Расширение доступа к описанию документов, оказание услуг в электронном виде, упрощение методов взаимодействия архивов с гражданами — важные вопросы в работе всех архивных учреждений.
Решение этих вопросов воплощено в нашей разработке — информационно–поисковой системе «Web-архив».
Система решает ряд стоящих перед архивами задач:
- организацию широкого доступа к информации о документах Архивного фонда региона;
- предоставление регламентированного удаленного доступа к оцифрованным документам;
- удаленное взаимодействие архивных учреждений региона с гражданами через Интернет с целью оказания государственных услуг в электронном виде.
На основе полноценной ИПС «Web-архив» функционируют три проекта:
- Каталог фондов государственного архива Ставропольского края,
- Каталог фондов архивных учреждений Ярославской области,
- Информационно–поисковая система «Документы архивного фонда Пермского края».
Более детально в данной статье пойдет речь о результатах внедрения этих проектов.
Стоить отметить то, что проекты появились в Интернете в разное время и имеют разный уровень.
Каталоги фондов Государственного архива Ставропольского края и Ярославской области появились практически одновременно, в октябре 2011 года.
Однако, через какое–то время, функционирование каталога госархива Ставропольского края было временно приостановлено, так как были замечены ошибки в программе «Архивный фонд», данные из которой конвертируются в базу Интернет–каталога. Временная приостановка отразилась на статистике.
Самый «молодой», июль 2012 года, но содержащий самый большой объем данных — каталог архивной службы Пермского края: 50 архивов, 15 238 фондов, 27 903 описи, 2 532 362 дела. Соответственно больше страниц предоставлено для индексации поисковым системам, — более впечатляющие результаты.
Преимущество по наличию электронных документов есть только у каталога фонда государственного архива Ставропольского края. Документы в электронном виде занесены в каталог архива в двух форматах PDF (закрыты для общего просмотра) и JPEG (фотографии с наложенной на них защитой). Система содержит 6691 электронных копий.
Востребованность проектов на базе ИПС «Web–архив» пользователями сети Интернет подтверждается увеличением количества уникальных посетителей.
Сводные таблицы представлены ниже. Данные также подтверждены скриншотами сервиса Яндекс.Метрика и запросов в поисковых системах Яндекс и Google.
Проекты на основе ИПС «Web-архив»: общие данные
Проекты на основе ИПС «Web-архив»: содержание
Проекты на основе ИПС «Web-архив»: количество страниц проиндексированных поисковыми системами
Поисковая система Google
Каталог фондов Государственного архива Ставропольского края
Каталог фондов Ярославской области
ИПС «Документы архивного фонда Пермского края»
Поисковая система Яндекс
Каталог фондов Государственного архива Ставропольского края
Каталог фондов Ярославской области
ИПС «Документы архивного фонда Пермского края»
Проекты на основе ИПС «Web-архив»: статистика посещаемости
Сентябрь 2012
Каталог фондов Государственного архива Ставропольского края
Каталог фондов Ярославской области
ИПС «Документы архивного фонда Пермского края»
Октябрь 2012
Каталог фондов Государственного архива Ставропольского края
Каталог фондов Ярославской области
ИПС «Документы архивного фонда Пермского края»
Проекты на основе ИПС «Web-архив»: внутренняя статистика
Как мы видим, при очень высокой посещаемости, количество обращений граждан через Интернет невелико, традиционные (электронная почта и письма) формы взаимодействия пока преобладают, что вполне естественно. Количество обращений все же увеличивается от месяца к месяцу, мы вернемся к подобному анализу через полгода и посмотрим, как изменилась ситуация. То, что посетители работают с базой, свидетельствуют подборки, которые хранятся в личном кабинете и содержат по несколько записей.
Внутренняя статистика — по наиболее востребованным фондам — показывает, что те фонды, которые имеют электронные копии документов пользуются наибольшим спросом. Такие фонды можно отобрать при помощи фильтра «С электронными копиями». Фотофонд (№ Ф-1) Ставропольского архива, который представлен 6700 образами, возглавляет статистику по просмотрам фондов.
Ждем, когда и другие архивы начнут предоставлять доступ через Интернет к оцифрованным документам, ИПС «Web-архив» такую возможность предусматривает.
В заключении, хочется отметить, что регулярно отслеживать статистику очень важно и интересно.
По полученным данным можно судить о результатах своей работы, востребованности созданных нами проектов.
Делая это открыто мы даем возможность нашим потенциальным клиентам заранее оценить возможный результат, подтверждая это не только устными заявлениями, но и реальными фактами.
Публикации в средствах массовой информации о проектах на основе ИПС «Web–архив»