Познакомьтесь с демо-версией программы «Фотокаталог».

В любом архивном учреждении происходит накопление отсканированных копий документов, где-то это результат использования для публикаций или исполнения тематических запросов, а где-то это еще и плановая работа по оцифрованию наиболее востребованных документов. Если учреждение не использует для работы с электронными копиями специализированную информационную систему, то все эти изображения превращаются в неупорядоченную неповоротливую массу, которая очень быстро съедает огромное дисковое пространство. При этом ориентироваться в ней и использовать изображения очень неудобно.

Для решения этих задач и была создана программа «Фотокаталог», причем особое внимание при ее разработке уделялось упрощению работы, требующей технических знаний. Теперь любой архивист сможет без труда отсканировать документ и даже создать электронную выставку из отобранных фотографий.

Но главное достоинство этой программы в том, что она позволяет не только создать, сохранить и упорядочить отсканированные документы, но и эффективно использовать их в работе архивистов и посетителей читальных залов.

Простое заполнение базы данных образами документов

Сканирование из программы

Встроенное средство сканирования позволяет отказаться от создания промежуточных файлов и связанных с этим хлопот. Изображение со сканера попадает прямо в базу данных, где и хранится в специальном формате.

При сканировании можно использовать либо упрощенный интерфейс с необходимым минимумом настроек, либо интерфейс драйвера сканера для более детальной настройки получаемого изображения.

Присоединение образов

К описанию документа можно загрузить его ранее отсканированную копию.

Импорт из папки

Если имеется большое количество оцифрованных образов документов их можно загрузить за один шаг, используя функцию импорта документов из папки. При этом если в названии файла имеются учётные сведения (Фонд, Опись, Дело), то программа заполнит соответствующие поля в карточке.

Описание документа

Двойной учет

Если в архиве ведется нефондовый учет фотодокументов, то вы можете указать это в настройках и использовать другую систему учета.

Указание неточной даты документа

Часто у документа сложно определить конкретную дату, поэтому теперь при описании документа можно задать не только примерную дату, но и промежуток времени, который будет учитываться при поиске.

Тематический рубрикатор

Вы можете создать свой рубрикатор и распределять документы по удобным для вашей работы темам.

Топография

Описание документа может быть дополнено сведениями о местонахождении оригинала документа в архиве.

Учет публикаций

Для учета использования документа в различных публикациях предусмотрена таблица с описанием того где и когда была размещена данная фотография.

Удобный просмотр электронных образов

Фотографию сейчас можно просматривать и в главном окне, без открытия карточки.

Окно просмотра

При двойном щелчке по изображению программа открывает фотографию в специальном окне просмотра, в котором вы сможете изменять масштаб, сохранить его в виде файла, добавить фото в подборку, переходить к другим изображениям или запустить просмотр в автоматическом режиме.
Например, если вы готовите тематическое мероприятие, на котором желательно продемонстрировать набор фотографий, то вы можете воспользоваться функцией создания подборок в программе, добавляя в нее фотографии при просмотре, а затем запустить демонстрацию отобранных фотографий в режиме слайд-шоу, подключив к компьютеру проектор.

Режим чтения

Работу с фотокаталогом можно предложить и исследователям в читальном зале, т.к. в программе теперь предусмотрено два режима: просмотра и редактирования.

Создание подборок документов

Функция создания подборок открывает новые возможности использования в работе электронных образов документов:

• Вы можете в любое время вернуться к созданной подборке и продолжить с ней работу.
• Использовать подборку удобно в случае подготовки к публикациям, к мероприятиям, при этом вы затрачиваете минимальные усилия и время, потому что прямо из программы можно вывести отобранные фотографии на печать, в текстовый редактор (описание с изображением и без) или скопировать все отобранные фото в папку.
• Если вы хотите создать электронную выставку, например для размещения на своем сайте, то в этом вам поможет Мастер подготовки выставки, с помощью которого вы сможете настроить оформление выставки: задать размер изображениям, количество фотографий на листе, их расположение и т.д.

Дальнейшее развитие

Мы считаем, что перевод в электронный вид должен быть планомерным. Поэтому пока пользователи нашей программы наполняют программу образами фотодокументов, разработчики подготовят для них следующую версию, которая позволит им перейти к оцифрованию и других видов документов.

В очередной версии архивисты получат следующие возможности:

• Добавлять в базу данных документы любых видов и любых форматов.
• Осуществлять перенос накопленного массива в программу «Архивный фонд» 4 версии.
• Использовать в качестве дополнительного рубрикатора — ЕКДИ (Единый классификатор документной информации).
• Ориентироваться в документах при помощи ключевых слов — меток, заданных документу при описании.

Таким образом, программа «Фотокаталог» позволяет прямо сейчас начать работу по оцифрованию наиболее востребованных фотодокументов, предоставлять к ним доступ исследователей и использовать электронные образы в публикаторских целях. А в ближайшее время даст возможность перейти к созданию полноценного электронного архива документов.