Архивные будни

Семинар «Информатизация архивной отрасли» в Ростове-на-Дону

Рада приветствовать читателей блога по возвращению из отпуска, который провела не только ради удовольствия, но и с пользой.

2 июля 2010 г. я провела  в Ростове-на-Дону  семинар на актуальную для архивов тему «Информатизация архивной отрасли». Несмотря на то, что 1 июля отрасль отмечала свое 90-летие, на встречу собралось 45 архивистов из Комитета по управлению архивным делом РО, из 3-х госархивов и 17-ти архивных отделов администраций муниципальных районов Ростовской области.

Анатолий Михайлович Кириченко, руководитель архивной службы Ростовской службы в личной беседе отметил, что внедрение информационных технологий в архивное дело — очень актуальный и востребованный для их региона вопрос. Архивисты сейчас активно знакомятся с предлагаемыми решениями в этой области, разрабатывают свои приложения, пытаются самостоятельно решать вопросы использования технологий  в условиях слабого финансирования.

Встреча прошла в дружественной обстановке в читальном зеле ГУ «Центр документации новейшей истории РО».

Раскрытие темы семинара было основано на рассмотрении имеющихся в области информатизации проблем и предлагаемых  компанией решений. Наши решения заключаются не только в готовых программных разработках, но и в советах и консультациях, основанных на личном опыте работы в архивной отрасли.

Вопрос об информатизации, о существующих проблемах и возможных решениях был рассмотрен по всем направлениям этого широкого понятия. Обращено  внимание на то, что при разработке стратегии и планов информатизации необходимо уделять внимание всем взаимосвязанным направлениям информатизации, таким как компьютеризация, обучение, автоматизация деятельности, предоставление информации, оцифрование и сайтостроение.

Понимание целей развития информатизации и правильный выбор путей их достижения играет первоочередную роль в достижении значимых результатов, как для архивистов, так и для потребителей архивной информации.

Далее обсуждались программные продукты, направленные на построение эффективной работы архивистов. Затронуты проблемы имеющегося у архивистов отраслевого программного обеспечения.

При представлении разработок нашей компании речь шла о насущных потребностях архивистов и о том, как с помощью информационных технологий упростить, ускорить выполнение рабочих процессов. Прежде всего, это достигается за счет автоматизации рутинных операций подсчета, получения статистики, а так же за счет сокращения времени на поиск информации и автоматизации формирования печатных форм и документов.

Особое внимание было уделено вопросам организации работы с обращениями граждан. Представленная программа «Учет обращений граждан и организаций» позволяет сократить время исполнения за счет сокращения времени на регистрацию, оформление запроса и создание ответа. Несомненно, внедрение в работу любой автоматизированной системы существенно изменяет привычные для архивистов рабочие процессы.

О том, как преодолеть влияние человеческого фактора и какие результаты можно получить от правильно настроенной, автоматизированной работы с запросами поделился директор МУ «Муниципальный архив документов по личному составу» города Таганрога Желевский Василий Стефанович, внедривший в своем учреждении программу «Учет обращений граждан» и принимавший активное участие в разработке 2-й версии.

Он рассказал как ведется работа в программе, как проходил процесс внедрения и отметил, что использование программы позволило снизить затраты на оформление запроса с 30% до 5% от общего времени исполнения запроса, ускорить процесс поиска и составления отчетности, тем самым увеличив количество исполняемых запросов в 2-3 раза.

Продемонстрировано взаимодействие программы с базой данных, размещаемой на сайте учреждения (на примере пермских архивов), с целью предоставления информации о ходе исполнения запроса. Таким образом, используя программу, можно организовать Интернет-приемную.

В ходе обсуждения этого вопроса выяснилось, что без перестройки работы, без отказа от привычной бумажной регистрации заявлений граждан, т.е. частичной автоматизации, как это было сделано в ГУ «Центр хранения архивных документов в г. Шахты РО» сложно  достичь тех же результатов, как в Таганроге, которые были получены при использовании всех возможностей программы и изменении работы сотрудников.

Вопросы сканирования документов также являются важными и актуальными для архивистов. На встрече я рассказала о том, как программа «Фотокаталог» позволяет без особых технических знаний  вводить в базу данных электронные образы документов различными способами, а затем эффективно использовать накопленный массив, создавая подборку документов для печати, либо создавая галерею фотодокументов для сайта.

Говоря о создании электронных каталогов, размещающихся в Интернете, акцент был сделан на то, какие принципы используются нашими разработчиками для создания таких систем, главная цель которых обеспечить нуждающихся информацией о наличии документов в архиве. Причем поиск по каталогу должен быть доступен самому широкому кругу пользователей Интернет, т.е. и через поисковые ресурсы, типа Яндекс или Гугл.

Ну и конечно, рассматривая вопросы информатизации, нельзя не затронуть тему создания и поддержки архивных сайтов. Мной кратко были рассмотрены и даны рекомендации по вопросам стоимости, выбора разработчика, наполнения, организации обратной связи, а так же поддержки и продвижения сайта в сети Интернет.

По ходу встречи архивисты задавали различные вопросы, как о применении программного обеспечения, так и об использовании техники в своей работе. Архивистов заинтересовало региональное предложение нашей компании. Многие с интересом отметили, что  договорившись между собой о приобретении одинаковых продуктов и сделав коллективную заявку они могут снизить их стоимость до 50% (от 20 организаций).

В целом, я очень довольна и организацией и проведением семинара, а так же результатами и эмоциями, полученными от встречи.

Если вы заинтересованы  в проведении подобной  личной или удаленной встречи в вашем регионе, обращайтесь, задавайте вопросы здесь.

Популярность: 46%