрова, такой регистрационный номер должен был ускорить поиск), ищет полное совпадение фамилии, имени и отчества заявителя, изучает содержание и результат ответа, при необходимости идет искать в соответствии с номером подшитый в дело ответ, копирует (если ему нужна копия того ответа) или заново регистрирует запрос после заполнения посетителем бланка заявления.

Такая ситуация вполне может произойти на приеме в любой организации, работающей с обращениями граждан.
Если в архиве для автоматизации ведется какая-либо электронная регистрация, то это уже значительно сократит время для поиска номера запроса, ранее обращавшегося гражданина. После чего необходимо будет найти саму справку.

Если вы используете программу «Учет обращений граждан и организаций», то действия специалиста будут заключаться в следующем: в поле поиска с маленькой буквы заводится начало фамилии (по умолчанию программа предложит поиск по ФИО того, на кого был подан запрос), курсор сразу перемещается в строку с подходящим запросом (вы можете ввести ФИО целиком или ограничиться частью фамилии), после нажатия «Enter» выведется ограниченный список.

Для просмотра запросов за предыдущие годы необходимо воспользоваться  переключателем года.

Итак, теперь из полученного списка, с помощью правой кнопки мыши, через контекстное меню, можно открыть ответ и отправить его на печать. Если гражданин хочет дополнить, подать новый запрос, то с помощью того же контекстного меню можно создать дубль или копию запроса. После этого откроется карточка нового зарегистрированного запроса, куда можно внести изменения и распечатать Анкету-заявление. Посетителю только остается познакомится с внесенными в заявление данными и подписать его.

Быстрое решение задачи позволяет сэкономить и свое рабочее время и время посетителя.

• Следующая ситуация — звонок по телефону: «Подскажите, пожалуйста, состояние исполнения запроса из пенсионного фонда, исх. номер письма — кс-12-305».

Не будем описывать действия специалиста, ответившего на звонок, понятно, что они будут связанны с манипуляциями с бумажным журналом.

Если же  под рукой у специалиста открыта программа «Учет обращений граждан и организаций», то достаточно в поле поиска набрать номер исходящего письма пенсионного фонда, указать название поля для поиска (по Исх. номеру) и нажать «Enter». Результат исполнения будет виден уже в таблице с запросом, а ответ можно открыть с помощью контекстного меню.

Подробную информацию о содержании запроса можно увидеть внизу экрана (если у вас стоит галочка «Подробнее»). Следовательно, чтобы дать ответ на вопрос, заданный по телефону, нужно совсем немного времени и при этом даже нет необходимости открывать карточку запроса.

Опять же быстро и очень просто.

Рабочих моментов, когда требуется найти запрос, конечно, намного больше и в каждой ситуации есть простые решения для поиска информации через программу. Продемонстрированные примеры отлично показывают преимущества использования автоматизированных систем для организации работы с обращениями граждан.

Как ознакомится с работой программы и как ее приобрести узнайте на странице «Учет обращений граждан и организаций».