Архивные будни

Как получить максимальный эффект от автоматизации?

Об эффективности внедрения информационных технологий (ИТ) часто спорят, пытаются ее просчитать, доказать.  Особенно тогда, когда ожидаемый эффект не оправдывает затраченные средства.

А что такое эффективность?

По одному из определений — это результативность процесса, операции, проекта, определяемая как отношение эффекта, результата к затратам, обусловившим его получение.

В чем может выражаться эффект от внедрения в работу автоматизированной системы?

В получении необходимого результата при минимальных временных и материальных затратах.

За счет чего можно получить эффективность при работе с программой?
Рассмотрим это на примере автоматизации работы с обращениями граждан:

• Сокращение рабочих операций.
• Упрощение ввода информации.
• Автоматический поиск повторных обращений.
• Автоматизация формирования ответа на запрос.
• Автоматизация регистрации запросов на приеме.
• Упорядоченное хранение электронных вариантов ответов.
• Быстрый поиск и выборка по любым параметрам.
• Автоматическое формирование отчетов за любой временной период.

Поэтому, для получения большего эффекта от автоматизации мы рекомендуем использовать все заложенные в программу функции.

Подробнее о том, как программа «Учёт обращений граждан и организаций» помогает достичь  значимых результатов в работе читайте в статье «Автоматизированная система — как эффективный инструмент в работе по исполнению запросов».

Но…

Не менее важную роль играет и начальный этап внедрения автоматизированной системы, когда происходит освоение и настройка программы. В этот период мы рекомендуем не забывать, что процесс внедрения — это процесс взаимодействия пользователя и разработчика.

Из практики можем сказать, что налаженный контакт всегда позволяет оперативно решать вопросы, возникающие при освоении и эксплуатации, жаль, что некоторые пользователи просто «теряются». Опытом работы с нашей компанией могут поделиться самые активные клиенты, для которых очень важен результат: Василий Стефанович Желевский из Таганрога, Наталья Седова и Николай Махов из Ярославля, Наталья Никулина из Нягани, Оксана Мамырина из Ноябрьска, Нина Николаевна из Кизела, Юрий Александрович Стрелков из Новосибирска и многие другие.

При внедрении 2-й версии программы по работе с запросами мы больше времени тратим на разъяснение пользователям о том, как использовать программу с максимальным эффектом и как для это необходимо перестроить  привычную работу. Из-за увеличения функций, настройка теперь требует большего внимания, но позволяет получить результат, необходимый именно вашей организации.

Итак, если рассматривать эффективность, как соотношение затрат (в том числе и материальных) к результату, то общий успех автоматизации процесса зависит от:

• стоимости программы,
• полноты функционала,
• правильной организации процесса внедрения.

Что касается стоимости, то здесь у наших клиентов есть возможность выбора подходящей поставки: локальная версия — 10 тыс. руб., сетевая — от 15 тыс. до 20 тыс. руб. Согласитесь, что это немного, особенно если сравнивать с системами электронного документооборота, которые обычно имеют модуль по работе с обращениями граждан. В этом случае, в стоимость войдет: оплата «платформы» (зачастую импортного производства), базовой комплектации ну и самого модуля. Но, при всех достоинствах такой «серьезной» системы вы не получите специфических для архивной отрасли функций, шаблонов и отчетов.

Если со стоимостью и функционалом мы определились, то остается вопрос: что значит правильное внедрение, и как его организовать?

Во-первых, необходимо сократить временные затраты на освоение программы:

1. Начинать изучение и внедрение продукта следует сразу после его приобретения. Продолжая общаться с разработчиком, вы сможете более быстро получить консультации по освоению, а так же внести свои предложения по доработке программы. Предложенные пользователями усовершенствования могут быть включены в ближайшие обновления, а в случае острой необходимости добавлены сразу.
2. Необходимо четко организовать процесс освоения, например, так:
   • Выбрать ответственного, определить сроки внедрения.
   • Ответственный организовывает изучение, сбор вопросов и пожеланий от пользователей в течение 1-2 дней.
   • Список вопросов отсылается разработчикам и в это время распределяются обязанности по настройке (подготовке) программы к работе. Необходимо подготовить тексты шаблонов, определить виды запросов, темы, статусы заявителей и др. Срок подготовки не должен быть больше недели.
   • Далее следует обсудить ответы разработчиков и учесть предложенные ими индивидуальные рекомендации для настройки программы под нужды вашей организации.

Во-вторых, программу нужно правильно настроить. При грамотном (описанном выше) процессе освоения это не займет много времени и позволит получать максимальную отдачу от программы. Как и на этапе ознакомления, здесь важно помнить об отчетности, необходимой для вашей организации.

И в-третьих, начав работать в программе, не забывайте обращаться к встроенной справочной системе и если вопрос не снимается, то отправляйте его по электронной почте разработчику. Встречается, что  недовольства пользователей в начале работы вызваны появлением системных сообщений при выполнении каких либо операций, но обычно эти проблемы решаются после проверки настройки программы или настройки работы по сети.

Мы поделились своим взглядом на построение эффективной работы, которая зависит от желания и активных действий с обеих сторон. Одна сторона получит при этом необходимый результат, а другая удовлетворенного клиента, что, несомненно, очень важно.

Популярность: 33%