Суслова Елена Владимировна,
генеральный директор ООО «Архивные Информационные Технологии»

(Выступление  на межрегиональной конференции
«Региональные архивы в информационном пространстве»,
19-20 октября, Нижний Новгород)

Проблемы информатизации сейчас активно обсуждаются практически на всех архивных мероприятиях различного уровня. Но, к сожалению, проблем не становится меньше и архивисты продолжают решать одни и те же проблемы у себя на местах. Четыре года назад, после 10 лет работы в архивной отрасли, создавая компанию «Архивные Информационные Технологии», мы решали проблемы сохранения для отрасли высококвалифицированных ИТ-специалистов и создания профессионального программного обеспечения,  которое было бы доступно для архивов, как в освоении и использовании, так и в возможности приобретения.

Сегодня мы можем предложить архивистам 11 программных продуктов и модулей к ним, которые используются в 215-и архивных учреждениях из 42 регионов (на 1 ноября 2011 года). Так же мы создаем и поддерживаем архивные сайты, сейчас их 4, один из которых Портал архивных учреждений Ярославской области.

Здесь представлен комплекс наших разработок, все программы могут работать самостоятельно, какие-то имеют связь с программой «Архивный Фонд» по архивному шифру, а какие-то непосредственно используют базу данных этой программы. Именно отраслевую программу мы берем за основу и предлагаем свои разработки, которые позволят ее более быстро заполнять, а затем более эффективно использовать накопленный массив.

Часть программ автоматизируют определенные направления деятельности, другие представляют собой информационно-поисковые системы по архивным документам. Также многие программы позволяют осуществлять взаимодействие с потребителями архивной информации, в том числе и через Интернет.

Для того, что бы можно было эффективно организовать работу с несколькими программами, получать из них необходимую информацию и проводить сквозной поиск (в том числе и по «Архивному фонду») была разработана программная оболочка  «Рабочее место специалиста».

Например, «рабочее место директора» может быть настроено для вывода на экран следующей информации:

• о количестве просроченных на сегодняшний день запросов из программы «Учет обращений граждан и организаций»,
• данные о состоянии работы с организациями-источниками комплектования из программы «Организации-источники комплектования»,
• напоминания о том, какие издания справочно-информационного фонда находятся у него на руках  из программы «Библиотека СИФ»,
• описание памятного события,  произошедшего в этот день из программы «Календарь памятных дат»,
• быстро перейти на сайт архива или провести поиск по поисковой системе.

Таким образом, можно настроить «Рабочее место» по своему усмотрению в зависимости от ваших рабочих обязанностей и потребностей.

Достичь эффективности в работе, даже используя автоматизированные системы, удается к сожалению, не всегда. Результат внедрения программ во многом зависит от профессионального уровня разработчика и умения архивистов правильно поставить задачу. Программа должна стать для специалиста помощником, а не дополнительной нагрузкой, которую так боятся архивисты. На примере программы «Учет обращений граждан и организаций» продемонстрирую за счет чего можно достигнуть эффективности в работе.

Снизить время исполнения запросов возможно за счет сокращения  времени на регистрацию запроса, единовременной регистрации без заполнения посетителем заявления, упрощения ввода данных,  автоматической проверки на повторы, формирования ответов на основе шаблонов.

Эффективность так же наблюдается за счет простого контроля за сроками исполнения, путем подсветки просроченных запросов, быстрого поиска и выборки по большому количеству параметров, формирования табличных и графических отчетов, с помощью которых можно проводить анализ работы с обращениями.

Так как данная программа используется в некоторых регионах всеми архивными учреждениями или большинством (всего 143 архива), мы сделали сводный модуль «Мониторинг работы с обращениями», который позволяет проводить анализ работы с обращениями (с помощью табличных и графических отчетов), как в целом по региону, так и в разрезах по архивам, по видам запросов, темам и статусам заявителей.

