Эффективность от автоматизации рабочих процессов можно получить, в том числе, за счет ускорения поиска, отбора или выборки данных, поэтому в данной статье мы раскроем методы использования функций программы «Учет обращений граждан и организаций» в плане доступа к информации.
Выбирать, отбирать и просто ограничивать список, в соответствии с условием, можно тремя способами, а так же их сочетанием:
- с помощью поля отбора,
- используя вкладки по видам запросов,
- с помощью панели «Выборка» в меню «Журнал»,
- с помощью пунктов меню «Запросы»,
Для чего пользователю программы может понадобиться выбор запросов?
- Для работы с ограниченным списком (для удобства).
- Для получения быстрого ответа на вопросы «сколько?», «какие?».
- Для распечатки журнала запросов или реестра корреспонденции.
- Для формирования отчетов.
Рассмотрим теперь возможности программы по каждому пункту.
1. Специалисту иногда удобнее работать с ограниченным списком обращений, особенно когда он исполняет назначенные ему запросы или работает с определенным видом запросов.
Вкладка «Все», дает представление о всех запросах, с помощью нее удобно контролировать исполнение или производить поиск, отбор. Для работы с определенным видом запросов можно использовать вкладки, с соответствующим названием (вкладки появляются автоматически, после создания нового вида запроса в справочнике).
Поле «Отбор», расположенное прямо над списком запросов позволит быстро ограничить список и оставить, например, только ваши запросы. Вы выбираете поле для отбора «Исполнитель», а в соседнем поле выбираете свою фамилию. В результате вы получите список запросов, в которых в поле «Исполнитель» уже указана ваша фамилия.
Ее можно было указать при регистрации (регистратором) на первой вкладке или она могла подставиться автоматически, если вы исполняете те запросы, которые сами регистрировали и у вас установлен доступ «Полный ко своим запросам».
Таким образом, вы получаете возможность контролировать исполнение своих запросов.
Если вы захотите скрыть уже исполненные запросы, то можно открыть меню «Запросы» и выбирать пункт «Неисполненные». Так же вы можете использовать и другие пункты этого меню.
2. Часто надо получить ответы на вопросы «сколько запросов?», «какие?».
Например, необходимо найти информацию о том,
— Сколько запросов было зарегистрировано от пенсионных фондов.
Для ответа необходимо в поле «Отбор», «Статус заявителя» выбираем из списка «Пенсионные фонды» (информация берется из справочника, который вы настраивали перед началом работы). Смотрите на статус-строку, где отображается количество выведенных в таблице запросов. Это цифра и будет ответом на вопрос.
— Сколько из них было исполнено с просроком?
Для получения этой информации необходимо открыть меню «Запросы» и выбрать значение — «Просроченные» и снова в статус-строке вы увидите ответ на вопрос.
— Кто из сотрудников допустил просроки?
Теперь необходимо открыть панель «Выборка» из меню «Журнал» и указать в параметре отбора «Исполнитель» всех сотрудников по очереди и после нажатия кнопки «Отобрать» контролируете состояние статус-строки.
Пример показывает, как можно сочетать все варианты выборок. Панель «Выборка» позволит еще ограничить поступившие или исполненные запросы по временному периоду.
Тогда вы сможете получить список, в ответе на вопрос: «Сколько было исполнено запросов по стажу за первый квартал с положительным результатом?». Задав эти 4 условия, вы мгновенно получаете результат.
Вернуться к полному списку можно с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши).
Еще один вопрос, который позволит перейти к следующему пункту:
— Какие запросы из стоящих на контроле поступили в электронном виде?
Устанавливаете условия: меню «Запросы» — «На контроле», панель «Выборка» — «Вид поступления»: «по электронной почте», «через Web-сайт». Можно эти запросы отправить на печать без просмотра — «Журнал», «Печать журнала» или с выводом сначала в Excel — «Журнал», «Экспорт».
Напишите в комментариях на какие реальные, сложные вопросы, вам приходилось давать ответы, какие задают часто?
3. Итак, мы подошли к вопросу о распечатке журнала. Приведенные примеры уже дали понять как можно распечатать журнал.
Нужно указать за какое время вы будете выводить журнал на панели «Выборка» и отправить на печать.
С помощью этой же панели «Выборка» можно сформировать реестр оправленной корреспонденции (для бухгалтерии). Для это задайте крайние даты, для поля «Выдано» установите значения «Письмом» и «Заказным письмом» (можно сделать разных 2 списка). Экспортируйте в Excel, удалите ненужные столбцы и распечатайте.
4. Выше уже упоминалось, что с помощью выборок можно получить числовые показатели по формируемым условиям. Поэтому, если в общем отчете, предлагаемом программой, не хватает каких-то сведений, то их всегда можно получить с помощью выборки или графических отчетов.