В сентябре 2011 года была завершена работа по созданию портала архивных учреждений Ярославской области.
На сайте размещена вся информация о деятельности Управления по делам архивов Ярославской области, а так же информация о документах всех региональных архивных учреждений.
Впервые в Интернете появился каталог фондов онлайн до уровня документов по всем архивам региона, созданный на основе новой информационно-поисковой системы «Web-архив». Сейчас уровень документов пока не заполнен, но на уровне дел многие архивы уже представили информацию. Данные для каталога формируются с помощью конвертера из программы «Архивный фонд» и будут периодически обновляться. Текущее состояние о количестве занесенной информации представлено под таблицей каталога: 19721 фонд, 20103 описи и 72264 единицы хранения, а это 112088 страниц для индексирования поисковыми системами.
Контактная информация, а так же данные об уровне заполнения этим архивным учреждением каталога открываются при нажатии на значок (i) перед названием архива. Система показывает общее количество фондов, описей и дел и высчитывает процент представленных записей на сайте.
Архивные учреждения Ярославской области, а их 24, имеют свои страницы на сайте и могут самостоятельно размещать на них любую информацию. Обновление каталога фондов может осуществляться как централизовано, через орган управления, так и самостоятельно архивами.
Все архивные учреждения Ярославской области используют в работе программу «Учет обращений граждан и организаций», поэтому для них была реализована синхронизация запросов, поступающих через Интернет-приемную.
На сайте оформляется обращение в любой архив. Затем обращения в виде файлов автоматическим поступают в программу «Учет обращений граждан и организаций», после изменения статуса обращений в программе информация поступает снова на сайт, что бы гражданин мог самостоятельно проверить ход исполнения.
Мы будем регулярно анализировать посещаемость сайта и востребованность каталога, учитывать количество обращений с сайта и обязательно будем информировать об этом читателей в блоге или на странице с нашими проектами.
Хорошая инициатива по разработке портала архивных учреждений. Хотелось бы подробнее ознакомиться с информационно-поисковой системы «Web-архив» разработки Вашей Компании.
Описание системы Вы можете изучить на страницах нашего сайта, а так же в разделах «Помощь» и «О Каталоге» на страницах Портала.
Эта же система на уровне одного архива, но с электронными копиями документов представлена на сайте госархива Ставропольского края: http://www.fonds.stavarhiv.ru.
Интересная и качественная работа! Мне понравилась!
Спасибо!
Красивое и изящное решение.
Информация перекачивается из БД «Архивный фонд (3.0, 4.3)»? Как может быть организовано обновление данных, как часто? Вы предоставляете некий конвертер?
Спасибо за оценку! Да, данные конвертируются из любых версий «Архивного фонда», делать это можно с любой периодичностью, самостоятельно или с нашей помощью. Есть простая программа-конвертер, которую может использовать администратор сайта. Обратите внимание на стоимость программы :)…
Сейчас весь процесс обновления данных можно автоматизировать. Конвертер сам подготовит и загрузит информацию из АФ на сайт. Нужно только указать параметры доступа к сайту.
Правда процесс конвертации может занять значительное время, особенно если в БД есть оцифрованные копии документов. База из 100 000 записей, к 3000 из которых прикреплены файлы оцифрованных копий, конвертируется примерно за 20 минут + время на загрузку на сайт, которое зависит только от скорости интернет-соединения.
Поддерживаются все версии Архивного фонда, начиная с 3.0