Так же, «Учет обращений граждан и организаций» имеет функцию синхронизации с запросами, поступающими через Интернет-приемную.

Это позволяет увеличить эффективность в работе с обращениями, которая не менее актуальна, чем оцифрование.

Наибольшее внимание сейчас на рынке программного обеспечения для архивов уделяется системам автоматизации учета и использования документов, особенно связанных с созданием электронных архивов. Направление настолько актуально и прибыльно, что зачастую реальные нужды и потребности архивистов оказываются не на первом месте. Подход нашей компании в этом направлении – главное не навредить. Непродуманность, непоследовательность и спешность, к сожалению, только увеличивают затраты и могут привести к снижению качества результата.

Первоначально, нами была разработана программа «Фотокаталог» для упорядочивания и эффективного использования отсканированных фотографий, как наиболее востребованных документов, которые в больших количествах накапливаются в электронном виде при выполнении текущей работы: при подготовке к различным мероприятиям и при исполнении заказов.

Широкие функции по формированию и использованию созданного массива позволяют получить эффективность в работе многих специалистов, без специальной ИТ- подготовки,а так же посетителей читальных залов. Например, можно формировать подборки документов при подготовке сборников или мероприятий, запускать из программы демонстрацию отобранных изображений в режиме слайд-шоу, создавать с помощью мастера виртуальные выставки, полностью готовые к размещению на сайте.

Дальнейшим развитием автоматизации этого направления стало создание программы «Каталог фондов», в котором представлены все возможности работы с изображениями программы «Фотокаталог» и при этом решаются проблемы формирования и использования базы данных программы «Архивный фонд». То есть, программа «Каталог фондов» работает непосредственно с базой данных «Архивного фонда» 4-й версии.  Мы предлагаем вести учет и отчетность через интерфейс «Архивного фонда», а заполнение уровня заголовков дел,  просмотр и поиск образов документов, формирование подборок и выставок через интерфейс программы «Каталог фондов».

Таким образом, сохраняется целостность данных, отпадает необходимость конвертаций массивов, исключаются ошибки при переносе данных, чем и достигается эффективность в работе.

Говоря о последовательности в решении вопросов создания электронного архива, хотелось бы поделиться личным опытом работы:

1.  Перевод описей в электронный вид. Во время работы в архиве, проводился эксперимент по выявлению самого быстрого способа заведения заголовков дел в программу «Архивный фонд». Засекалось время при  заполнении полей через программу, при сканировании и распознавании описей и автоматической конвертации в программу и при ручном перенабивании  описи в Word, а затем конвертации. Самым длительным и неэффективным оказался  способ заполнения полей через программу. Поэтому, мы бы рекомендовали сканировать описи, только если они легко поддаются распознаванию, а остальные перепечатывать операторами в текстовый формат. Затем заголовки быстро переносятся в базу данных «Архивного фонда» с помощью специальной программы-конвертера, такой как «АвтоАФ», которая еще проверит данные на правильность заведения. С помощью этой же программы можно быстро переносить все поступающие в архив описи в электронном виде, в процессе комплектования. Таким образом, база данных может пополняться до 90 000 заголовков ед. хр. в год силами 2-х операторов.

2.  Для заполнения «Архивного фонда» на уровне дел и документов, необходимо сконвертировать в него все имеющиеся тематические базы данных.

3.  Завести в программу (можно этот процесс автоматизировать) все ранее отсканированные документы, сделав на них отметку о сканировании. Не забывать во время текущей работы заносить в базу новые образы документов.

4.  Организовать поточное сканирование наиболее востребованных и ветхих документов силами архивистов, либо под их тщательным контролем. Организовать их описание в базе данных программы «Архивный фонд», без накопления.

В заключении, хотелось бы предложить архивистам, занимающимся внедрением архивных информационных технологий площадку для общения и обсуждения насущных вопросов. На сайте компании есть блог «Архивные будни», где вы сможете самостоятельно или с нашей помощью размещать свои выступления и заметки.