Предлагаем к обсуждению тему создания технического задания (ТЗ) для архивного сайта. В основном архивисты в этом вопросе полагаются на Заказчиков, предоставляя им только структуру, при этом часто упускается ряд особенностей для информационных сайтов, таких как архивные.

В помощь архивистам мы составили наиболее полное ТЗ на разработку архивного сайта, учитывая Рекомендации Росархива и материалы 1-го и 2-го семинаров , посвященных архивному сайтостроению. Его текст разбит на 3 части (Требования к сайту, Содержание, Требования к компоновке страниц), предлагаем обсуждать каждую часть в отдельности.

Можно скачать текст полностью: Техническое задание на сайт (147 Кб).

1.   Общие сведения

1.1. Полное и краткое наименования информационной системы

Полное наименование системы – «Сайт архива ___________».

Краткое наименование системы – «Сайт», «Система».

1.2. Наименование предприятия Заказчика Системы и его реквизиты

Заказчик –

.

1.3. Перечень документов, на основе которых создается Система

• Договор № _________ от «____» _______________ 2011 г. И приложения к договору между __________________________________ и ООО «Архивные Информационные Технологии».
• Переписка между Сторонами.

1.4. Плановые сроки начала и окончания работ по созданию Системы

Определяются в соответствии с графиком и согласованными сроками проведения работ, определенными в Договоре № ____________ от «____» _______________ 2011 г. между ________________________________ и ООО «Архивные Информационные Технологии».

1.5. Основные сведения о предприятии Заказчика

__________________________________________ государственным (муниципальным) архивным учреждением (далее Архив).

Основными задачами Архива являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов, хранящихся в Архиве.

2. Информационное обеспечение органов государственной власти местного самоуправления, научных и культурных учреждений, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива.

3. Комплектование документами Архивного фонда Пермского края, в соответствии с профилем Архива.

4. Ведение научно-исследовательской методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.

2.    Назначение и цели создания Сайта

2.1. Назначение Сайта

Сайт создается для привлечения внимания к  деятельности Архива, к оказываемым им услугам, для осуществления удаленного взаимодействия с потребителями архивной информации, для расширения доступа к архивным информационным ресурсам.

Сайт Архива призван способствовать  популяризации архивной отрасли вцелом: формированию в обществе полноценного представления о роли и значимости архивов и выполняемых ими функциях.

2.2. Целевая аудитория Сайта

Граждане и организации, ведущие исследовательскую, научную деятельность в области истории или просто интересующиеся историей. Граждане, нуждающиеся в архивных справках, подтверждающих их конституционные права. Работники архивов организаций, являющихся источниками комплектования Архива. А также специалисты Архива, использующие Сайт в качестве рабочего инструмента.

2.3. Основные задачи Сайта

Сайт должен помогать Архиву решать его задачи по информационному обеспечению граждан, а также по удаленному взаимодействию  с гражданами и организациями.

Сайт должен способствовать популяризация архивного дела, созданию положительного имиджа архивов, расширению доступа к архивным информационным ресурсам.

Сайт должен обеспечивать реализацию следующих задач.

1) Размещение информации:

• о деятельности учреждения (часах и правилах работы);
• об оказании услуг населению;
• об исполнении запросов граждан и организаций;
• о составе документов в виде описания или базы данных;
• информационных материалов (публикаций, изданий, виртуальных выставок);
• нормативных и плано-отчетных документов.

2) Взаимодействие с гражданами и организациями:

• информационно-поисковые системы по документам Архива;
• формы для отправки обращений с Сайта;
• база данных запросов с информацией о состоянии исполнения;
• возможность для получения ответа на вопрос на Сайте (гостевая книга, форум, блог, раздел «вопрос-ответ»).

3) Популяризация архивного дела:

• представление интересной информации в виде электронных копий документов, статей по архивным документам;
• расширение круга пользователей за счет индексирования информации Сайта поисковыми ресурсами;
• создание положительного имиджа Архива.

3.   Требования к Сайту

3.1. Требования к стилистическому оформлению Сайта

Стилистическое оформление Сайта должно отражать специфику деятельности Архива и его местоположение. Соответствовать стилю учреждения, использовать его цветовые схемы, графические элементы (логотип) и шрифты.

3.2. Требования к графическому дизайну Сайта

• Дизайн Сайта должен быть консервативным — использовать неброские, неяркие, пастельные цвета и тона.
• Дизайн Сайта должен быть лаконичным и в то же время выглядеть стильно, современно, возможно использование в оформлении ретро-элементов и элементов, отражающих культуру местности.
• Приветствуется использование небольших, но стильных графических элементов (пиктограмм, «визуалов») в оформлении контента Сайта.
• Дизайн Сайта должен быть реализован такими средствами, которые минимально нагружают трафик и производительность компьютера пользователей при просмотрах страниц. Приветствуется использование CSS.

3.3. Требования к оформлению текста на сайте

• Для основного текста рекомендуется использование шрифта без засечек, стандартных групп, таких как Arial, Verdana, Tahoma, таким образом, чтобы замена шрифтов из соответствующей группы не приводила к визуальному искажению текста.
• Размер (кегль) шрифтов должен обеспечивать удобство восприятия текста при минимально допустимом размере экрана, рекомендуемый размер — 13-16 пикселей.
• Высота строки (интервал) должна составлять 120-150% от размера кегля.
• Для разделения абзацев предпочтительнее использовать вертикальный отступ, а не красную строку. Отступ должен составлять не менее высоты строки.

3.4. Требования к средствам просмотра Сайта

Сайт должен обеспечивать корректное отображение данных в следующих браузерах:

• Internet Explorer (версия 6.0 и выше);
• Opera (версия 9.0 и выше);
• Mozilla Firefox (версия 2.0 и выше);
• Google Chrome, Apple Safari.

3.5. Требования к контенту  и наполнению Сайта

Первичная разработка и верстка контента (информационного содержимого) Сайта должна производиться силами Исполнителя при непосредственном участии Заказчика. Заказчик предоставляет все необходимые Исполнителю текстовые и графические материалы, а также комментарии, касающиеся их содержания, объема, оформления и размещения.

3.6. Требования к системе управления контентом Сайта

Система управления контентом Сайта должна обеспечить администратору сайта возможность выполнения следующих действий:

• добавление и удаление текстов (статей);
• редактирование текстов (статей);
• добавление и удаление новостей и анонсов;
• редактирование новостей и анонсов;
• управление отображением новостей и анонсов;
• добавление и удаление описаний проектов;
• редактирование описаний проектов;
• обновление баз данных;

Редактирование текста должно осуществляться посредством визуального редактора, который должен иметь основные возможности по форматированию текста: создание заголовков нескольких уровней, списков, таблиц, выделение ключевых слов другим начертанием (курсив, жирность).

При редактировании текстов должна быть возможность вставки изображений-иллюстраций. К каждому изображению должно быть возможно указать поясняющий текст (атрибут «alt»), а также всплывающую подсказку (атрибут «title»).

Система управления должна обеспечивать указание для каждой страницы заголовка (тег <title>) и описания.

Адреса страниц, формируемые системой управления контентом сайта, должны иметь понятный вид, отображать иерархию страниц (сайт.ru/раздел/подраздел/заголовок-страницы.html).

Изменение дизайна и структуры Сайта, а также доработка существующего и создание нового функционала должны происходить в рамках процедур поддержки сайта Исполнителем либо в соответствии с отдельными договорами на указанные виды работ.

Вся система управления контентом сайта должна быть выполена в виде открытого кода, позволяющего Заказчику самостоятельно либо с помощью третьих лиц вносить в нее изменения после прекращения отношений между Заказчиком и Исполнителем.

3.7. Требования к компоновке страниц  Сайта

• Компоновка страниц Сайта должна обеспечивать автоматическое масштабирование страниц в зависимости от ширины рабочего поля браузера пользователя. Минимальный размер (ширина) рабочего поля браузера, при котором необходимо обеспечить полноценное отображение страниц (без полосы горизонтальной прокрутки), составляет 1024 пиксела.